ГОСТ Р 21.1003—2009
Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требо
ваниям ГОСТ 2.051.
5.1.2 При приемке подлинников для учета и хранения проверяют:
- комплектность документации в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома,
папки), ведомостью рабочих чертежей основного комплекта, ведомостью ссылочных и прилагаемыхдо
кументов. спецификацией изделий, ведомостью электронных документов или с другим документом, в
котором перечислены сдаваемые на хранение подлинники;
- наличие установленных подписей и дат. в том числе подписей специалистов, осуществляющих
нормоконтроль проектной и рабочей документации;
- правильность заполнения основных надписей и оформления титульных листов документов по
ГОСТ Р 21.1101;
- правильность заполнения ииформационно-удостоверяющих листов одного или нескольких элек
тронных документов, наличие электронных цифровых подписей или иных аналогов собственноручных
подписей.
П р и м е ч а н и е — Решение по выбору вида носителя документа, характера его использования, оформле
ния и удостоверения подлинными подписями, электронно-цифровыми подписями, информационно-удостоверяю-
щим листом или иными аналогами собственноручных подписей принимает разработчик документации.
5.2 Регистрация и учет подлинников
5.2.1 Все подлинники документов, принятые на хранение, регистрируют (учитывают) автоматизи
рованным способом или неавтоматизированным способом (вручную).
5.2.2 При регистрации заполняют следующие реквизиты;
- инвентарный номер документа;
- дату регистрации;
- обозначение документа;
- наименование;
- число листов в документе.
- формат документа по ГОСТ 2.301, приведенный к формату А1;
- кем выпущен документ;
- подпись о приемке документа на хранение;
- примечание (при необходимости).
При ручной регистрации подлинников перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге,
выполняемой на бумажном носителе по форме 1 приложения 3 ГОСТ 2.501. При автоматизированной
регистрации инвентарную книгу выполняют в электронной форме.
5.2.3 Для регистрации подлинников проектной, рабочей и иной технической документации ведут,
как правило, отдельные инвентарные книги. При этом инвентарные номера не должны повторяться. До
пускается вести одну инвентарную книгу для подлинников проектной и рабочей документации.
5.2.4 Инвентарный номер присваивают подлиннику каждого проектного документа, являющегося
единицей учета документации, независимо от количества листов в документе или количества файлов,
из которых он состоит.
П р и м е ч а н и я
^ За единицу учета документации, как правило, принимают:
- для проектной документации — текстовые и графические документы, сброшюрованные в том (папку).
-для рабочей документации — графические и текстовые документы, имеющие самостоятельное обозначе
ние;
- для иной технической документации — сброшюрованный том текстовых и/или графических материалов,
имеющих свое наименование, шифр или обозначение.
2 При регистрации документов в электронной форме в графе «Примечание» инвентарной книги указывают
формат файла.
3 При регистрации документов в бумажной форме в графе «Примечание» указывают сведения о внесенных
изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника.
4 Подпись о приемке на хранение текстового документа, содержащего, в основном, сплошной текст, приво
дится только на следующем после титульного листе, в соответствующей графе на поле для подшивки (для доку
ментов с основными надписями) или в другом установленном организацией месте (для документов, выполненных без
основных надписей).
4