ГОСТ Р 33.505-2003
- фотодокументов —один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив:
- кинодокументов —одну позитивную совмещенную копню, один промежуточный позитив
изображения и одни контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов);
- фонодокументов —одну копню на магнитной ленте ширимой 6.25 мм;
- видеодокументов —одну копию в формате VHS.
7 Планирование работ по созданию страхового фонда документации
7.1 Заказчиками работ по созданию СФД НН являются федеральные органы исполнительной
власти, органы исполнительной власти, субъектов РФ. в ведении которых находятся организации,
хранящие документы ЛФ РФ и БФ РФ.
Исполнителями работ по созданию СФД являются организации, хранящие ДНИ. и (при
необходимости) специализированные организации, уполномоченные заказчиком изготавливать
страховые копии.
7.2 Создание СФД НН предусматривают в планах работ соответствующих организаций в
качестве самостоятельного вида работы.
7.3 При планировании работы по созданию СФД НН первоочередному копированию подлежат
ДНН. наиболее интенсивно используемые, со слабоконтрастными, трудно читаемыми текстами,
содержащие цветные изображения, а также выполненные на нестойком или физически поврежден
ном носителе.
Состав и очередность страхового копирования ДНН устанавливают научно-совещательные
органы организаций —держателей оригиналов и утверждают руководители этих организаций.
7.4 При планировании работ по созданию СФ ДНН в состав показателей плана включают:
- состав и виды (разновидности) ДНН. подлежащей страховому копированию;
- количество документов, подлежащих страховому копированию, в соответствующих единицах
измерения;
- количество единиц хранения, на которые создают СФД НН.
Форма годового плана предстаалена в приложении А. К плану составляют пояснительную
записку, в которой указывают наименования и номера фондов, коллекций, наименований докумен
тов, планируемых к страховому копированию, а также подлежащих просмотру с целью их подготовки
к копированию.
7.5 Организации —держатели оригиналов документов предстааляют головые планы работ на
утверждение в вышестоящие организации (учреждения) в порядке и в сроки, устанавливаемые этими
организациями (учреждениями).
8 Порядок подготовки и представления документов на страховое копирование
8.1 Основанием для подготовки и предстаалення документов на страховое копирование валя
ются утвержденные в установленном порядке планы работ по созданию СФД НН.
8.2 Состояние и оформление документов, передаваемых на страховое копирование, должны
полностью отвечать требованиям ТТР, действующих в системе Росархива и Минкультуры России.
8.3 К копированию отбирают документы, прошедшие научное описание и техническое офор
мление в соответствии с установленными правилами. В необходимых случаях документы перед
страховым копированием подвергают реставрации или ремонту в установленном порядке.
8.4 Страховое копирование документов на бумажной основе осуществляют по фондам с
соблюдением последовательности расположения документов в фонде (по порядку описей и дел).
Дела копируют полностью.
8.5 Кино- и фотодокументы копируют полностью, фоно- и видеодокументы допускается
копировать полностью или частично.
8.6 Подготовка документов к страховому копированию включает:
- выемку докуме
1
ггов из хранилища;
- сверку поисковых данных, заголовков, названий и аннотаций документов с описью, для
БФ РФ —с библиографическим описанием;
- проверку нумерации листов дела, правильности оформления ракордов, стартовки и метража
кинодокументов, наличия и правильности учетных номеров фотодокументов, времени звучания
фонодокументов, времени показа видеодокументов;
5