Должностная инструкция секретаря (помощника) руководителя компании

Примерная должностная инструкция секретаря (помощника) руководителя компании 1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом руководителя компании от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).
1.2. Помощник руководителя компании относится к категории специалистов.
1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности секретаря руководителя (иной аналогичной должности в аппарате управления) не менее 2 лет.
1.4. Помощник руководителя компании назначается на должность и освобождается от должности распоряжением руководителя компании по представлению аттестационной комиссии.
1.5. В своей работе администратор должен руководствоваться:
1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.
1.5.2. Инструкцией по организационно-информационному обеспечению деятельности руководителя компании.
1.5.3. Положением об аппарате управления.
1.5.4. Регламентом работы аппарата управления.
1.5.5. Приказами, распоряжениями, решениями, указаниями и поручениями руководителя компании.
1.5.6. ...(иное - указать конкретно)
1.6. Помощник руководителя компании должен знать:
1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные нормативные акты компании по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности руководителя компании.
1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру компании.
1.6.3. Функции и задачи аппарата управления.
1.6.4. Полномочия сотрудников аппарата управления, график (режим) их работы, служебные телефоны.
1.6.5. Технологию контроля исполнения поручений (документов).
1.6.6. Офис-менеджмент, делопроизводство, основы деловой коммуникации и обработки деловой информации, основы управления персоналом, основы бухгалтерского дела, тайм-менеджмент.
1.6.7. Средства вычислительной техники, коммуникации и связи, применяемые в работе аппарата управления.
1.6.8. Правила и нормы охраны труда.
1.6.9. Деловой этикет.
1.6.10. ...(иное - указать конкретно)
1.7. Помощник руководителя компании должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных полномочий, в том числе: ...(указать конкретно наиболее важные).
1.8. Помощник руководителя компании подчиняется руководителю компании.
1.9. Помощнику руководителя компании подчиняются все сотрудники аппарата управления.
1.10. На время отсутствия помощника руководителя компании его замещает секретарь руководителя.

2. Обязанности
2.1. Помощник руководителя компании обязан:
2.1.1. Возглавлять работу аппарата руководителя компании, направляя ее на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организационно-информационному обеспечению деятельности руководителя компании.
2.1.2. Распределять должностные полномочия между сотрудниками аппарата управления, организовывать между ними эффективное взаимодействие, направлять их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организационно-информационному обеспечению деятельности руководителя компании.
2.1.3. Обеспечивать действенный контроль за надлежащим выполнением сотрудниками аппарата управления своих должностных полномочий.
2.1.4. Организовывать работу аппарата управления на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.1.5. Руководить планированием работы аппарата управления, ежемесячно до... числа утверждать проект плана работы аппарата управления и личные планы работы сотрудников, представлять личный план работы на рассмотрение руководителя компании.
2.1.6. Организовывать контроль за надлежащим выполнением структурными подразделениями и должностными лицами приказов, распоряжений, решений, поручений руководителя компании.
2.1.7. Представлять руководителю компании предложения о направлении структурным подразделениям (должностным лицам) документов, не требующих рассмотрения руководителем компании, а также о возвращении проектов документов (иных материалов), внесенных на рассмотрение руководителя компании с отступлением от установленных требований.
2.1.8. Организовывать совещания (заседания) с экспертами и специалистами для экспертизы (проверки) проектов документов (иных материалов), предназначенных для рассмотрения руководителем компании, на предмет соответствия установленным требованиям.
2.1.9. Изучать представленные структурными подразделениями (должностными лицами) проекты документов (иные материалы), подготовленные во исполнение решений и поручений руководителя компании.
2.1.10. Организовывать сбор, обработку информации по запросам руководителя компании и представлять ему результаты обработки информации.
2.1.11. Организовывать подготовку и представлять руководителю компании предложения по улучшению дел в соответствующих направлениях (вопросах) деятельности компании.
2.1.12. Лично осуществлять подготовку наиболее сложных материалов и проектов документов, в том числе аналитических материалов, прогнозов, отчетов, справок к проектам документов.
2.1.13. Докладывать руководителю компании проекты документов (материалы), исполненных лично.
2.1.14. Присутствовать в установленном порядке на протокольных мероприятиях с участием руководителя компании, выполнять порученные протокольные функции.
2.1.15. По поручению руководителя компании представлять его на заседаниях и совещаниях органов управления, общественных организаций.
2.1.16. Организовывать подготовку переговоров, совещаний и заседаний с участием руководителя компании.
2.1.17. Организовывать подготовку приема посетителей руководителем компании.
2.1.18. Организовывать подготовку личных встреч и деловых поездок руководителя компании.
2.1.19. Организовывать организационно-информационное обеспечение внеофисной деятельности руководителя компании.
2.1.20. Выполнять иные деловые поручения и указания руководителя компании либо (по согласованию с ним) делегировать их выполнение другим сотрудникам аппарата управления.
2.1.21. Обеспечивать безопасные и комфортные условия работы в помещениях аппарата управления и кабинете руководителя компании.
2.1.22. Осуществлять контроль за сохранностью имущества и материальных ценностей, находящихся в помещениях аппарата управления и кабинете руководителя компании.
2.1.23. Руководить соответствующим оформлением помещений, следить за размещением, обновлением и состоянием информационных досок (стендов, баннеров, табличек с наименованием компании) внутри помещений и на здании, в котором расположен аппарат управления.
2.1.24. Обеспечивать чистоту и порядок в помещениях аппарата управления и кабинете руководителя компании, а также на прилегающей к зданию территории.
2.1.25. Следить за надлежащей организацией доступа в помещения аппарата управления и кабинет руководителя, контролировать ведение журнала учета посетителей.
2.1.26. Принимать исчерпывающие меры, направленные на подготовку обоснованных решений по вопросам организации работы аппарата управления.
2.1.27. Поддерживать взаимодействие с коллегами по аппарату управления в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.
2.1.28. Создавать подчиненным условия для высокоэффективной работы.
2.1.29. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.
2.1.30. ...(иное - указать конкретно)

