Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это набор электронных цифровых символов, который позволяет подтвердить достоверность электронного документа. С 2023 года ИП обязаны сдавать заявления на зачет фиксированных взносов в электронной форме. Разберем, какая подпись нужна предпринимателю, и как ее получить.
В чем отличие подписи для ИП от других
Обычные физические лица и сотрудники предприятий могут получить ЭЦП в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Если сотрудник предприятия использует подпись для служебных целей, то чтобы представлять интересы своего работодателя, ему нужна доверенность.
Индивидуальный предприниматель, как и руководители юрлиц, должен получать ЭЦП в налоговой службе или у ее доверенных лиц.
Причем сама подпись выдается бесплатно, но нужно купить токен, на который ЭЦП будет записана.
Сертификат, который получит предприниматель, уже будет содержать сведения об основном регистрационном номере ИП (ОГРНИП). Никаких доверенностей при использовании ЭЦП предпринимателю не потребуется.
Может ли ИП получить подпись как физлицо использовать ее для бизнеса?
Личная подпись не подходит для бизнеса, так как не все системы с ней работают. Например, подписью физического лица не получится заверить отчетность за сотрудников.
При этом предприниматель вправе получить две разные подписи: одну – как ИП для бизнеса, а другую – как обычное физическое лицо для личных нужд.
Для чего нужна электронная подпись ИП
Основное назначение – это подписание заявления на зачет фиксированных взносов, чтобы уменьшить налог на УСН и патенте.
Но помимо этого, наличие ЭЦП значительно расширяет возможности предпринимателя, а также позволяет:
-
удаленно предоставлять отчетность в ФНС, Социальный фонд и другие структуры;
-
работать с различными площадками и сервисами. Это могут быть как классические Госуслуги, так и Росреестр;
-
свободно работать с ЕГАИС;
-
вести электронный документооборот не только с сотрудниками, но и партнерами.
Что касается прямой обязанности в получении ЭЦП, законодательством это не установлено. Работать можно и без электронной подписи.
Только в данном случае придется сдавать отчеты «по старинке» на бумажном носителе с классической рукописной подписью. А взаимодействие с партнерами придется совершать также лично, без электронных сервисов. Все зависит от личных предпочтений и удобств.
Важно! Подпись не обязательна, только вот реализовывать алкогольную продукцию, участвовать в торгах и государственных закупках без нее не получится.
Хотите быть в курсе всех изменений законодательства, вести бизнес, не опасаясь санкций ФНС и других проверяющих? Оформите подписку на Клерк.Премиум. Получайте ответы экспертов на любые вопросы, участвуйте в вебинарах, проходите онлайн-курсы. Поддержка для бухгалтера и предпринимателя на любой системе налогообложения.
Какая ЭЦП нужна ИП
Индивидуальным предпринимателям нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Ее наличие позволит справиться с рядом задач, включая возможность ведения документооборота, участие в закупках и т.д.
Квалифицированная подпись – это информация о владельце, «упакованная» в электронный формат.
Подписание документа с ее использованием является подтверждением достоверности представленной информации, а также действия, совершенного конкретным лицом.
Проще говоря, это рукописная подпись, только в электронном формате. Документы, подписанные КЭП, имеют юридическую силу.
Как получить электронную подпись для ИП в 2023 году
Получение электронной подписи осуществляется по установленному алгоритму:
-
Покупка токена (это одно из обязательных условий).
-
Выбор места, где будет оформляться подпись.
-
Сбор установленного пакета документов.
-
Получение подписи в ФНС или у ее доверенного лица.
-
Установка программного обеспечения.
Электронная подпись записывается на физический носитель – токен, который обязан отвечать ряду установленных требований:
Иметь сертификат от ФСТЭК или ФСБ.
Сертификат вам должен выдать продавец токена. Этот документ обязательно нужно будет приложить к пакету документации для получения электронной подписи.
Соответствовать формату USB Type-А.
Например, этим требования соответствуют: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ.
Вышеперечисленные требования обязательны. В остальном ИП волен решать, какой токен он выберет.
Производители могут снабжать устройства дополнительными функциями, повышенной защитой корпуса и т. д. Такой носитель будет стоить дороже.
Если у вас уже есть рабочий носитель, подходящий по требованиям, можно использовать его. Покупать новый не обязательно.
