Положение о служебных командировках

ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ

1. Общие положения

1.1. Данное Положение о командировках (далее по тексту - положение) - локальный нормативный акт

                (далее по тексту - организация или

полное название организации

работодатель), регулирующий порядок направления работников в служебные командировки (далее по тексту - командировки), а также порядок и размеры возмещения расходов на командировки.

1.2. Обязанности по организации командировок, по их документальному оформлению, а также по расчету и выдаче/перечислению работникам денежного аванса исполняются теми работниками организации, на которых они возложены их трудовыми договорами и должностными инструкциями.

1.3. По вопросам командировок, не урегулированным положением, работодатель руководствуется трудовым законодательством и иными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

2. Термины и определения

2.1. Под "командировкой" понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения поручения работодателя вне места постоянной работы работника.

К командировкам относятся поездки работников в обособленные подразделения организации вне места постоянной работы таких работников, а также поездки дистанционных работников в населенный пункт, где располагается организация.

К командировкам не относятся:

- поездки работников с постоянным характером работы в пути или с постоянным разъездным характером работы, который закреплен их трудовым договором;

- поездки работников по вопросам, не связанным с выполнением их трудовой функции и не основании поручения работодателя.

2.2. Под "местом постоянной работы" понимается место нахождения организации (его обособленного структурного подразделения), указанное в трудовом договоре работника как место работы работника.

2.3. Под "днем выезда в командировку" понимается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы работника.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем выезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт, откуда работник выезжает в командировку, находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

2.4. Под "днем приезда из командировки" понимается дата прибытия поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства в место постоянной работы.

При прибытии транспортного средства до 24 часов включительно днем приезда из командировки считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, куда работник возвращается из командировки, учитывается время, необходимое для проезда от станции, пристани или аэропорта до населенного пункта.

2.5. Под "денежным авансом" понимаются денежные средства, которые выдаются работнику на оплату его расходов в командировке (в том числе по проезду к месту командировки и обратно, по проживанию в месте командировки и в качестве суточных), за минусом задолженности работника за предыдущие командировки по его авансовым отчетам.

Денежный аванс выплачивается без учета расходов на проживание в месте командировки и расходов на проезд к месту командировки и обратно, если такие расходы понесены только самой организацией (когда организацией командировки занимался работник, ответственный за организацию командировок).

2.6. Под "суточными" понимаются дополнительные расходы работника, связанные с проживанием его вне места постоянного жительства.

3. Порядок организации и оформления командировок

3.1. Не допускается направление работника в командировку в периоды его временной нетрудоспособности или отпуска.

3.2. При необходимости направить работника в командировку непосредственный руководитель работника готовит служебную записку об этом (далее по тексту - служебная записка) и передает ее руководителю организации.

Служебная записка передается не позднее                 календарных дней до начала командировки.

3.3. В служебной записке указываются:

• Ф. И. О. работника;

• цель и задачи командировки (включая обоснование того, что поручение работодателя не может быть выполнено дистанционно, без выезда в место командировки);

• населенный пункт и организация, куда работник будет направлен в командировку;

• населенный пункт, откуда работник поедет в командировку, если он отличается от места постоянной работы работника;

• планируемый срок командировки;

• вид транспорта и маршрут следования к месту командировки и обратно;

• выбор места проживания (гостиницы) в месте командировки;

• при выезде в командировку и/или при прибытии из командировки в течение рабочего дня работника - отметка о необходимости или отсутствии необходимости явки работника на работу в этот день;

• отметка о необходимости или отсутствии необходимости ежедневного возвращения работника из места командирования к месту его постоянной работы (если есть такая фактическая возможность);

• отметка о способе получения денежного аванса: наличными денежными средствами; безналичными денежными средствами на банковскую карту, принадлежащую работнику; безналичными денежными средствами на банковскую карту, принадлежащую работодателю (далее - корпоративную банковскую карту).

3.4. Срок командировки при ее организации определяется непосредственным руководителем работника с учетом объема, сложности и других особенностей поручения работодателя. Выбранный срок командировки не должен превышать                 дней, не включая время нахождения в пути к месту командирования и обратно.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым по возвращении из командировки. В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается документами по проживанию в месте командировки.

