24
в графе «Сдано в СТД» - подпись сотрудника СТД, принявшего ИИ, ПИ и ПР и дату их получения;
в графе «Примечание» - различные отметки; например: для срочного ИИ - время принятия ИИ в СТД, для ПИ - ссылку на обозначение ИИ, которым погашено ПИ, и т.д. В данной графе для ИИ и ПИ указывается, что оно действует соответственно с ДИ и ДПИ;
графы «Номер изменения», «Код изменения» и «Срок изменения» заполняют так же, как соответствующие графы ИИ;
остальные графы заполняют в соответствии с их наименованиями.
7. Лист учета извещения и предварительного извещения.
7.1. Лист учета извещения и предварительного извещения (далее - лист учета) предназначается для учета рассылки копий ИИ или ПИ внешним абонентам документов, изменяемым по данным ИИ или ПИ, и подразделениям данного предприятия, а также для учета проведения изменений по ИИ или ПИ на данном предприятии.
7.2. Лист учета выполняют по форме 5 и заполняют на основании ИИ или ПИ и карточек учета документов и абонентских карточек по ГОСТ 2.501 или карточек учета применяемости документации по ГОСТ 3.1201.
Форма 5
Лист учета извещения и предварительного извещения
7.3. В листе учета указывают:
в заголовке - обозначение ИИ или ПИ и обозначение изменяемого документа;
в графах «Местонахождение» и «Кол. экз.» - соответственно абоненты учтенных копий документов и количество экземпляров копий, числящихся за абонентом.
Подпись сотрудника СТД, заполнившего данные графы и заголовок листа учета, и дату заполнения указывают ниже сделанных записей;
в графе «
» - подпись сотрудника подразделении получившего ИИ или ПИ, или сотрудника СТД, составившего опись в соответствии с п. 9. и дату;
в графе «№ и дата описи» - порядковые номера описей и даты их выставления;
в графе «Исправлено» - подпись лица, произведшего изменения (замену,