Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности
Утверждено Приказом руководителя Организации от "___"__________ ____ г. N ____
ПОЛОЖЕНИЕ об организации работы по взысканию дебиторской задолженности в ____________________________________ (наименование организации) 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы подразделений Организации по взысканию дебиторской задолженности.
1.2. Используемые в настоящем Положении понятия:
- должник, дебитор - одна из сторон гражданско-правового обязательства имущественной связи между двумя или более лицами;
- дебиторская задолженность - не исполненное в срок контрагентом обязательство о выплате денежных средств в пользу Организации в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, а также не исполненное в срок обязательство контрагента, задолженность по которому возникла в соответствии с предварительно уплаченной контрагенту суммой (авансом) по договору;
- срок погашения дебиторской задолженности - срок, установленный договором или законом;
- просроченная дебиторская задолженность - долг дебитора перед Организацией, который не был погашен в предусмотренные договором или законом сроки;
- подразделение-исполнитель - структурное подразделение Организации, инициировавшее заключение договора либо отвечающее за осуществление расчетов с контрагентами в соответствии со своей компетенцией.
1.3. Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств перед Организацией, полноту и достоверность документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, несет подразделение-исполнитель.
1.4. Бухгалтерское подразделение ведет учет и проводит инвентаризацию дебиторской задолженности.
1.5. Юридическое подразделение несет ответственность за правильность составления претензий и исков к контрагентам, представление в установленном порядке интересов Организации в уполномоченных органах при взыскании дебиторской задолженности, за соблюдение сроков и порядка обжалования судебных актов.
2. ДОСУДЕБНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ ПО ВЗЫСКАНИЮ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ
2.1. Подразделение-исполнитель осуществляет следующие меры, направленные на погашение дебиторской задолженности:
- подготовка и направление письменных обращений к дебитору по вопросу погашения им в добровольном порядке дебиторской задолженности;
- проведение переговоров с представителями дебитора с целью получения причитающейся оплаты во внесудебном порядке (уточнение сроков и порядка погашения дебиторской задолженности).
2.2. В течение ________ дней с даты образования дебиторской задолженности подразделение-исполнитель направляет в юридическое подразделение служебную записку о необходимости предъявления претензии, к которой прилагаются следующие документы:
- копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т.д.);
- реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т.д.);
- расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);
- копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;
- копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательства.
2.3. Юридическое подразделение в течение ___________ с момента получения служебной записки о наличии дебиторской задолженности предъявляет должнику претензию, которая передается ему под роспись или направляется заказной почтой с уведомлением о вручении.
2.4. Если оснований для предъявления претензии нет, юридическое подразделение письменно сообщает об этом подразделению-исполнителю.
2.5. О факте предъявления должнику претензии юридическое подразделение не позднее ____________ после ее предъявления информирует подразделение-исполнителя, а также направляет ему копию претензии.
2.6. Подразделение-исполнитель осуществляет контроль за исполнением контрагентом требований, содержащихся в претензии. О результатах рассмотрения претензии должником подразделение-исполнитель сообщает служебной запиской юридическому подразделению в течение __________ с даты получения ответа на претензию или истечения срока ответа на нее.
3. СУДЕБНЫЙ ПОРЯДОК ВЗЫСКАНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ
3.1. В случае если дебитор не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в ней срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.
3.2. Юридическое подразделение в течение _______ с даты получения служебной записки подразделения-исполнителя и оплаты госпошлины предъявляет исковое заявление в суд в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации.
3.3. В случае если имеющаяся информация и документы не позволяют обосновать исковые требования, иск не предъявляется, о чем в письменном виде юридическое подразделение сообщает руководителю Организации и подразделению-исполнителю.
3.4. Передача в юридическое подразделение материалов и документов для ведения судебной работы в отношении должника не освобождает подразделение-исполнителя от обязанности контроля за исполнением контрагентом своих обязательств. В случае погашения контрагентом задолженности (полного или частичного), достижения договоренности об условиях мирового соглашения или иной договоренности о погашении долга подразделение-исполнитель незамедлительно направляет в юридическое подразделение письменное сообщение об этом.
3.5. При рассмотрении искового заявления о взыскании дебиторской задолженности подразделение-исполнитель обязано оказывать юридическому подразделению помощь в подготовке документов, а при необходимости - обеспечить присутствие на судебных заседаниях своих специалистов.
3.6. После выдачи судом исполнительного листа о взыскании просроченной дебиторской задолженности юридическое подразделение организует взаимодействие с подразделениями службы судебных приставов для взыскания дебиторской задолженности на основании выданного судом исполнительного листа.
3.7. Юридическое подразделение ежемесячно, до _________ числа, предоставляет в подразделение-исполнитель сведения о результатах проведенной судебной работы с указанием дебиторов, по которым были представлены документы для предъявления исков, и информацию о ходе взыскания по исполнительным листам.
4. ОСНОВАНИЯ СПИСАНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ
4.1. Основаниями для списания дебиторской задолженности являются 1 :
- истечение срока исковой давности;
- невозможность исполнения, если она вызвана обстоятельством, за которое ни одна из сторон не отвечает;
- если в результате издания акта государственного органа исполнение обязательства становится невозможным полностью или частично;
- смерть должника;
- с ликвидация должника - юридического лица.
1 Дебиторская задолженность, нереальная к взысканию (безнадежный долг), при определенных условиях может быть списана и учтена в составе внереализационных расходов для целей исчисления налога на прибыль на основании пп. 2 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса Российской Федерации.