forma-pasporta-arkhiva-organizatsii
Приложение N 5
к Административному регламенту
исполнения государственной функции
по ведению государственного учета
документов архивного фонда
Московской области
ФОРМА
ПАСПОРТА АРХИВА
_______________________________________
(наименование и адрес получателя)
Кем представляется ____________________
(наименование
_______________________________________
и адрес отчитывающейся организации)
Паспорт
_______________________________________
__________ архива на 1 января ______ г.
(название
архива)
1. Состав и объем архивных документов
Показатели
|
Код
строки
|
Кол-во
фондов
|
Количество ед. хр.
|
Количество
ед. хр.,
принятых на
временное
хранение
|
Всего
|
В том числе
|
внесенных
в описи
|
секретных
*1
|
учтенных
особо
ценных
|
А
|
Б
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Док-ты на бум.
основе. Всего:
|
101
|
|
|
|
|
|
|
В том числе:
|
|
|
|
|
|
|
|
Управленческая
документация
|
102
|
|
|
|
|
|
|
Док-ты личного
происхождения
|
103
|
|
|
|
Ч
|
|
|
НТД
|
104
|
|
|
|
|
|
|
Документы по
личному составу
|
105
|
|
|
|
|
Ч
|
|
Кинодокументы
|
106
|
|
|
|
|
|
|
Фотодокументы
|
107
|
|
|
|
|
|
|
Фонодокументы
|
108
|
|
|
|
|
|
|
Видеофонограммы
|
109
|
|
|
|
|
|
|
МЧД
|
110
|
|
|
|
|
|
|
Микроформы на
правах
подлинников
|
111
|
|
|
|
Ч
|
|
|
Итого:
|
112
|
|
|
|
|
|
|
┌────────────────┬──────┬──────────────────┐
│Показатели │Код │Количество ед. │
│ │строки│учета │
│ │ ├──────┬───────────┤
│ │ │Всего │В том числе│
│ │ │ │внесенных │
│ │ │ │в описи │
├────────────────┼──────┼──────┼───────────┤
Нумерация граф дана в соответствии с официальным текстом документа.
│ А │ Б │ 2 │ 3 │
├────────────────┼──────┼──────┼───────────┤
│Кинодокументы │106 │ │ │
├────────────────┼──────┼──────┼───────────┤
│Фонодокументы │108 │ │ │
├────────────────┼──────┼──────┼───────────┤
│Видеофонограммы │109 │ │ │
├────────────────┼──────┼──────┼───────────┤
│МЧД │110 │ │ │
└────────────────┴──────┴──────┴───────────┘
Микроформы на
правах
подлинников
(кадров)
|
111
|
|
Док-ты л/п, не
внесенные в
описи (док-тов)
|
103
|
|
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов
Показатели
|
Код
строки
|
Количество ед. хр.
|
Объем страхового
фонда
|
скопированных
для
страхового
фонда
|
имеющих
фонд
пользования
|
кол-во
кадров
негатива
|
кол-во
ед. хр.
страхового
фонда
|
А
|
Б
|
1
|
2
|
3
|
4
|
Документы на бум.
основе. Всего:
|
201
|
|
|
|
|
В том числе:
|
|
|
|
|
|
Управленческая
документация
|
202
|
|
|
|
|
Док-ты личного
происхождения
|
203
|
|
|
|
|
НТД
|
204
|
|
|
|
|
Документы по л/с
|
205
|
Ч
|
|
Ч
|
Ч
|
Кинодокументы
|
206
|
|
|
Ч
|
|
Фотодокументы
|
207
|
|
|
Ч
|
|
Фонодокументы
|
208
|
|
|
Ч
|
|
Видеофонограммы
|
209
|
|
|
Ч
|
|
МЧД
|
210
|
|
|
Ч
|
|
Микроформы на
правах
подлинников
|
211
|
|
|
|
|
Итого:
|
212
|
|
|
|
|
3. Состав и объем научно-справочного аппарата
к архивным документам
3.1. Описи, каталоги, базы данных
┌────────────────┬──────┬───────────────┬───────────────────────────────────┬────────────────┐
│Показатели │Код │Кол-во описей │Закаталогизировано │Создано баз │
│ │строки│(книг учета и ├──────┬───────────┬────────────────┤данных о составе│
│ │ │описания) │Кол-во│Кол-во │Кол-во │и содержании │
│ │ │ │фондов│ед. хр. x 1│составленных │документов │
│ │ │ │ │-----------│карточек │ │
│ │ ├─────┬─────────┤ │ ед. уч. ├─────┬──────────┼──────┬─────────┤
│ │ │Всего│Из них в │ │ │Всего│Из них │Кол-во│Информ. │
│ │ │ │полном │ │ │ │включенных│БД │объем (в │
│ │ │ │комплекте│ │ │ │в каталоги│ │МБайт) │
├────────────────┼──────┼─────┼─────────┼──────┼───────────┼─────┼──────────┼──────┼─────────┤
│ А │ Б │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├────────────────┼──────┼─────┼─────────┼──────┼───────────┼─────┼──────────┼──────┼─────────┤
│Док-тов на бум. │301 │ │ │ │ │ │ │ │ │
│основе. Всего: │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼──────┼─────┼─────────┼──────┼───────────┼─────┼──────────┼──────┼─────────┤
│В том числе: │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼──────┼─────┼─────────┼──────┼───────────┼─────┼──────────┼──────┼─────────┤
│Управленческая │302 │ │ │ │ │ │ │ │ │
│док-ция │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼──────┼─────┼─────────┼──────┼───────────┼─────┼──────────┼──────┼─────────┤
