Положение о порядке кадрового делопроизводства

Положение о порядке кадрового делопроизводства

1. Общие положения

1.1. Данное положение определяет общие правила ведения кадрового делопроизводства

в                 (далее - организация)

наименование организации

и устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета кадровых документов.

1.2. Ведение кадрового делопроизводства и соблюдение правил настоящего положения возлагаются

на                

кадровая служба, отдел кадров, инспектор по кадрам и т. д.

(далее - ответственное подразделение или работник).

1.3. При ведении кадрового делопроизводства ответственное подразделение или работник руководствуются:

- Трудовым кодексом РФ;

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках";

- Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек";

- Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";

- Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации";

- Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";

- Квалификационными справочниками должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Минтруда России; Минздравсоцразвития России;

- Постановлением Минтруда России от 09.02.2004 N 9 "Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих";

- Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утв. Госкомтруда СССР, ВЦСПС; Минтруда России; Минздравсоцразвития России;

- Профессиональными стандартами, утв. Минтруда России;

- настоящим Положением.

2. Оформление и хранение кадровых приказов

2.1. Приказы издаются по формам, утвержденным Госкомстатом РФ.

Когда Госкомстатом РФ форма соответствующего приказа не утверждена, используется свободная форма приказа (на бланке организации) с соблюдением следующих правил оформления документа:

Текст приказа предваряется заголовком, в краткой форме отражающим содержание приказа, с выравниванием по левому краю.

Основная часть приказа состоит из преамбулы и распорядительной части.

Преамбула должна содержать основание для издания приказа и начинаться с формулировок: "Согласно…", "В соответствии...", "В связи…", "В целях..." и т. д., в том числе указывать нормативно-правовое основание издания приказа (при его наличии), а заканчиваться словом "приказываю", которое печатается с новой строки по центру прописными буквами.

В распорядительной части приказа содержится констатация совершения определенных действий либо предписание совершения определенных действий с указанием их исполнителя и сроков совершения либо указание на их выполнение постоянно (до отмены приказа полностью либо в части). Предписываемые действия определяются глаголом в неопределенной форме (назначить, обеспечить, заключить и т. д.).

При необходимости, исходя из смыслового содержания, распорядительная часть может делиться по своей структуре на отдельные пункты и подпункты.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (если требуется контроль за исполнением такого приказа).

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ, то в распорядительной части должна содержаться отсылка на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его номера и даты.

После распорядительной части приказа в обязательном порядке приводится перечень приложений к приказу.

Исполнитель (с указанием его Ф.И.О. и должности), подготовивший проект приказа, указывается в левом нижнем углу последнего листа документа.

Исполнителем к приказу в обязательном порядке составляется и прилагается лист ознакомления с ним, который отражается в списке приложений к приказу.

2.2. Все изданные приказы заносятся в ведущийся по установленной форме ответственным подразделением или работником журнал регистрации приказов по личному составу, который хранится 75 лет. Нумерация приказа осуществляется сквозным порядком исходя из даты внесения в вышеуказанный журнал.

После регистрации приказов в вышеуказанном журнале они помещаются на хранение в личное дело работников.

2.3. Срок хранения кадровых приказов определяется исходя из их содержания и составляет:

- для приказов, связанных с приемом, перемещением, совмещением, переводом, увольнением; аттестацией, повышением квалификации, присвоением званий (чинов); изменением фамилии; поощрением, награждением; оплатой труда, премированием, различными выплатами; всеми видами отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения содержания (заработной платы); дежурствами по профилю основной деятельности; длительными внутрироссийскими и зарубежными командировками, командировками для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда - 75 лет;

- для приказов о наложении дисциплинарных взысканий; ежегодных оплачиваемых отпусках; отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках - 5 лет.

3. Оформление и хранение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

3.1. Трудовой договор оформляется по установленной в организации форме в день фактического допуска работника к работе, но не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами и заверяется печатью организации.