3. Права
3.1. Помощник руководителя компании имеет право:
3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организации работы аппарата управления.
3.1.2. Давать сотрудникам аппарата управления указания и поручения по вопросам организации их работы, требовать от них своевременного, полного и качественного исполнения возложенных должностных полномочий.
3.1.3. Подписывать документы по вопросам организации работы аппарата управления.
3.1.4. Обращаться к руководителю компании с предложениями, направленными на совершенствование работы аппарата управления и организационно-информационного обеспечения деятельности.
3.1.5. По распоряжению заместителя директора по управлению представлять офис предприятия в других предприятиях, организациях и учреждениях.
3.1.6. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации работы офиса.
3.1.7. Требовать от структурных подразделений (должностных лиц) компании своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в том числе документированной, о состоянии порученной им работы.
3.1.8. Обеспечивать предоставление заинтересованным лицам (органам) информации о состоянии организации работы аппарата управления, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными нормативными актами компании.
3.1.9. Представлять руководителю компании свои предложения по применению в отношении сотрудников аппарата управления мер поощрения (наказания), предусмотренных законодательством и локальными нормативными актами компании, в связи с надлежащим (ненадлежащим) выполнением ими своих должностных обязанностей.
3.1.10. ...(иное - указать конкретно)

4. Взаимоотношения по должности
4.1. Помощник руководителя компании осуществляет организационно-информационное взаимодействие:
4.1.1. С сотрудниками аппарата управления - по вопросам, отнесенным к их компетенции.
4.1.2. С начальниками подразделений, должностными лицами компании - по вопросам взаимодействия аппарата управления с соответствующими подразделениями (должностным лицами).
4.2. Помощник руководителя компании обеспечивает согласование проектов документов, издаваемых в интересах надлежащей организации работы аппарата управления. Конкретный перечень лиц, с которыми производится согласование, определяется в зависимости от функционального назначения и содержания документа.
4.3. ...(иное - указать конкретно)

5. Ответственность
5.1. Помощник руководителя компании несет ответственность за:
5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы аппарата управления.
5.1.2. Невыполнение (ненадлежащее выполнение) приказов, распоряжений, решений, указаний и поручений руководителя компании.
5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну компании.
5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.
5.1.5. ...(иное - указать конкретно)



Источник - "Секретарь руководителя. Универсальный справочник", "Альфа-Пресс"