ГОСТ 2.503—2013
Приложение Л
(рекомендуемое)
Учет извещений об изменении,дополнительных извещений
об изменении, предварительных извещений об изменении,
дополнительных предварительных извещений об изменении
и предложений об изменении
Л.1 Все оформленные ИИ, ДИ. ПИ, ДПИ и ПР с приложениями, при их наличии, передают в СТД органи
зации.
Одновременно в СТД передают подлинники, выпущенные в связи с заменой или добавлением листов
изменяемых документов, а также вновь введенные или замененные подлинники.
Л.2 При приемке подлинников ИИ. ДИ. ПИ. ДПИ и ПР проверяют:
- наличие подписи лица, производящего нормоконтроль;
- наличие всех листов этих документов;
- наличие вновь выпущенных и замененных документов;
- пригодность их для хранения и размножения.
Л.З Все ИИ, ПИ и ПР. выпускаемые в данной организации, подлежат регистрации в книге регистрации
извещений об изменении, предварительных извещений и предложений об изменении (книге регистрации), при
этом на всех листах ИИ. ПИ и ПР и приложениях к ним проставляют обозначение по книге регистрации. В проек тах
подлинников документов, прикладываемых к ПР всоответствии с И.4 (см. приложение И), обозначение ПР не
проставляют.
Л.4 На одном экземпляре копий ИИ и ПИ на лицевой стороне всех листов ставят штамп «Контрольный
экземпляр».
Л.5 На основании ИИ и ПИ вносят все связанные с ними изменения учетных данных в инвентарную книгу
подлинников и карточки учета документов в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501.
Л.6 Ведение книги регистрации
Л.6.1 Книга регистрации предназначена для регистрации ИИ, ПИ и ПР и ее ведут в пределах организации.
Л.6.2 Книгу регистрации ведут по форме 4.
Л.6.3 Книги регистрации ИИ, ПИ и ПР ведут, как правило, отдельно для конструкторских и технологических
документов. Допускается вести одну книгу регистрации для конструкторских и технологических документов.
Л.6.4 ИИ, ПИ и ПР регистрируют в отдельных книгах, при этом книги регистрации ведут отдельно для доку
ментов. выпущенных данной организацией и полученных от других организаций.
Л.6.5 В книге регистрации указывают:
- в графе «Дата» — дату поступления ИИ, ПИ или ПР в СТД организации;
- в графе «Кем выпущен»: для ИИ, ПИ и ПР данной организации — код (номер) или краткое наименование
подразделения, выпустившего их; для ИИ и ПИ других организаций — номер или краткое наименование подраз
деления, ответственного в данной организации за изготовление и учет изделий;
- в графе «Сдано в СТД» — подпись сотрудника СТД, принявшего ИИ, ПИ и ПР и дату их получения;
- в графе «Примечание» — различные отметки; например: для срочного ИИ — время принятия ИИ в СТД.
для ПИ — ссылку на обозначение ИИ, которым погашено ПИ. и т. д. В данной графе для ИИ и ПИ указывают, что
онодействует соответственно сДИ иДПИ:
- графы «Номер изменения». «Код изменения» и «Срок изменения» заполняют так же. как соответствую
щие графы ИИ;
- остальные графы заполняют в соответствии с их наименованиями.
Л.7Листучета извещения и предварительного извещения
Л.7.1 Лист учета извещения и предварительного извещения (лист учета) предназначается для учета рассып
ки копий ИИ или ПИ внешним абонентам документов, изменяемым по данным ИИ или ПИ, и подразделениям
данной организации, а также для учета проведения изменений по ИИ или ПИ 8 данной организации.
Л.7.2 Лист учета выполняют по форме 5 и заполняют на основании ИИ или ПИ и карточек учета документов
и абонентских карточек по ГОСТ 2.501 или карточек учета применяемости документации по ГОСТ 3.1201.
19