ГОСТ Р 21.1003—2009
- по объектам — в порядке возрастания обозначений документов (по основным комплектам рабо
чих чертежей (маркам) и прилагаемым к ним документам);
- в другом установленном организацией порядке.
5.3.4 Подлинники документов в электронной форме хранят в базах данных автоматизированных
систем и/или на отдельных электронных носителях — по возрастанию обозначений документов в пре
делах объекта проектирования. Условия хранениядокументов наотдельных носителяхдолжны обеспе
чивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию.
Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хра
нении подлинников следует проводить резервное копирование. Правила выполнения резервного копи
рования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация-разработчик.
5.3.5 Подлинники аннулированных и замененных документов в бумажной форме хранят отдельно
от действующихдокументов сложенными на формат А4 или АЗ в специально отведенных папках. Под
линники аннулированных и замененных электронных документов хранят отдельно от применяемых
подлинников.
5.4 Порядок выдачи подлинников
5.4.1 Подлинники документов выдают для внесения изменений или восстановления подлинников,
пришедших в негодность.
Выдачу подлинников для внесения в них изменений проводят на основании разрешения на внесе
ние изменений, под расписку и/или по абонентской карточке (применительно к формам 3 и За приложе
ния 3 ГОСТ 2.501).
Журнал регистрации разрешений на внесение изменений выполняют по форме 3 приложе
ния В.
5.4.2 Выдачу подлинниковдля восстановления проводятпо распоряжению руководителя (или его
заместителя) организации — держателя подлинника.
5.4.3 Перед внесением изменений или восстановлением подлинника документа в бумажной фор
ме с него выполняют архивную копию, на которой ставят штамп «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» в соотве
тствии с рисунком Г.7 (приложение Г). Ниже штампа указывают причину и ставят дату принятия на
хранение архивной копии документа.
В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают. Их хранят отдельно от других ко
пий в папках (альбомах) или на электронном носителе (жестком диске).
В случае если документы выполнены автоматизированным способом и подлинники документов в
электронной форме хранятся в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных элект
ронных носителях, архивную копию не выполняют.
Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий
признак (букву «К», цифру или др.)
5.4.4 При аннулировании подлинника документа на всех аннулированных листах этого подлинни
ка ставят штамп «АННУЛИРОВАН. ЗАМЕНЕН ... РАЗРЕШЕНИЕ No ... от ...» в соответствии с рисун
ком Г.2 (приложение Г). Если аннулирование проводится без замены, слово «заменен» в штампе
зачеркивают.
5.4.5 Если взамен подлинника на хранение поступает другой вид документа, оформленный под
линными установленными подписями, например, копия, оригинал и тд., то этотдокумент хранят на пра
вах подлинника. На первом листе такого документа должен быть поставлен штамп «ВЗАМЕН
ПОДЛИННИКА» в соответствии с рисунком Г.З (приложение Г).
5.4.6 Подлинники аннулированных и замененных документов хранят отдельно от действующих
документов, уложенными по возрастанию обозначений.
6 Восстановление подлинников
6.1 Подлинникидокументов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановле
ны. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянно
го подлинника по форме 4 приложения Д. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным
должностным лицом.
6.2 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлин
ник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних
внесенных изменений.
6