В случае проезда работника к месту командировки и/или обратно к месту постоянной работы на принадлежащем работнику автомобиле фактический срок пребывания в месте командирования определяется по иным подтверждающим период его нахождения в командировке документам, в том числе по служебной записке работника с приложенными к ней документами, подтверждающими использование такого транспорта.

3.5. Выбор транспорта до места командировки ограничен следующими его видами:

- поездом - с выбором проезда в плацкартном или купейном вагоне;

- самолетом - с проездом в экономическом классе;

- автомобильным транспортом - с проездом в автобусе общего типа либо с проездом на принадлежащем работнику автомобиле (личном транспорте).

3.6. Выбор места проживания в месте командировки ограничен проживанием в гостинице (различных видов, в том числе в хостеле) в номере "стандарт" (стандартной категории, в соответствии с категориями номеров гостиниц, определенных Правительством РФ).

3.7. На основании согласованной с руководителем организации служебной записки работник, ответственный за оформление командировок, в срок не позднее                 календарных дней до начала командировки:

- Проверяет применимые в отношении работника запреты и ограничения, предусмотренные трудовым законодательством, на направление работника в командировку.

При наличии запретов на направление работника в командировку работник, ответственный за оформление командировок, до начала командировки письменно уведомляет об этом руководителя организации и непосредственного руководителя работника для отмены решения о командировке.

- При отсутствии запретов на направление работника в командировки дополнительно проверяет отсутствие ограничений по трудовому законодательству на направление работника в командировку и принимает меры по соблюдению таких ограничений до начала командировки (запрашивает у работника письменное согласие на направление в командировку, направляет работнику письменное уведомление о возможности отказаться от направления в командировку и т. д.).

При невозможности соблюдения ограничений на направление работника в командировку (отказ работника от направления в командировку и т. д.) работник, ответственный за оформление командировок, до начала командировки служебной запиской уведомляет об этом руководителя организации и непосредственного руководителя работника для отмены решения о командировке.

- Проверяет, нужно ли в связи с командировкой оформить согласие работника на привлечение его к работе в выходной или нерабочий праздничный день, нет ли препятствий для работы в выходной или нерабочий праздничный день, и при необходимости оформляет согласие на работу в выходной или нерабочий праздничный день.

При необходимости работник, ответственный за оформление командировок, обращается в

                для подготовки заключения по вопросу

юридическая служба/отдел

возможных запретов и ограничений на направление конкретного работника в командировку.

- При отсутствии запретов/ограничений или при соблюдении всех ограничений на направление работника в командировку, а также при оформлении согласия работника на работу в выходной или нерабочий праздничный день оформляет приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9 или иной форме, если она утверждена приказом или внутренним положением о кадровом делопроизводстве организации.

- В срок                 дней до начала командировки письменно знакомит с приказом работника, направляемого в командировку, и передает копии приказа и согласованной служебной записки в

                (далее - бухгалтерия) для расчета,

бухгалтерия, иное подразделение работодателя

выдачи или перечисления работнику денежного аванса, а также работнику, ответственному за организацию командировок, - для организации командировки работника.

3.8. Работник, ответственный за организацию командировок, не позднее                 календарных дней до начала командировки:

- приобретает для работника билеты на соответствующий транспорт до места командировки и обратно и передает их работнику, а также

- бронирует и оплачивает проживание работника в месте командировки.

Если работник, ответственный за организацию командировок, не может выполнить свои обязанности по организации командировки до ее начала (в связи с его временной нетрудоспособностью и без возможности временного исполнения его обязанностей другим работником и т. д.) и одновременно невозможен перенос даты начала командировки, командируемый работник до начала командировки самостоятельно за счет полученного в бухгалтерии денежного аванса приобретает билеты на соответствующий транспорт до места командировки и обратно и оплачивает там проживание.

3.9. Работник бухгалтерии в срок не позднее                 календарных дней до начала командировки:

- выдает наличными денежными средствами через кассу организации или перечисляет на банковскую карту работника или на корпоративную банковскую карту денежный аванс;

- при необходимости выдает работнику в пользование корпоративную банковскую карту, если денежный аванс перечисляется на такую карту.

4. Порядок продления срока командировки

4.1. При необходимости продления срока командировки непосредственный руководитель работника, направляемого или направленного в командировку, готовит служебную записку об этом и передает ее руководителю организации.

