4
или по его разрешению другие организации и передает их ПД в соответствии с контрактом.
4.12 Изменения в документы вносят в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503 и ГОСТ 2.603. Изменения досылают, как правило, в тех случаях, если без них могут возникнуть затруднения при эксплуатации, ремонте или изготовлении изделий либо могут возникнуть дефекты в поставленных, изготовленных и ремонтируемых изделиях.
4.13 Изменения в отправляемые документы вносит предприятие, определенное контрактом на поставку, как правило, ПДП.
4.14 Изменения в копии вносят заменой копий новыми, снятыми с подлинников, исправленных по извещению. В случае нецелесообразности замены копий допускается исправлять их черными тушью, чернилами или пастой по правилам, установленным для подлинников. Внесение изменений в копии подчисткой не допускается. О необходимости исправления копий указывают в графе «Содержание изменений» извещения: «Копии исправить» (ГОСТ 2.503).
4.15 Документы не должны содержать сведений, не имеющих прямого отношения к назначению этих документов, за исключением случаев, установленных законодательством и нормативными документами РФ. Перечень таких сведений определяется документом ЗД в соответствии с установленным порядком.
4.16 Необходимость применения нормативных документов по стандартизации в отношении продукции, производимой на территории РФ с целью вывоза ее с территории или организации ее производства за границей, а также порядок передачи этих документов за границу определяется контрактом (4.3), за исключением случаев, установленных законодательством и нормативными документами РФ.
4.17 При наличии в документах сокращенных слов и условных обозначений, не установленных в стандартах, пояснения к ним помещают в виде перечня непосредственно в документе либо оформленного в виде приложения.
4.18 Подлинники документов на русском и иностранном языках или на иностранном языке должны иметь одинаковое обозначение с подлинниками документов, выполненными на русском языке. Им присваивают самостоятельные инвентарные номера и на каждый подлинник составляют карточку учета, в которой в графе «Наименование» указывают в скобках, на каком языке выполнен документ, например: «(на русском и французском языках)» или «(на английском языке)».
На карточках учета подлинника, выполненного на русском языке, в графе «Наименование» указывают в скобках, на каких иностранных или русском и иностранных языках выполнен данный подлинник и соответствующие инвентарные номера этих подлинников, например; «(на русском и французском языках — подл. инв. № 536)» или «(на английском языке — подл. инв. № 237)».
Подлинники документов, выполненных для отправки, подлежат учету и хранению в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501. Как правило, их хранят в папках или футлярах отдельно от документов, выполненных для использования на территории РФ. Форма, размеры, материал и другие требования к оформлению папок и футляров настоящим стандартом не устанавливаются.
4.19 Основную надпись в отправляемых документах выполняют по ГОСТ 2.104 со следующими изменениями:
- в графе 9 указывают наименование или аббревиатуру ПД или ПДП. По согласованию с ЗД графу разрешается не заполнять;
- в графе 10 указывают характер работы, выполняемой лицом, подписывающим документ. При выполнении документа на двух языках и более в одном издании помещают не более трех подписей: разработчика, нормоконтролера и лица, утвердившего документ;
- в графе 24 указывают, на каком иностранном языке выполнен документ;
- графы 11, 25, 27, 28, 29 и 30 не заполняют или исключают содержащийся в них текст.
4.20 В отправляемых документах допускается за внешней рамкой формата по короткой стороне листа помещать дополнительные графы основной надписи (формы 2—4 приложения А), заполняемые в соответствии с требованиями ГОСТ 2.104.
4.21 На свободном поле за пределами дополнительных граф основной надписи помещают сведения о согласовании документа и другие служебные отметки.
При отправке документов дополнительные графы основной надписи и сведения о согласовании документа должны быть изъяты.
4.22 Документы, выполненные на печатающих и графических устройствах ЭВМ, оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.004 и настоящего стандарта.
4.23 Документы, выполненные на магнитных носителях данных, оформляют в соответствии с