Должностная инструкция заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией

------------------------------
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
------------------------------
(наименование должности)
00.00.0000               N 000
---------  -------------------
(подпись)  (инициалы, фамилия)
Заведующего канцелярией                  00.00.0000

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
1.2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
1.3. Заведующий канцелярией должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
- Единую государственную систему делопроизводства;
- структуру организации;
- организацию делопроизводства;
- схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- сроки и порядок сдачи дел в архив;
- системы организации контроля за исполнением документов;
- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
- ______________________________________________________________________.
1.4. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
- Уставом (Положением) _______________________________________________;
(наименование организации)
- настоящей должностной инструкцией;
- ____________________________________________________________________.
(иными актами и документами, непосредственно связанными
с трудовой функцией заведующего канцелярией)
1.5. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно _______________
______________________________________.
(наименование должности руководителя)
1.6. В период отсутствия заведующего канцелярией (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет заместитель (работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением).
1.7. ___________________________________________________________________.

2. Функции
2.1. Руководство деятельностью канцелярии.
2.2. Контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
3. Должностные обязанности
Заведующий канцелярией исполняет следующие обязанности:
3.1. Организует работу канцелярии.
3.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
3.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
3.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
3.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение.
3.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
3.7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
3.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
3.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
3.10. Руководит работниками канцелярии.
3.11. ________________________________________________________________.
(иные обязанности)

4. Права
Заведующий канцелярией имеет право:
4.1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.2. Инициировать и проводить совещания по производственно-хозяйственным и финансово-экономическим вопросам.
4.3. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.4. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.
4.5. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.6. Вносить на рассмотрение руководства организации представления о приеме, перемещении и увольнении работников, о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушающим трудовую и производственную дисциплину.
4.7. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.8. _________________________________________________________________.
(иные права)

5. Ответственность
5.1. Заведующий канцелярией привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение материального ущерба - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ___________________________________________________________________.

6. Заключительные положения
6.1. Настоящая   должностная    инструкция     разработана  на   основе
Квалификационной    характеристики    должности   "Заведующий  канцелярией"
(Единый    квалификационный     справочник     должностей    руководителей,
специалистов    и служащих.    Раздел   "Общеотраслевые    квалификационные
характеристики   должностей   работников,    занятых    на    предприятиях,
в учреждениях  и   организациях",  утвержденный   Постановлением   Минтруда
России от 21.08.1998 N 37), ______________________________________________.
(реквизиты иных актов и документов)
6.2. Ознакомление   работника   с   настоящей должностной   инструкцией
осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт   ознакомления   работника   с настоящей  должностной  инструкцией
подтверждается ____________________________________________________________
(росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой
___________________________________________________________________________
частью настоящей  инструкции (в журнале ознакомления с должностными
___________________________________________________________________________
инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся
__________________________________________________________________________.
у работодателя; иным способом)
6.3. ___________________________________________________________________.