ГОСТ Р ИСО 22310—2009
МЭК 82045-1 Управление документами. Часть 1. Принципы и методы (IEC 82045-1. Document
management — Part 1: Principles and methods)
ИСО/МЭК Директивы. Часть 2. Правила для структурирования и проектирования международных
стандартов (ISO/1EC Directives. Part 2. Rules for the structure and drafting of International Standards)
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены термины, данные в Руководстве 2 ИСО/МЭК и ИСО 15489-1.
4 Общие принципы
4.1 Типовые требования, устанавливаемые в других стандартах в соответствии с
ИСО 15489
Типовые требования, установленные в ИСО 15489. включают в себя:
- требования к созданию документов (правила документирования) — требования, определяю
щие. какие конкретные документы должны быть созданы в процесседеятельности и введены в систему
документов, а также информацию, содержащуюся в этих документах, и данные, которые
необходимо собрать об этих документах (метаданные об управлении документами);
- требования к хранению документов — требования, устанавливающие, как долго должны хра
ниться документы, и каким образом их следует передавать сторонним организациям, а также как орга
низовать их уничтожения;
- требования к доступу к документам — требования, устанавливающие, кому разрешен доступ к
документам и как регулируются права доступа;
- требования к обеспечению сохранности документов — требования, определяющие условия
доступа и использования документов;
- требования к системам, предназначенным для создания и хранения документов:
- инструменты или процедуры управления документами — средства типа схем метаданных, схем
классификации, касающихся безопасности и доступа, а также соответствующие органы.
4.2 Дополнительные требования
Дополнительные требования включают в себя:
- целесообразность — специальные требования к управлению документами, которые могут быть
разработаны только тогда, когда в этом есть необходимость и когда ссылка на ИСО 15489 является не
достаточной;
- совместимость, котораядолжна быть обеспечена в полном объеме всоответствии с ИС015489
5 Руководство по разработке и структуре требований к управлению
документами, устанавливаемых в стандартах
5.1 Общие положения
Большинство руководящих указаний, представленных в данном подразделе, являются дополне
нием к правилам, данным в Директивах ИСО/МЭК Часть 2. которые содержат требования к структуре и
проектированию (порядку создания) международных стандартов.
В процессе разработки нового стандарта следует учитывать совместимость и легкость использова
ния данного дополнения со стандартами ИСО 15489 и ИСО/МЭК 82045-1. включая следующие аспекты:
- термины и определения;
- согласованные общие элементы:
- использование согласованной общей структуры с разделами, на которые следует ссылаться;
- ясность изложения (как текста, так и оформления);
- отсутствие повторений и противоречий.
Разработка и пересмотр всех требований к управлению документами в стандартах должны следо
вать согласно процессам, описанным в 5.3. В организациях, где проект документа уже принят и обнародо
ван. следует установить области применения рекомендаций 5.3 и 4.2, основываясь на завершенности
документа.
Во всех требованиях к управлению документами следуетиспользовать единую терминологию для
удобства их использования. По возможности в требованиях к управлению документацией следует ис
пользовать общие элементы (см. 5.3.3.).
2