│Док-ты личного │303 │ │ │ │ │ │ │ │ │
│происхождения │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼──────┼─────┼─────────┼──────┼───────────┼─────┼──────────┼──────┼─────────┤
│НТД │304 │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼──────┼─────┼─────────┼──────┼───────────┼─────┼──────────┼──────┼─────────┤
│Док-ты по л/с │305 │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼──────┼─────┼─────────┼──────┼───────────┼─────┼──────────┼──────┼─────────┤
│Кинодокументы │306 │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼──────┼─────┼─────────┼──────┼───────────┼─────┼──────────┼──────┼─────────┤
│Фотодокументы │307 │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼──────┼─────┼─────────┼──────┼───────────┼─────┼──────────┼──────┼─────────┤
│Фонодокументы │308 │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼──────┼─────┼─────────┼──────┼───────────┼─────┼──────────┼──────┼─────────┤
│Видеофонограммы │309 │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼──────┼─────┼─────────┼──────┼───────────┼─────┼──────────┼──────┼─────────┤
│МЧД │310 │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼──────┼─────┼─────────┼──────┼───────────┼─────┼──────────┼──────┼─────────┤
│Микроформы на │311 │ │ │ │ │ │ │ │ │
│правах │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│подлинников │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼──────┼─────┼─────────┼──────┼───────────┼─────┼──────────┼──────┼─────────┤
│Итого: │312 │ │ │ ├───────────┤ │ │ │ │
└────────────────┴──────┴─────┴─────────┴──────┴───────────┴─────┴──────────┴──────┴─────────┘
3.2. Справочно-информационные
издания 5. Условия хранения документов
┌────────────────┬──────┬──────────┐ ┌────────────────┬──────┬──────────┐
│Показатели │Код │Количество│ │Показатели │Код │Количество│
│ │строки│ │ │ │строки│ │
├────────────────┼──────┼──────────┤ ├────────────────┼──────┼──────────┤
│ А │ Б │ 1 │ │ А │ Б │ 1 │
├────────────────┼──────┼──────────┤ ├────────────────┼──────┼──────────┤
│Изданные │314 │ │ │Здания │501 │ │
│справочники. │ │ │ │(помещения) │ │ │
│Всего: │ │ │ │архива. Всего: │ │ │
├────────────────┼──────┼──────────┤ ├────────────────┼──────┼──────────┤
│В том числе: │ │ │ │В том числе: │ │ │
├────────────────┼──────┼──────────┤ ├────────────────┼──────┼──────────┤
│Путеводители, │315 │ │ │специальные │502 │ │
│краткие │ │ │ ├────────────────┼──────┼──────────┤
│справочники по │ │ │ │приспособленные │503 │ │
│фондам │ │ │ ├────────────────┼──────┼──────────┤
├────────────────┼──────┼──────────┤ │Протяженность │504 │ │
│Других типов │316 │ │ │стеллажных полок│ │ │
├────────────────┼──────┼──────────┤ │(в пог. м). │ │ │
│По │317 │ │ │Всего: │ │ │
│административно-│ │ │ ├────────────────┼──────┼──────────┤
│территориальному│ │ │ │В том числе: │ │ │
│делению │ │ │ ├────────────────┼──────┼──────────┤
├────────────────┼──────┼──────────┤ │металлических │505 │ │
│По истории │318 │ │ ├────────────────┼──────┼──────────┤
│учреждений │ │ │ │деревянных │506 │ │
└────────────────┴──────┴──────────┘ ├────────────────┼──────┼──────────┤
│смешанных │507 │ │
4. Состав и объем ├────────────────┼──────┼──────────┤
научно-справочной библиотеки │Степень │508 │ │
│загруженности │ │ │
┌────────────────┬──────┬──────────┐ │(в %) │ │ │
│Показатели │Код │Количество│ ├────────────────┼──────┼──────────┤
│ │строки│ │ │Оснащенность │ │ │
├────────────────┼──────┼──────────┤ │зданий │ │ │
│ А │ Б │ 1 │ │сигнализацией │ │ │
├────────────────┼──────┼──────────┤ │(в %): │ │ │
│Книги и брошюры │401 │ │ ├────────────────┼──────┼──────────┤
├────────────────┼──────┼──────────┤ │охранная │509 │ │
│Газеты │402 │ │ ├────────────────┼──────┼──────────┤
├────────────────┼──────┼──────────┤ │пожарная │510 │ │
│Журналы │403 │ │ ├────────────────┼──────┼──────────┤
├────────────────┼──────┼──────────┤ │Закартонировано │511 │ │
│Др. виды │404 │ │ │ед. хр. │ │ │
│печатной │ │ │ └────────────────┴──────┴──────────┘
│продукции │ │ │
└────────────────┴──────┴──────────┘
Наименование Подпись Расшифровка подписи
должности руководителя
Дата
____________________________________
(фамилия и телефон исполнителя)