Где получить электронную подпись для ИП
Электронную подпись для ИП можно получить в налоговой службе или у ее доверенных лиц (ДЛ) – удостоверяющих центров, которым ФНС доверила функцию выдачи ЭЦП от ее имени.
Список доверенных лиц ФНС опубликован на сайте ведомства.
Получение ЭЦП в ФНС
Подать заявление на получение подписи можно двумя способами: удаленно (онлайн) или при личном обращении.
Отправить заявление онлайн можно через личный кабинет на портале налоговой службы. Для этого, нужно создать заявку через личный кабинет на сайте ФНС.
Достаточно выбрать нужное заявление, все данные в него будут подставлены автоматически из вашей учетной записи. Далее нужно отправить заявление в ФНС.
Затем придется посетить ФНС, так как удаленно в первый раз получить подпись невозможно – нужно пройти процедуру идентификации личности. То есть инспектор должен убедиться, что подпись получает именно тот человек, который указан в заявлении и предъявленных документах.
Подать заявление лично можно через региональные подразделения ФНС. В таком случае лучше записаться на прием заранее, чтобы не терять время в очереди.
Обратите внимание: ЭЦП выдает далеко не каждое отделение ФНС. Поэтому важно проверить на сайте налоговой информацию, какие отделения в вашем городе (районе и т. д.) оказывают эту услугу.
Получение ЭЦП у ДЛ
У доверенных лиц большая сеть по стране. И часто обращение к ним может быть удобнее.
Например, если вы являетесь клиентом банка, который в свою очередь выступает доверенным лицом ФНС, и офис банка находится рядом с вашим домом.
Но учтите, что порядок получения электронной подписи у ДЛ может быть другим. Причем разные ДЛ могут устанавливать разные требования.
Поэтому перед тем, как обращаться к доверенному лицу, стоит изучить условия получения ЭЦП, которые им установлены.
Обычно всю необходимую информацию можно найти на сайте ДЛ или оставить там заявку и заказать звонок специалиста.
Какие документы нужны для получения электронной подписи
Для того чтобы получить квалифицированную подпись, ИП потребуется:
Не забудьте взять с собой токен для записи ЭЦП и сертификат к нему.
Как происходит получение ЭЦП для ИП
Процедура получения выглядит следующим образом:
Проверка документов.
Идентификация личности.
Запись ЭЦП на токен.
Важные моменты:
-
Подпись предоставляется сразу в день обращения (ждать ее изготовления не нужно).
-
Подпись выдается бесплатно (но токен для записи ЭЦП нужно купить).
-
Подпись имеет установленный срок действия, который составляет 15 месяцев.
-
Ключ подписи нельзя скопировать и перенести с токена на компьютер.
-
Получить ЭЦП для ИП по доверенности невозможно.
-
Установка программного обеспечения
-
Для того, чтобы начать работать с подписью, недостаточно ее просто получить.
Важно установить и настроить специальное программное обеспечение. Сделать это нужно на компьютере, где подпись и будет использоваться.
Внимание! Для каждого компьютера требуется настройка программного обеспечения. Сделать это можно самостоятельно, или же воспользоваться услугами специалиста. В последнем случае это отразиться на общей стоимости.
Для работы с электронной подписью, на компьютер или ноутбук необходимо установить:
Основное ПО, это может быть «КриптоПро CSP».
КриптоПро CSP – это программа, которая необходима для безопасной работы с ЭЦП. Ее можно скачать с официального сайта производителя.
Первые 90 дней ее можно использовать бесплатно. Но по окончании этого периода придется купить лицензию.
Плагин, позволяющий свободно работать с подписью.
Расширения плагина для работы с использованием конкретного браузера.
Драйвер для токена.
Корневые сертификаты.
Особенности получения ЭЦП в 2023 году
В заключении, стоит выделить основные особенности получения ЭЦП в 2023 году.
Все старые сертификаты, которые были получены до 2023 года должны были окончить свое действие. Но, согласно введенным изменениям, это произойдет не ранее 1 сентября 2023 года.
Пользоваться старой подписью можно еще полгода.
Оформление новой квалифицированной подписи осуществляется только в ФНС и у ее доверенных лиц.
Получить ЭЦП для ИП через доверителя – невозможно.
Если вы еще не получили ЭЦП – не стоит затягивать. 1 сентября 2023 года подписи, полученные по старым правилам, будут аннулированы, и с этого момента могут возникнуть проблемы с выполнением привычных действий.