ГОСТ Р 21.1003—2009
4.3 Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии со сроками хранения,
установленными федеральным органом исполнительной власти в перечне [2).
4.4 Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений (да
лее — подлинники) подлежатучету и хранению в разработавшей ихорганизации, если иное неоговоре
но договором с потребителем (заказчиком) документации.
4.5 В состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают:
- подлинники проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственны
ми силами:
- копии проектной, рабочей и иной технической документации, представляемой на хранение:
- копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организа
циями:
- разрешения на внесение изменений;
- документацию повторного применения (типовую).
4.6 В соответствии с ГОСТ 2.102 бумажные и электронные формы документов в зависимости от
способа выполнения и характера использования подразделяют на оригиналы, подлинники, дубликаты и
копии,
Учет и хранение документов в бумажной и’или электронной форме является частью процесса
управления документацией организации. Перечень функций, организационную структуру, порядок и
условия документооборота устанавливает организация.
Учет и хранение подлинников документов, выполненных в бумажной и/или электронной формах,
ведется в соответствии с требованиями раздела 5.
4.7 В случаях, если в организации одновременно применяют документы в бумажной и электрон
ной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга при соблюдении следующих пра
вил:
- проектные документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;
- документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ выполняют в соот
ветствии с ГОСТ 2.004;
- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электрон
ными цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы ста
новятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
- документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных но
сителях с применением средств вычислительной техники идолжны быть подписаны подлинными уста
новленными подписями уполномоченных лиц;
- преобразование не должно изменять наименование документа и его вида в зависимости от спо
соба их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия);
- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствую
щие ссылки друг на друга;
- документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равно
правными и взаимозаменяемыми;
- взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает
разработчик.
П р и м е ч а н и е — Порядок оформления электронных документов электронно-цифровыми подписями
(ЭЦП), информационно-удостозеряюшими листами или иными аналогами собственноручных подписей устанавли
вает организация-разработчик.
4.8 При выпуске новых подлинников и передаче ихдругой организации следует учитывать требо
вания новых, пересмотренных и измененных стандартов Системы проектной документации для строи
тельства (СПДС) и Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).
5 Учет ихранение подлинников
5.1 Прием подлинников
5.1.1 Принимаемые на хранение подлинники документов, выполненные в бумажной форме, дол
жны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест;
нечеткость текста,линий),репрографическойобработкиисоответствоватьтребованиям
ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004.
3