3.2. Трудовой договор оформляется на основании предъявленных работником документов в соответствии со ст. 65 ТК РФ.

3.3. Одновременно с заключением трудового договора работник знакомится под роспись со следующими документами:

3.4. Изменения и дополнения к трудовому договору оформляются дополнительным соглашением не позднее дня фактического изменения его условий. Дополнительное соглашение к трудовому договору заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами и заверяется печатью организации.

3.5. Все заключенные трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним заносятся в ведущийся ответственным подразделением или работником журнал учета трудовых договоров и изменений к ним, который хранится 75 лет. Нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним осуществляется сквозным порядком исходя из даты внесения в вышеуказанный журнал.

После регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним в вышеуказанном журнале они помещаются на хранение в личное дело работников.

Срок хранения трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним составляет 75 лет.

4. Оформление и хранение должностных инструкций работников

4.1. Должностные инструкции составляются и обновляются по мере необходимости по каждой должности в штатном расписании организации, но не менее одного раза в                 лет. Должностные инструкции составляются исходя из действующих в организации типовых форм либо, при их отсутствии, составляются индивидуально с учетом требований действующих квалификационных справочников, профессиональных стандартов и требуемых деловых качеств работника.

4.2. Работник под роспись знакомится с должностной инструкцией одновременно с оформлением трудового договора с ним.

4.3. Должностные инструкции работников хранятся ответственным подразделением или работником в отдельном деле на постоянной основе.

Работнику на руки выдается копия его должностной инструкции, заверенная печатью организации.

Вторая надлежащим образом заверенная копия должностной инструкции работника помещается в его личное дело.

5. Оформление и хранение личных карточек работников

5.1. Личные карточки оформляются на каждого работника организации по форме Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

5.2. Личная карточка заполняется на основе документов, представленных работником при заключении трудового договора, иных представленных работником подтверждающих документов, иных кадровых документов, кроме сведений о:

- знании иностранного языка,

- составе семьи,

- фактическом адресе места жительства,

- номере телефона,

которые могут заполняться со слов работника.

5.3. При изменении сведений о работнике или исправлении ошибочно внесенных сведений прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а новые сведения фиксируются сверху или рядом с соответствующей графой и заверяются подписью работника ответственного подразделения (ответственным работником).

5.4. Личные карточки хранятся ответственным подразделением или работником в отдельном деле отдельно от личных дел работников в течение 75 лет.

6. Оформление и хранение трудовых книжек работников

6.1. Трудовая книжка предоставляется работником при заключении трудового договора (кроме случаев поступления работника на работу впервые и поступления на работу на условиях совместительства) и хранится в организации постоянно, до ее востребования. Если работник принимается на работу впервые, то трудовая книжка оформляется ответственным подразделением (ответственным работником).

6.2. Ведение и хранение трудовых книжек осуществляется в соответствии с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей", утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, и "Инструкцией по заполнению трудовых книжек", утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

6.3. Учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в книге учета установленной формы, которая ведется ответственным подразделением (ответственным работником) и хранится 75 лет.

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется в приходно-расходной книге по учету бланков установленной формы, которая также ведется ответственным подразделением (ответственным работником) и хранится 5 лет.

6.4. Трудовые книжки хранятся в сейфе, расположенном в помещении ответственного подразделения (ответственного работника). Ключ от сейфа хранится у руководителя ответственного подразделения (ответственного работника).

7. Оформление и хранение договоров о полной материальной ответственности работников

7.1. Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности оформляются с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество, должности (выполняемые ими должностные обязанности) которых входят в перечень работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры согласно Приложению N 1 к Постановлению Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85, а договоры о полной коллективной материальной ответственности оформляются с работниками, выполняющими работы из Приложения N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85, по формам, утвержденным Приложениями N 2 и N 4 к данному Постановлению соответственно.

7.2. Условия о полной материальной ответственности заместителей руководителя организации, главного бухгалтера включаются напрямую в трудовой договор с ними. Включение в трудовой договор с руководителем организации условий о полной материальной ответственности не требуется (ст. 277 ТК РФ).

