ГОСТ Р ИСО 22310—2009
6 Типовые элементы требований к управлению документами
Цель применения систем управлениядокументамитак же. каки детали различныхаспектов, пред
ставлены в ИСО 15489
Т а б л и ц а 1 — Типовые элементы требований к управлению документами
Основная область применения
требований в управлению
документами
Общий элемент требований
Типовой элемент содержания требований
Создание документов
Административные правила, опре
деляющие. какие документы должны
документов. Кроме того, администра
тивные правила для контроля статуса
документа в течение всего его жизнен
ного цикла и средства для классифика
ции и индексирования документа
Требования к созданию документов
Правила ведения деловых опера
быть созданы и объединены в систему ций
Правила классификации
Правила индексирования
Требования к созданию метаданных
Хранение документовАдминистративные правила контро
Специфические требования к хра
ля хранения и уничтожения докумен нению. например:
тов. включая сроки хранения и экспер- юридические, налоговые, финан
тизу ценности совые:
- политика организации деловых
операций:
- интересы других заинтересован
ных сторон.
- история организации;
- культурные требования
Доступ к документамАдминистративные правила контроОтветственность за доступ включа
ля и регулирования доступа к докумен ет в себя:
там и их использования- аспекты безопасности (физичес
кие и логические);
- гарантии того, что обеспечение
доступа не ставит под угрозу целост
ность
Обеспечение сохранностиАдминистративные правила контроПравила перемещения (миграции)
документов ля выбора формата документов и про документов.
цессов. связанных с обеспечением восПравила выбора программного обе
производимости документов и возмож спечения.
ностью их восстановления.Руководящие принципы для выбора
Требования к созданию и сбору ме формата документа.
таданных о действиях, производимыхТребования к метаданным
при работе с документами
управляющие документами
щие документами, должны обладать ка
чествами. гарантирующими (обеспечи
вающими) полноту (неизменность) со
держащихся в них документов и их со
ответствие требованиям организации в
отношении учета и контроля
Системы,создающиеиСистемы, создающие и управляюСистемы должны быть:
- надежными:
- целостными;
- легкими а применении;
- полными:
- упорядоченными
Инструменты и процедуры
Инструменты и процедуры управле
ния документами, требуемые в систе
мах управления
Эти инструменты могут включать в
управления документаминия должны быть разработаны так. что себя:
бы поддерживать структуры управле- схемы метаданных;
- схемы классификации:
- процедуры хранения документов.
- схемы классификации уровней бе
зопасности и доступа:
- перечни сроков хранения;
- соответствующие органы власти и
управления
ОтветственностьОтветственность за информацию
должна быть распределена и оцени
ваться в соответствии с контекстом де
ловой деятельности
4