ГОСТ Р 33.505-2003
- проверку и уточнение сведений в листах-заверителях для дел. описания на этикетке —для
кино-, фоно- и видеодокументов;
- устранение лакун (при возможности);
- проверку физического (технического) состояния документов, выявление документов с мало
контрастными и угасающими текстами, документов, требующих физико-химической реставрации и
консервационно-профилактической обработки с соответствующими отметками результатов в
актах технического состояния документов, листах —заверителях дел архивных документов и актах
входного контроля для БФ РФ. Формы и содержание актов технического состояния документов,
листов —заверителей дел и актов входного контроля устанавливают в ТТР на изготовление страхо
вых копий;
- оформление передачи документов на страховое копирование.
8.7Передачудокументов на страховое копирование оформляют заказом. Форму каждого заказа
устанавливают в ТТР.
Заказы на проведение работ регистрируют в книге выдачи документов исполнителю. Заказ,
состаазенный в необходимом количестве экземпляров, подписанный у руководителя организации,
служит документом для контроля за ходом проведения работ на всех этапах, возвращением ориги
налов документов и сдачей комплекта изготовленного СФД НН заказчику.
9 Порядок выполнения работ по страховому копированию документов
9.1 Основанием для выполнения страхового копирования ДНИ исполнителем работ являются
заказы на их проведение. Перечень работ установлен в разделе 8 и ТТР для каждого вида докумен
тации.
9.2 Исполнитель работ по страховому копированию СФД НН несет ответственносгь за сохран
ность и состояние копируемых документов на всех этапах работы. Изготоатенные страховые копии
должны быть сертифицированы в порядке, установленном в Росархнве и Минкультуры России.
9.3 Изготовленные страховые копни ДНН должны иметь заключение службы технического
контроля организации-изготовителя об их качестве, зафиксированное в Акте технического состоя
ния страховой копии, обязательное содержание и рекомендуемая форма которого приведены в
приложениях Б. В, Г, Д, Е или в техническом паспорте по ГОСТ 13.1.205.
Упаковывание и хранение страховых копий документов обеспечивают в соответствии с
[’ОСТ 7.65 и ГОСТ 7.68.
9.4 Изготовленные страховые копии ДНН подлежат учету, обозначению и маркировке в
порядке, установленном Росархивом и Минкультуры России.
10 Порядок передачи страховых копий на хранение
10.1 Изготовленные страховые копии ДНН должны быть переданы на хранение в специальное
хранилище, территориально обособленное от оригиналов документов.
10.2 Разрешение на передачу страховых копий в спениазьное хранилище федеразьного под
чинения дает в установленном порядке соответствующее министерство (ведомство), а в хранилище
регионального подчинения —соответствующие органы исполнительной власти субъектов РФ.
10.3. Передача страховых копий на хранение должна быть оформлена актом приема страховых
копий, форма и содержание которого приведены в приложении Ж.
10.4 В организации —поставщике СФД НН и специальном хранилище ведут книгу регистра
ции актов приема страховых копий на хранение в специальное хранилище, форма и содержание
которой приведены в приложении И.
10.5 К акту приема страховых копий прилагают соответствующие учетные документы, акты
технического состояния, а также сопроводительный документ на транспортную тару.
10.6 Сопроводительный документ на транспортную тару должен иметь запись о количестве
транспортной тары и страховых копий в ней. а также подписи лиц, ответственных за передачу
страховых копий в специальное хранилище.
10.7 Страховые копии помещают в соответствующую тару для транспортирования, имеющую
порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляют в специальное хранилище в
опломбированной упаковке в соответствии с требованиями 9.3.
10.8 Акты приема, учетные документы, акты технического состояния и сопроводительные
документы помешают в отдельную тару, на которой делают отметку «Сопроводительные документы*.
6