7.3. Договоры о полной материальной ответственности заносятся в журнал учета договоров о полной материальной ответственности, который ведется по установленной форме ответственным подразделением (работником) и хранится в течение 50 лет.

7.4. Договоры о полной материальной ответственности хранятся в личном деле работника в течение всего срока его работы в организации и в течение 5 лет после его увольнения.

8. Оформление и хранение личных дел работников

8.1. Личные дела работников ведутся ответственным подразделением (работником) по каждому работнику и хранятся в течение 75 лет (кроме личных дел руководителей организации и иных работников, входящих в состав руководящих, исполнительных и контролирующих органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания, которые хранятся постоянно).

8.2. В личное дело работника вносятся следующие документы:

- копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу согласно ст. 65 ТК РФ;

- экземпляр трудового договора и дополнительных соглашений к нему (в том числе соглашения о расторжении договора);

- копия должностной инструкции;

- приказы о приеме на работу, о переводе, увольнении работника; о внесении изменений в условия трудового договора; о поощрении работника либо наложении на него дисциплинарных взысканий;

- копии документов о прохождении работником аттестации;

- экземпляр договора о полной материальной ответственности работника (либо его копия, если заключен договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, оригинал которого помещен в личное дело руководителя коллектива (бригадира));

- копия трудовой книжки работника - внешнего совместителя;

- оригиналы и копии документов, представленных работником и подтверждающих сведения, внесенные в личную карточку работника (в частности, сведения о состоянии в браке; составе семьи; о проф. переподготовке и повышении квалификации; присвоении наград, почетных званий, поощрении; основания для соц. льгот; дополнительные сведения), либо основания для предоставления налоговых вычетов;

- экземпляр обязательства о неразглашении коммерческой тайны;

- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;

- согласие на обработку персональных данных, данное работником в случаях, предусмотренных для этого законом (п. 3 ст. 86 ТК РФ; абз. 2 ст. 88 ТК РФ; п. 4 ст. 86 ТК РФ);

- копии заявлений и служебных (должностных) записок по кадровым вопросам (прием на работу, увольнение, предоставление отпусков и т. д.);

- опись документов в личном деле работника.

8.3. Личные дела работников хранятся в сейфе, расположенном в помещении ответственного подразделения (ответственного работника). Ключ от сейфа хранится у руководителя ответственного подразделения (ответственного работника).

8.4. Ознакомление с личным делом работника самого работника либо лиц, допущенных к ознакомлению приказом руководителя организации (при наличии письменного согласия на это работника), осуществляется только в помещении, где хранятся личные дела.

9. Оформление и хранение обязательств о неразглашении коммерческой тайны

9.1. Обязательство о неразглашении коммерческой тайны оформляется по установленной в организации форме с работником перед фактическим допуском к сведениям, составляющим коммерческую тайну организации, и одновременно с ознакомлением с положением о коммерческой тайне организации и перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну.

9.2. Обязательство о неразглашении коммерческой тайны работника хранятся в личном деле работника в течение всего срока его работы в организации и в течение 5 лет после его увольнения или после снятия грифа ограничения доступа к сведениям.

10. Ведение табелей учета рабочего времени

10.1. Ведение первичных табелей учета рабочего времени работников осуществляется их непосредственными руководителями, что закрепляется в их должностных инструкциях либо оформляется приказом руководителя организации.

В должностных инструкциях либо приказом руководителя организации также устанавливаются единые сроки и способы предоставления первичных табелей учета рабочего времени работников ответственному подразделению или работнику.

10.2. Ведение сводного табеля учета в целом по организации осуществляется ответственным подразделением или работником.

10.3. Табели учета рабочего времени оформляются по форме Т-13, утв. Постановлением Госкомстата России, либо по утвержденной в организации форме (в случае ее разработки и утверждения).

С настоящим Положением ознакомлен: