blanki-buhuchet-Otchet_o_provedenii_oficialnogo_priema_predstavitelej_drugoj_organizacii_primernyj_obrazec
Отчет о проведении официального приема представителей другой организации (примерный образец)
________________________________________________________________________________
Утверждаю
Генеральный директор ООО "А"
подпись Ф.И.О.
25 ноября 2010 г.
Отчет о проведении официального приема представителей ЗАО "В" (г. Новосибирск) 2 - 3 декабря 2010 года
В соответствии с Приказом генерального директора от 20.11.2010 N 42 в период со 2 по 3 декабря 2010 г. проведен официальный прием и переговоры с представителями ЗАО "В" (г. Новосибирск), являющегося постоянным заказчиком компании.
Место проведения переговоров - помещение ООО "А" и ресторан гостиницы "Ленинградская" (г. Москва).
Цели официального приема:
- ознакомление представителей ЗАО "В" с новой модификацией станков, производимых ООО "А";
- демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик, описание преимуществ новой модификации;
- проведение переговоров по условиям поставки станков (любой модификации) и при необходимости заключение соответствующего договора.
Участники:
- со стороны ЗАО "В" (четыре человека): Ф.И.О., генеральный директор, Ф.И.О., директор по развитию, Ф.И.О., главный инженер, и Ф.И.О., главный технолог;
- со стороны ООО "А" (четыре человека): Ф.И.О., генеральный директор, Ф.И.О., коммерческий директор, Ф.И.О., старший менеджер по сбыту, и Ф.И.О., начальник отдела контроля качества.
Согласно утвержденной Программе в рамках официального приема проведены следующие мероприятия:
- 2 декабря 2010 г. - презентация станков новой модификации, производимых ООО "А", описание преимуществ по сравнению с предыдущими моделями. Демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик. Осмотр производственных линий и складских помещений. Ответы на вопросы партнеров;
- 3 декабря 2010 г. - переговоры о приобретении ЗАО "В" трех станков новой модификации. Обсуждение сроков изготовления и отправки станков в адрес ЗАО "В", стоимости станков, порядка оплаты и доставки заказчику, условий гарантийного обслуживания. Подписание договора на поставку трех станков новой модификации.
В рамках досуговых мероприятий 2 декабря 2010 г. для партнеров организовано посещение спектакля в театре "Современник".
Результаты официального приема:
1. Представителями ЗАО "В" проявлена заинтересованность в приобретении станков новой модификации.
2. Подписан договор на поставку трех станков новой модификации.
3. После испытания станков новой модификации в работе и получения положительного заключения от технических специалистов ЗАО "В" партнеры готовы частично обновить свое производственное оборудование и приобрести еще не менее 20 станков новой модификации.
4. Установлены партнерские отношения между представителями ЗАО "В" и ООО "А".
Общая сумма расходов на проведение официального приема составила 19 518 (Девятнадцать тысяч пятьсот восемнадцать) руб., включая НДС, в том числе:
- расходы на транспортное обслуживание - 2950 руб.;
- расходы на буфетное обслуживание во время переговоров - 2200 руб.;
- оплата официального обеда в ресторане (на восемь персон) - 8968 руб.;
- приобретение четырех билетов на спектакль в театре "Современник" (только для гостей) - 4800 руб.
- стоимость сувенирной продукции, врученной партнерам, - 600 руб.
Коммерческий директор ___________ Ф.И.О.
подпись