Примерная должностная инструкция начальника отдела делопроизводства

Примерная должностная инструкция начальника отдела делопроизводства
1. Общие положения.
1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).
1.2. Начальник отдела делопроизводства относится к категории руководителей структурных подразделений предприятия.
1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности начальника группы отдела или документоведа I категории не менее года.
1.4. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.
1.5. В своей работе начальник отдела делопроизводства должен руководствоваться:
1.5.1. Настоящей Должностной инструкцией.
1.5.2. Инструкцией по делопроизводству. <...>
1.5.4. Регламентом работы аппарата управления предприятия.
1.5.5. ... (иное - указать конкретно).
1.6. Начальник отдела делопроизводства должен знать:
1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам делопроизводства.
1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.
1.6.3. Функции и задачи отдела делопроизводства, возможности отдела по их выполнению.
1.6.4. Полномочия сотрудников отдела делопроизводства, график (режим) их работы.
1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.6.6. Основы организации работы аппарата управления предприятия.
1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.
1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в отделе делопроизводства.
1.6.9. Правила и нормы охраны труда.
1.6.10. ... (иное - указать конкретно).
1.7. Начальник отдела делопроизводства должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в т.ч... (указать конкретно наиболее важные).
1.8. Начальник отдела делопроизводства подчиняется заместителю директора по управлению.
1.9. Начальнику отдела делопроизводства подчиняются все сотрудники отдела.
1.10. На время отсутствия начальника отдела делопроизводства его замещает начальник группы хранения документов.
2. Обязанности.
2.1. Начальник отдела делопроизводства обязан:
2.1.1. Руководить в соответствии с локальными актами предприятия, приказами директора и распоряжениями заместителя директора по управлению организацией работы отдела делопроизводства, неся ответственность за последствия принимаемых решений.
2.1.2. Организовывать эффективное взаимодействие сотрудников отдела делопроизводства, направлять их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации делопроизводства.
2.1.3. Обеспечивать действенный контроль за надлежащим выполнением сотрудниками отдела делопроизводства их должностных обязанностей.
2.1.4. Организовывать работу отдела делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.1.5. Принимать участие в разработке проектов бизнес-планов предприятия, обеспечивать их согласование по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
2.1.6. Руководить планированием работы отдела делопроизводства, ежемесячно представлять проект плана работы на рассмотрение заместителя директора по управлению.
2.1.7. Обеспечивать безопасные и комфортные условия работы в помещениях и на рабочих местах отдела делопроизводства.
2.1.8. Осуществлять контроль за сохранностью имущества и материальных ценностей отдела делопроизводства.
2.1.9. Руководить работой по организации делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.1.10. Организовывать разработку и внедрение прогрессивных технологических процессов работы с документами и документированной информацией на основе организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.1.11. Возглавлять работу по разработке унифицированных систем документации, табелей и альбомов форм документов, а также классификаторов документированной информации.
2.1.12. Обеспечивать своевременное и качественное внедрение систем ведения документации, стандартов по вопросам делопроизводства.
2.1.13. Руководить работой по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.1.14. Осуществлять организационно-методическое руководство работой по отбору документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
2.1.15. Осуществлять постановку задач на проектирование, эксплуатацию и совершенствование (в части документационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, разработку новейших информационных технологий (в т.ч. безбумажных).
2.1.16. Принимать исчерпывающие меры, направленные на подготовку обоснованных решений по вопросам организации работы отдела делопроизводства. <...>
2.1.18. Создавать подчиненным условия для высокоэффективной работы.
2.1.19. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.
2.1.20. Консультировать заместителя директора по вопросам организации работы отдела делопроизводства и системы делопроизводства предприятия в целом.
2.1.21. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное представление заместителю директора аналитических материалов по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
2.1.22. ... (иное - указать конкретно).
3. Права.
3.1. Начальник отдела делопроизводства имеет право:
3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
3.1.2. Давать сотрудникам отдела делопроизводства указания и поручения по вопросам организации документационного обеспечения управления, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.
3.1.3. Подписывать служебные (деловые) документы по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
3.1.5. Обращаться к заместителю директора по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организации работы отдела делопроизводства. <...>
3.1.7. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации работы отдела делопроизводства и организации делопроизводства компании.
3.1.8. Требовать от сотрудников отдела делопроизводства своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в т.ч. документированной, о состоянии порученной им работы.
3.1.9. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации о состоянии организации работы отдела делопроизводства, в т.ч. документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.
3.1.10. Представлять заместителю директора по управлению свои предложения по применению в отношении сотрудников отдела делопроизводства мер поощрения и наказания, предусмотренных законодательством и локальными актами предприятия, в связи с надлежащим (ненадлежащим) выполнением ими должностных обязанностей.
3.1.11. ... (иное - указать конкретно).
4. Взаимоотношения по должности.
4.1. Начальник отдела делопроизводства осуществляет организационно-информационное взаимодействие:
4.1.1. С заместителем директора по управлению - по вопросам организации работы отдела делопроизводства, функционирования системы делопроизводства предприятия.
4.1.2. С сотрудниками отдела делопроизводства - по вопросам организации работы отдела, отнесенным к их компетенции.
4.1.3. С начальниками структурных подразделений - по вопросам взаимодействия отдела делопроизводства с соответствующими подразделениями.
4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий, организаций и учреждений - по вопросам, представляющим взаимный интерес для предприятия и сторонних предприятий (организаций, учреждений). <...>
4.3. ... (иное - указать конкретно).
5. Ответственность.
5.1. Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:
5.1.1. За нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы отдела делопроизводства, организации делопроизводства предприятия.
5.1.2. За невыполнение решений заместителя директора по управлению.
5.1.3. За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.
5.1.4. За неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях <...>



Источник - "Справочник по делопроизводству", "Налоговый вестник"