Должностная инструкция секретаря (секретаря-референта)

Примерная должностная инструкция секретаря (секретаря-референта) 1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).
1.2. Секретарь относится к категории специалистов.
1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.4. Секретарь назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.
1.5. В своей работе секретарь должен руководствоваться:
1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.
1.5.2. Инструкцией по организационно-информационному обеспечению деятельности директора.
1.5.3. ...(иное - указать конкретно)
1.6. Секретарь должен знать:
1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.
1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.
1.6.3. Функции и задачи офиса.
1.6.4. Полномочия работников офиса, график (режим) их работы.
1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.6.6. Основы организационно-информационного обеспечения деятельности руководящего состава предприятий (организаций, учреждений).
1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации (в части, относящейся к организационно-информационному обеспечению деятельности директора).
1.6.8. Архивное дело, машинопись, правила документирования с использованием типовых форм управленческих документов.
1.6.9. Деловой этикет.
1.6.10. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в офисе.
1.6.11. Правила и нормы охраны труда.
1.6.12. ...(иное - указать конкретно).
1.7. Секретарь должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе: ...(указать конкретно наиболее важные).
1.8. Секретарь подчиняется заместителю директора по управлению.
1.9. Распоряжения (указания, поручения) секретаря по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора обязательны для исполнения всеми работниками офиса.
1.10. На время отсутствия секретаря его замещает администратор (иной работник - указать конкретно).

2. Обязанности  1

1 Перечисленные обязанности могут распределяться между двумя и более секретарями (работниками офиса (аппарата управления)).

2.1. Секретарь обязан:
2.1.1. Выполнять (лично и с привлечением других работников офиса) работу по организационно-информационному обеспечению деятельности директора на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.1.2. Принимать поступающую на рассмотрение директора входящую и внутреннюю деловую корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением (резолюцией директора) в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.1.3. Вести офисное делопроизводство.
2.1.4. Подготавливать проекты документов (включая письма, справки, акты, приказы и т.п.) и информационные материалы, необходимые для обеспечения деятельности директора.
2.1.5. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
2.1.6. Организовывать проведение переговоров директора по техническим средствам коммуникации, принимать в отсутствие директора предназначенную для него информацию и своевременно доводить до сведения директора ее содержание.
2.1.7. Передавать от имени (по поручению) директора информацию по техническим средствам коммуникации, в том числе в форме телефонограмм, факсограмм, электронных писем (e-mail-сообщений) и т.п.
2.1.8. Выполнять работу по подготовке протокольных мероприятий (заседаний, совещаний и т.п.), проводимых руководителем, включая сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию.
2.1.9. Оформлять протоколы заседаний и совещаний, осуществлять заинтересованным сторонам рассылку выписок (копий) документов протокольных мероприятий.
2.1.10. По указанию директора осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений директора, его указаний и поручений.
2.1.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку по приказам, распоряжениям, поручениям и указаниям директора, регулярно информировать директора о результатах контроля.
2.1.12. Обеспечивать рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
2.1.13. Осуществлять организационно-информационное обеспечение деятельности директора.
2.1.14. Организовывать прием посетителей директором, содействовать оперативности рассмотрения их обращений.
2.1.15. Формировать офисные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
2.1.16. Поддерживать взаимодействие с коллегами по офису в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.
2.1.17. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.
2.1.18. Выполнять другие деловые поручения и указания директора либо (по согласованию с заместителем директора по управлению) делегировать их выполнение другим работника офиса.
2.1.19. ...(иное - указать конкретно)

3. Права
3.1. Секретарь имеет право:
3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.
3.1.2. Передавать работникам офиса указания и поручения по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.
3.1.3. В необходимых случаях визировать проекты служебных (деловых) документов, поступивших на подпись директора.
3.1.4. Обращаться к заместителю директора по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организационно-информационного обеспечения деятельности директора.
3.1.5. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организационно-информационного обеспечения деятельности директора.
3.1.6. Требовать от работников офиса своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в том числе документированной, о состоянии порученной им работы (в части, относящейся к организационно-информационному обеспечению деятельности директора).
3.1.7. Обеспечивать предоставление заинтересованным лицам (органам) информации, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.
3.1.8. ...(иное - указать конкретно)

4. Взаимоотношения по должности
4.1. Секретарь осуществляет организационно-информационное взаимодействие:
4.1.1. С заместителем директора по управлению - по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.
4.1.2. С работниками офиса - по вопросам организации работы офиса, отнесенным к их компетенции.
4.1.3. С начальниками подразделений, исполнителями (ответственными исполнителями) - по вопросам исполнения соответствующих поручений (резолюций) директора.
4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий, организаций и учреждений - по вопросам, представляющим взаимный интерес для предприятия и сторонних предприятий (организаций, учреждений).
4.2. ...(иное - указать конкретно)

5. Ответственность
5.1 Секретарь несет ответственность за:
5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.
5.1.2. Невыполнение служебных поручений и указаний директора, решений заместителя директора по управлению.
5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.
5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.
5.1.5. ...(иное - указать конкретно)



Источник - "Секретарь руководителя. Универсальный справочник", "Альфа-Пресс"