ГОСТР ИСО 11442—2014
5.4 Фаза утверждения
По окончании работ по разработке документа начинается фаза его утверждения.
Соответствующий статус документа — «в процессе рассмотрения». Документ с данным статусом
находится в собственности разработчика. Требования на данной фазе совпадают с требованиями
фазы подготовки документа. Если документ отклоняется, то его возвращают разработчику и он
переходит в статус «в процессе подготовки» перед внесением изменений.
Заключительный статус документа на фазе утверждения — «утвержден». При необходимости
статус указывается в отдельном документе. В других случаях документ сразу же подлежит
выпуску (публикации).
5.5 Фаза выпуска
Выпуск документа — это вид деятельности, не нуждающийся в утверждении. Для координации
опубликованных документов и прочих мероприятий в рамках проекта можно использовать тайминг.
Документ можно выпустить, если он проверен и утвержден в соответствии с внутренними
процедурами управляющей организации. Данное управление отвечает за содержание документа в
организации, являющейся официальным собственником проекта.
Выпущенный документ официально действителен, имеет статус «выпущенный» и может быть
использован по назначению. В локальной рабочей среде могут существовать свои соглашения об
именовании данного статуса. Названия статуса должны иметь четкое определение.
5.6 Хранение/активная фаза
Хранение/активная фаза — сохранение выпущенного документа с целью обеспечения доступа
авторизованным пользователям для его чтения и копирования.
Нормальная форма распространения — допустимость документа для пользователя внутри
системы по предназначению. Инструменты прикрепления к электронной почте и альтернативные
медиа-средства (перфокарты с микрофильмами, распечатки, ленты, дискеты, компакт-диски и т.д.)
также могут распространяться между пользователями, не зарегистрированными в Интернете (не
интегрированными в сеть).
Распространение проводят на основе ведомости, указывающей все документы, выпущенные
одновременно (они обычно относятся к одному проекту, оборудованию и т. д.)
5.7 Фаза пересмотра
Пересмотр подразумевает, что клонированная копия сохраненного документа проверена,
представлена для пересмотра и ей назначен статус «в процессе подготовки». Оригинальный
документ остается действительным, доступным пользователям. При этом система генерирует
предупреждение «на пересмотре» в соответствии с ожидаемой новой версией. Далее пользователь
самостоятельно принимает решение о проверке с помощью соответствующего устройства,
использовании существующей версии или ожидании новой версии документа (см. рисунок 3).
Измененная копия имеет новый индекс пересмотра. Инициируется статус «в процессе
подготовки» до наступления фазы утверждения. Когда пересмотр утвержпен и процедура выпуска
завершена, документ передают на хранение (переходит в активную фазу).
Когда документ выпущен и распространен для последующего использования, вносят новые
формальные правила и процедуры, описывающие порядок внесения изменений. Правила пересмотра
приведены в разделе 7.
5.8 Фаза архивирования
Фаза архивирования инициируют при переносе документа из хранилища активных документов в
архив для подготовки архивной копии документа. При этом время доступа к документу существенно
увеличивается. Кроме нового документа в архиве имеются:
-предшествующие версии активного документа;
-замененные/замещенные документы;
-удаленные документы;
-документы на устаревшую продукцию.
6 Статус жизненного цикла документа
На различных фазах обработки документ приобретает различные статусы (см. далее). Статус
должен быть указан при распечатке документа или альтернативной функции системы;
-статус «в процессе подготовки» означает, что документ существует, но официально еще не
выпущен для рабочего использования;
-статус «в процессе рассмотрения» означает, что документ подготовлен и подлежит
рассмотрению, визированию, проверке и утверждению;
-статус «утвержден» означает, что документ готов для выпуска, но официально еще не
выпущен для использования ло назначению;
6