ГОСТ Р 21.1003—2009
5.2.5 В подлиннике документа, состоящего из нескольких листов, инвентарный номер наносят на
каждый лист.
Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части.
Изменения, вносимые в подлинники электронныхдокументов, приводят к изменению соответствующих
реквизитов и атрибутов и изменению версии этого документа согласно ГОСТ 2.503.
5.2.6 Если подлинники нескольких документов скомплектованы в том (альбом) или папку, инвен
тарный номер присваивают каждому документу, имеющему самостоятельное обозначение.
5.2.7 Допускается в качестве единицы хранения документации учитывать сброшюрованный том
(альбом, папку), который содержит несколько подлинников проектных документов, имеющих разные
обозначения. В этом случае тому, альбому или папке (как архивному документу) присваивают один ин
вентарный номер, который указывают на титульном листе тома (альбома) или на обложке папки. Для ре
гистрации такой документации должна быть предусмотрена отдельная инвентарная книга.
5.2.8 Если заменяют или добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют
инвентарный номер, присвоенный подлиннику.
При замене всех листов подлиннику документа присваивают новый инвентарный номер.
5.2.9 Для текстовых частей разделов проектной документации, а также отчетной технической до
кументации по инженерным изысканиям, выполненных без основных надписей, дополнительных граф к
ним и рамок, инвентарный номер и наименование файла документа указывают в нижней части (нижнем
колонтитуле) каждого листа.
5.2.10 Одновременно с регистрацией подлинников документов должны быть заполнены и соот
ветствующие графы учета, расположенные на поледля подшивки листа подлинника в бумажной форме,
или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.
П р и м е ч а н и е — При автоматизированной регистрации инвентарные номера могут быть присвоены до
приемки подлинника в архив.
5.2.11 По каждому подлиннику, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его
движения (изготовление и учет выданных заказчику копий, внесение изменений).
Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соот
ветствии с карточками учета по формам 1, 1а, 2 приложения А. Карточки учета, какправило, имеют лице
вую и оборотную стороны, графы которых заполняют в порядке, приведенном в приложении А.
5.2.12 На карточках учетадокументации по формам 1,1а регистрируют подлинникидокументов на
строительство зданий и сооружений.
5.2.13 На карточкахучета по форме 2 регистрируют подлинники типовой проектной (повторно при
меняемой рабочей)документации на изготовление строительных конструкций, изделий и узлов, неотно
сящихся к конкретному зданию или сооружению. Допускается использовать форму 3 для учета
подлинников документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей.
5.2.14 Пример заполнения граф карточки учета по форме 1 приведен в приложении Б.
5.3 Хранение подлинников
5.3.1 Подлинники проектной, рабочей и иной технической документации могут храниться в бумаж
ной и электронной форме.
Подлинники текстовых документов в бумажной форме хранят как в сброшюрованном, так и не-
сброшюрованном виде (полистно) — в папках.
Комплектование и брошюровку документации, сдаваемой и принимаемой на хранение, осуще
ствляют согласно требованиям ГОСТ Р 21.1101.
Подлинники графических документов в бумажной форме на листах формата А1 и менее хранят в
развернутом виде. Подлинники формата более А1 рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в
развернутом виде.
5.3.2 Допускается хранить подлинники документов в сложенном на формат А4 или АЗ виде (в жест
ких папках) в соответствии с приложением 1ГОСТ 2.501. На папке указывают инвентарные номера содер
жащихся в ней документов.
5.3.3 Подлинники документов в бумажной форме допускается хранить:
- в порядке возрастания их инвентарных номеров. Внутри папки с одним инвентарным номером
чертежи располагают и хранят в порядке возрастания номеров листов, без учета форматов.
5