Служебная записка передается руководителю организации не позднее                 календарных дней до начала командировки.

4.2. В записке указываются:

• Ф. И. О. работника;

• N и дата приказа о направлении в командировку, если он уже издан;

• населенный пункт и организация, куда работник будет направлен в командировку;

• населенный пункт, откуда работник поедет в командировку, если он отличается от места постоянной работы работника;

• причины продления срока командировки (увеличение срока на выполнение поручения работодателя и т. д.);

• срок продления командировки.

4.3. Если срок командировки работника продляется до издания приказа о направлении в командировку и до начала организации командировки, то далее командировка оформляется и организуется в общем порядке, предусмотренном разделом 3 положения.

4.4. Если срок командировки работника продляется после издания приказа о направлении в командировку, но до начала организации командировки, в этом случае работник, ответственный за оформление командировок:

- Проверяет применимые в отношении работника ограничения, предусмотренные трудовым законодательством, на направление работника в командировку и принимает меры по соблюдению таких ограничений до начала командировки (запрашивает у работника письменное согласие на направление в командировку на более длительный срок, направляет работнику письменное уведомление о возможности отказаться от направления в командировку на более длительный срок и т. д.).

При невозможности соблюдения ограничений на направление работника в командировку (отказ работника от направления в командировку на более длительный срок и т. д.) работник, ответственный за оформление командировок, письменно уведомляет об этом руководителя организации и непосредственного руководителя работника для отмены решения о продлении срока командировки.

- Проверяет, нужно ли в связи с командировкой оформить согласие работника на привлечение его к работе в выходной или нерабочий праздничный день, нет ли препятствий для работы в выходной или нерабочий праздничный день, и при необходимости оформляет согласие на работу в выходной или нерабочий праздничный день.

При необходимости работник, ответственный за оформление командировок, обращается в

                для подготовки заключения по вопросу

юридическая служба/отдел

возможных запретов и ограничений на направление конкретного работника в командировку.

- При отсутствии ограничений или соблюдения всех ограничений на направление работника в командировку и при оформлении согласия работника на работу в выходной или нерабочий праздничный день оформляет приказ о внесении изменений в первоначальный приказ о направлении в командировку.

- В срок                 до начала командировки работник, ответственный за оформление командировок, письменно знакомит с приказом работника, направляемого в командировку, и отправляет копии приказа о продлении срока командировки и согласованной служебной записки работнику, ответственному за организацию командировок, и работнику бухгалтерии для организации командировки и выплаты/перечисления денежного аванса в общем порядке, предусмотренном разделом 3 положения.

4.5. Если срок командировки продляется уже после убытия работника в командировку:

- Работник, ответственный за оформление командировок, выполняет возложенные на него п. 4.4 положения обязанности, при этом необходимые уведомления в адрес работника, согласия от работника и ознакомление работника с приказом о продлении срока командировки производятся удаленно, через закрепленный за работником адрес корпоративной электронной почты.

- Работник, ответственный за организацию командировок, на основании копии приказа о продлении срока командировки не позднее                 календарных дней с даты поступления к нему приказа переоформляет билеты на соответствующий транспорт от места командировки, а также продляет срок проживания работника в месте командировки и дополнительно оплачивает такое проживание.

- Работник бухгалтерии на основании копии приказа о продлении срока командировки в срок не позднее                 календарных дней с даты поступления приказа в бухгалтерию перечисляет на банковскую карту работника или на корпоративную банковскую карту (если она передавалась в пользование работнику до направления в командировку) дополнительный денежный аванс на оплату расходов, связанных с продлением срока командировки.

5. Порядок оплаты труда в период командировки

5.1. За дни нахождения работника в командировке ему выплачивается средний заработок, рассчитываемый в соответствии с утвержденным Правительством РФ нормативным актом об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

5.2. Работа в выходной и нерабочий праздничный день в командировке оплачивается по правилам ст. 153 ТК РФ с учетом конкретных размеров оплаты за работу в такие дни, предусмотренных Правилами внутреннего трудового распорядка организации или иными локальными нормативными актами организации.

