Акт проверки, состояния и наличия дел постоянного (временного) хранения
Наименование предприятия
АКТ Утверждаю
___________ N ___________ Наименование должности
_________________________ руководителя предприятия
(место составления) Подпись
Расшифровка подписи
проверки, наличия Дата
и состояния дел Оттиск печати
_________________________
(постоянного, временного хранения,
по кадрам - указать требуемое)
Фонд N ________________
(название фонда)
Основание _________________________________________________________________
(плановая, перемещение документов, стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии _____________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: ___________________________________________________________
(наименование должностей, фамилия, инициалы)
Проверка проводилась с _________________________ по _______________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по номенклатурам дел (описям): _____________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе согласованным с ЭПК архивного учреждения ______________________
(цифрами и прописью)
дел.
2. Всего не оказалось в наличии ______________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по номенклатурам дел (описям), согласованным с ЭПК архивного
учреждения ___________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях описей ___________________________ дел;
(цифрами и прописью)
3.2. неперечисленные, но учтенные в итоговых записях ______________________
____________________________ дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях __________________________________ дел;
(цифрами и прописью)
4.2. неперечисленных, но учтенных в итоговых записях _________________ дел.
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам ________________
____________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в номенклатуры дел,
описи) _______________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в номенклатуры дел, описи ________________________
____________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в номенклатуры дел,
описи) имеется в наличии _____________________________________________ дел;
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. требующих дезинфекции ___________________________________________ дел;
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции ___________________________________________ дел;
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации ___________________________________________ дел;
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета и подшивки __________________________________ дел;
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов __________________________
____________________________________ дел;
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных _______________________________________ дел;
(цифрами и прописью)
8.7. требующих обработки ______________________________________________ дел;
(цифрами и прописью)
8.8. выдано во временное пользование _________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.
Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N...).
Проверку проводили: _______________________________________________________
(наименование должности, подпись, расшифровка подписи)
Согласовано
Протокол ЭК предприятия
от _________ N ________
Источник - "Справочник по делопроизводству", "Налоговый вестник"