ГОСТ Р 70216—2022
- организация сбора статистики о конгрессной отрасли и формирование отчетности;
-оценка и аккредитация организаций, являющихся поставщиками услуг для реализации конгресс
ной деятельности;
- организация в регионе информационных туров и инспекционных визитов для заказчиков и орга
низаторов мероприятия;
- оказание административной, консультационной и информационной поддержки организаторов и
заказчиков мероприятий.
5.6Объектами конгрессной деятельности являются мероприятия и услуги, направленные на реа
лизацию целей конгрессной деятельности.
6 Привлечение ротируемых мероприятий
6.1 Особое место среди конгрессных мероприятий занимают ротируемые мероприятия. Ротиру
емые мероприятия международных отраслевых ассоциаций относятся к одним из крупнейших и наи
более продолжительных деловых событий, проводящихся на регулярной основе по всему миру. Они
организуются по инициативе профессиональных или торговых ассоциаций, общественных объедине
ний, профсоюзов.
6.2 Для обеспечения стабильности процесса достижения целей конгрессной деятельности реко
мендуется привлекать в страну/регион/дестинации ротируемые мероприятия.
6.3 Процедура тендера на проведение ротируемых мероприятий имеет длительный горизонт пла
нирования и варьируется в среднем от 2 до 6 лет и включает следующие основные этапы:
- извещение о проведении тендера.
На данном этапе дестинациям предоставляется возможность ознакомиться с условиями и требо
ваниями тендерной документации, выразить заинтересованность и готовность подать заявку на право
проведения мероприятия;
- подача тендерной заявки.
Сбор информации для презентации дестинации, подбор площадок, разработка программы, под
готовка сметы для максимально эффективного представления города-претендента;
- первичный отбор заявок международной ассоциацией.
Объявление краткого списка количества претендентов является первым промежуточным этапом
оценки со стороны представителей международной ассоциации, который основывается на правильно сти
подачи информации, отраженной в заявке;
- инспекционные визиты в города-претенденты.
Инспекции проводит группа представителей международной ассоциации для более детального
ознакомления с местом проведения и проверки соответствия условиям заявки. В зависимости от пра вил
той или иной ассоциации инспекционные визиты могут быть осуществлены как в процессе отбора, так и
после принятия окончательного решения по выбору страны и города проведения;
- презентация заявки дестинации.
Завершающий этап отборочной процедуры для претендентов, который проходит в рамках очеред
ного конгресса перед представителями руководящего органа международной организации. Ответствен
ность представления заявки возлагается на локального представителя от страны-претендента, члена
международной ассоциации;
- принятие решения и объявление победителя.
Принятие решения происходит по итогам оценки всех этапов заявочной процедуры, чаще всего
после очной презентации заявок;
- подписание договора, соглашения, начало работ по организации мероприятия.
6.4 Конгрессные бюро при подготовке заявок для участия в тендерах на проведение ротируемых
мероприятий является связующим звеном между локальными и международными представителями на
учного сообщества и поставщиками услуг, компаниями-операторами, площадками и прочими игроками
рынка.
7 Эффективность конгрессных мероприятий и конгрессных бюро
7.1В целях обеспечения стабильности процесса достижения целей конгрессной деятельности ре
комендуется проводить оценку ее эффективности. Оценка эффективности конгрессной деятельности
4