5.3. В случае временной нетрудоспособности работника во время командировки ему (при представлении им листка временной нетрудоспособности):

- возмещаются расходы по проживанию в месте командировки, кроме случаев нахождения работника на стационарном лечении;

- выплачиваются суточные за все время, пока работник по состоянию здоровья не имел возможности приступить к выполнению поручения работодателя или вернуться к месту постоянного жительства;

- выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.

6. Порядок возмещения работнику его расходов на проживание в месте командировки, на проезд к месту командировки и обратно

6.1. Возмещение расходов работника, связанных с проживанием в месте командировки, производится в размере его документально подтвержденных фактических затрат.

6.2. Не возмещаются работнику расходы на проживание в месте командировки:

• при предоставлении ему в месте командировки бесплатного жилого помещения;

• при полной оплате расходов на проживание организацией;

• при возможности работника ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.

6.3. Возмещение расходов работника, связанных с проездом к месту командировки и обратно, производится в размере их документально подтвержденных фактических затрат.

6.4. Не возмещаются работнику расходы на проезд к месту командировки и обратно при полной оплате таких расходов организацией.

7. Порядок выплаты суточных

7.1. Суточные выплачиваются работнику:

- за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки в пути;

- за период нетрудоспособности, наступившей в командировке.

7.2. Суточные не выплачиваются в случае, если:

- командировка длится не более дня;

- работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства.

7.3. Размер выплачиваемых суточных устанавливается в следующих размерах:

- при направлении в служебную командировку в пределах РФ:

- при направлении в служебную командировку за пределы РФ:

7.4. При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

8. Порядок возмещения работнику иных его расходов, связанных с направлением в командировку

К иным расходам, которые работник имеет право нести в связи с направлением в командировку и которые работодатель должен возместить работнику, относятся:

• расходы на проезд до станции, пристани или аэропорта в месте выезда в командировку, месте командировки и в месте пересадок;

• расходы на провоз багажа;

• расходы на рабочие телефонные переговоры;

• при командировках за пределы РФ: расходы по обмену валюты РФ на иностранную валюту; расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; обязательные консульские и аэродромные сборы; сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; расходы на оформление обязательной медицинской страховки; иные обязательные платежи и сборы;

• иные письменно согласованные работником с руководителем организации и документально подтвержденные расходы.

9. Порядок отчетности работника по итогам командировки

9.1. В срок, не превышающий трех рабочих дней после фактического возвращения из командировки, работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет (по унифицированной форме N АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) о произведенных фактических командировочных расходах с приложением документов, подтверждающих эти расходы.

9.2. Документами, подтверждающими расходы на проживание работника в командировке, будут:

• ваучер с Ф. И. О. работника и датами проживания в гостинице, если проживание оплачено организацией;

• акт проживания (или справка о проживании) и кассовый чек, если проживание в гостинице оплачено самим работником.

9.3. Документами, подтверждающими расходы на проезд к месту командировки и обратно, будут: распечатка электронного билета (при проезде поездом); распечатка электронного билета и посадочный талон (при проезде самолетом); путевой лист, кассовые чеки на покупку топлива и служебная записка (при проезде на транспорте, принадлежащем работнику); билет и кассовый чек (при проезде автобусом общего пользования).

9.4. Документы, подтверждающие иные расходы: акты, квитанции, счета, товарные чеки, а в части оплаты - кассовый чек, чек электронного терминала.

Документом, дополнительно подтверждающим расходы на телефонную связь, будет детализация предоставленных услуг сотовой связи.

9.5. В случае командировки за пределы РФ иностранные документы, подтверждающие расходы работника в командировке, должны иметь перевод на русский язык.

9.6. Остаток денежных средств от денежного аванса свыше суммы, использованной работником в командировке согласно авансовому отчету, подлежит возвращению работником в кассу организации не позднее                 календарных дней с момента утверждения авансового отчета.

9.7. Если работник самостоятельно не возвращает подотчетные денежные средства, оставшиеся от денежного аванса, то они удерживаются из заработной платы работника на основании приказа руководителя организации (с учетом ограничений размера удержаний в соответствии со ст. 138 ТК РФ).

Приказ издается в пределах месяца со дня окончания срока на возврат подотчетных денежных средств.

До удержания денежных средств работник бухгалтерии запрашивает у работника письменное согласие на удержание денежных средств из его заработной платы.