3
2.6. Одновременно с регистрацией подлинника документа в инвентарной книге заполняют графы учета, расположенные на поле для подшивки листа этого подлинника.
2.7. Учет подлинников документа производится на учетных карточках.
В учетных карточках по форме 1 обязательного приложения регистрируют подлинники документов на строительство предприятий, зданий, сооружений и в том числе подлинники документов на изделия, по форме 2 - подлинники документов, не относящиеся к конкретному предприятию, зданию или сооружению.
Допускается учитывать подлинники документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей зданий и сооружений, используя форму 2.
2.8. Если подлинник документа выполнен с учетом возможности изготовления с него двухсторонних копий, в инвентарной книге и в учетной карточке указывают количество сдвоенных листов (в числителе) и количество страниц (в знаменателе).
2.9. В графах учетных карточек указывают:
в графе 1 - инвентарный номер подлинника документа;
в графе 2 - дату поступления подлинника документа на хранение;
в графе 3 - обозначение подлинника документа по основной надписи;
в графе 4 - количество листов в подлиннике документа;
в графе 5- шифр строящегося предприятия, здания или сооружения;
в графе 6 - наименование подлинника документа, например: «Технико-экономические обоснования»;
в графе 7 - отметку об анулировании, замене подлинника документа;
в графе 8 - условное обозначение стадии проектирования;
в графе 9 - наименование строящегося предприятия, здания или сооружения и место строительства;
в графах 10, 11 - порядковые номера листов учетной карточки.
2.10. Подлинники документа, выполненные на листах формата 24 и менее, хранят в развернутом виде. Подлинники документа, выполненные на листах формата более 24, - в свернутом виде на скалках.
Допускается, при необходимости, хранить подлинники документов в сложенном виде в жестких папках сфальцованными на формат 11.
Подлинники комплексных типовых проектов, рабочей документации на типовые конструкци, изделия и узлы, независимо от формата и количества листов, следует хранить в развернутом виде в жестких папках.
2.11. Снятие копий с подлинников документов производится с разрешения главного инженера (архитектора) проекта или начальника отдела.
2.12. Выдачу подлинников документов для внесения в них изменений производят по расписке или абонентской карточке (применительно к форме 5 ГОСТ 2.501-68) на основании разрешения на внесение изменений.
Выдачу подлинников документов для восстановления производят по специальному распоряжению руководителя (или его заместителя) организации - держателя подлинников документов.
2.13. Перед внесением изменений или восстановлением подлинника документа с него изготовляют архивную копию, на которой ставят штамп «Архивный экземпляр». В архивную копию, изменений не вносят и хранят ее отдельно от подлинников.
2.14. При аннулировании подлинника документа на всех аннулированных листах этого подлинника ставят штамп «Аннулирован, заменен ... разрешение № ... от ... 19 ... г.»