Отчет о проведении официальной встречи и переговоров (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" УТВЕРЖДАЮ
________________________________ Генеральный директор ООО "Альфа" Иванов И.И.

Отчет о проведении официальной встречи и переговоров с представителями финской компании NOKKA
27 октября 2--- г.

21 октября 2--- г. состоялись официальная встреча и переговоры с представителями финской компании NOKKA. Место проведения переговоров - г. Москва, ул. Академика Арцимовича, д. 20.
С приглашенной стороны в переговорах принимали участие: Ойяла П., Ярвинен Й., Нюман О.
Со стороны ООО "Альфа" в переговорах участвовали: Иванов И.И., Ефимов Г.И., Симаков С.С., Громов Е.А.
Проведение официальной встречи и переговоров обеспечивали переводчики Семенов А.А., Вихров И.Г.
Целями проведения официальной встречи и переговоров являлись:
- заключение контракта на поставку компании NOKKA новой продукции ООО "Альфа" - труб марки ПЭ 210;
- увеличение объема продаж продукции ООО "Альфа" компании NOKKA по контракту от 01.10.2--- N 14.
Согласно плану официальной встречи в рамках приема осуществлены следующие мероприятия:
07.00 - встреча делегации в аэропорту;
09.00 - организация делового завтрака в ресторане с участием представителей обеих сторон переговоров и переводчиков, ознакомление членов делегации с программой мероприятий;
10.00 - доставка членов делегации на производственную территорию ООО "Альфа", ознакомление с производством: осмотр производственных линий, демонстрация производимой продукции, ответы на вопросы представителей компании NOKKA;
11.30 - презентация нового товара - труб марки ПЭ 210 (демонстрация, описание технических характеристик, сравнение с предыдущими модификациями, представление преимуществ, ответы на вопросы представителей компании NOKKA);
13.30 - проведение переговоров (с организацией буфетного обслуживания) по следующим вопросам:
- заключение контракта на поставку компании NOKKA новой продукции ООО "Альфа" - труб марки ПЭ 210;
- увеличение объема продаж продукции ООО "Альфа" компании NOKKA по контракту от 01.10.2--- N 14;
- развитие дальнейшего сотрудничества компаний;
17.00 - подведение итогов переговоров и оформление их результатов;
18.00 - вручение членам делегации сувениров с символикой ООО "Альфа";
18.30 - организация делового ужина в ресторане с участием представителей обеих сторон переговоров, обсуждение перспектив дальнейшего сотрудничества компаний;
22.00 - доставка членов делегации в аэропорт.
По итогам официальной встречи и переговоров достигнуты следующие результаты:
- заключен новый контракт на поставку компании NOKKA труб марки ПЭ 210;
- достигнута предварительная договоренность об увеличении объема продаж по контракту от 01.10.2--- N 14.
Общая сумма расходов на проведение представительского мероприятия составила 44 000 руб., в том числе согласно смете расходов:
- транспортное обслуживание делегации - 4500 руб.;
- организация делового питания и буфетного обслуживания участников переговоров - 31 500 руб.;
- оплата услуг приглашенных переводчиков - 5000 руб.
Остаток сметы расходов - 0 руб.
Стоимость сувениров, врученных членам делегации (взяты со склада), - 3000 руб.

Коммерческий директор ООО "Альфа" ______________________ / Ефимов И.Г./