18
4.3.3.1 Сообщения и отчетность
Сообщение включает в себя организацию процессов оповещения об экологической деятельности организации внутри нее и, если это требуется, вне ее, с тем чтобы:
- продемонстрировать обязательства руководства в отношении окружающей среды;
- решить проблемы и вопросы, касающиеся экологических аспектов деятельности организации, ее продукции или услуг;
- повысить степень осведомленности об экологической политике организации, ее целевых и плановых экологических показателях и программах;
- проинформировать внутренние и внешние заинтересованные стороны о системе управления окружающей средой и экологической эффективности организации, если это целесообразно.
Результаты мониторинга и аудита системы управления окружающей средой, а также результаты анализа со стороны руководства следует сообщать тем лицам внутри организации, которые несут ответственность за экологическую эффективность.
Предоставление надлежащей информации сотрудникам организации и другим заинтересованным сторонам служит для побуждения сотрудников и содействия повышению общественного сознания, а также для признания усилий организации в повышении ее экологической эффективности.
Некоторые вопросы относительно сообщения и отчетности, подлежащие рассмотрению:
1 Каков процесс получения данных о проблемах, интересующих сотрудников, и реагирования на них?
2 Каков процесс получения данных о проблемах, интересующих другие стороны, и рассмотрения этих данных?
3 Каков процесс сообщения об экологической политике и эффективности организации?
4 Каким образом результаты аудитов и анализов системы управления окружающей средой сообщаются всем имеющим отношение к делу лицам в организации?
5 Как сделать экологическую политику доступной для общественности?
6 Пригодна ли внутренняя система сообщения для того, чтобы поддерживать постоянное улучшение, связанное с экологическими вопросами?
Практические советы. Сообщение и отчетность
а) Пункты, которые могут быть включены в отчеты:
- профиль организации;
- экологическая политика, целевые и плановые экологические показатели;
- процессы управления окружающей средой (включая вовлечение заинтересованных сторон и признание сотрудников);
- оценивание экологической эффективности (включая выбросы, сохранение ресурсов, соответствие, распоряжение продукцией и риск);
- возможности для улучшения;
- дополнительная информация, например словари;
- независимая проверка содержания.
б) Применительно к внутренним и внешним сообщениям и отчетности важно помнить следующее:
- следует поощрять двухсторонние сообщения;
- информация должна быть понятной и адекватно объяснимой;
- информация должна быть проверяемой;
- организация должна представить точную картину своей экологической эффективности;
- информация должна представляться в постоянной форме (например, единицы измерения должны быть одни и те же, чтобы можно было сравнивать один период с другим).
в) Организация может сообщать информацию об окружающей среде разными способами:
- для внешних сторон - через ежегодный отчет, регулятивные представления, правительственные документы общественного характера, публикации промышленных ассоциаций, средства массовой информации, оплачиваемую рекламу;
- дни открытых дверей, публикацию номеров телефонов, по которым могут быть направлены жалобы и вопросы;
- для внутренних сторон - через объявления на доске объявлений, стенные газеты, совещания и сообщения по электронной почте.
4.3.3.2 Документация системы управления окружающей средой