Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 25.01.2010.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│               Общие правила подготовки документов о работе              │

│                     на основании архивных сведений                      │

│                                                                         │

│    Для  получения  документа  в  архив  направляется  -  работником  или│

│уполномоченным  должностным  лицом  предприятия (например, инспектором по│

│кадрам) - соответствующий запрос. В запросе указываются:                 │

│    - наименование архивного учреждения, которому он адресован;          │

│    - адрес для направления ответа;                                      │

│    - изложение существа запроса;                                        │

│    - подпись отправителя запроса с расшифровкой;                        │

│    - контактный телефон и (или) адрес электронной почты.                │

│   Срок  исполнения  архивным  учреждением запроса не может превышать  30│

│дней.  В необходимых случаях этот срок может быть продлен не более чем на│

│30  дней  с  обязательным  письменным  уведомлением  об  этом отправителя│

│запроса.                                                                 │

│    Справки   составляются   на  основании  документов  (подлинников  или│

│заверенных  копий),  хранящихся  в архивном учреждении. При использовании│

│незаверенной копии об этом делается соответствующая отметка в справке.   │

│    Справка  оформляется  на  бланке  архивной  справки  (Приложение 42 к│

│Основным  правилам  работы  архивов организаций от 6 февраля 2002 г.) или│

│общем  бланке  архивного  учреждения. Справка подписывается руководителем│

│архивного  учреждения  и  ее  исполнителем,  подписи  заверяются  печатью│

│архивного учреждения.                                                    │

│    В  справку  включаются только сведения, упоминаемые в соответствующих│

│документах.   В  справке  излагаются  сведения,  относящиеся  к  существу│

│запроса,  приводятся  названия, даты, номера и архивные шифры документов,│

│на основе которых получены эти сведения.                                 │

│    Изложение сведений производится в прямом хронологическом порядке. При│

│цитировании текста документов выдержки заключаются в кавычки.            │

│    Названия   организаций   при   первом  упоминании  в  тексте  справки│

│приводятся  полные  и  (в скобках) сокращенные (если сокращенное название│

│является   официальным).  При  повторных  упоминаниях  приводятся  только│

│сокращенные названия.                                                    │

│    В  текст  справки  не   могут  включаться  какие-либо  комментарии  -│

│например, выводы, сделанные исполнителем запроса.                        │

│    Второй  экземпляр  справки  хранится  в  делах архивного учреждения в│

│соответствии с номенклатурой дел.                                        │

│    Копии и выписки выдаются на основании соответствующих запросов. Копия│

│воспроизводит  текст  документа  полностью,  выписка - часть  (фрагменты)│

│текста, относящиеся к существу запроса.                                  │

│    Требования к оформлению копий и выписок соответствуют вышеописанным. │

│    Отдельные   слова  (словосочетания)  документа,  включаемые  в  текст│

│справки (копии, выписки), прочтение которых вызывает затруднение, а также│

│исправления дополняются пометкой "Неразборчиво", "Так в тексте" и т.п.   │

│    Справки,  копии,  выписки направляются отправителю запроса по почте с│

│сопроводительным  письмом, подписанным руководителем архивного учреждения│

│или уполномоченным им лицом.                                             │

│    При отсутствии в архивном учреждении сведений, относящихся к существу│

│запроса,    отправителю   направляется   отрицательный   ответ.   В   нем│

│удостоверяется   отсутствие   в   архивном   учреждении   соответствующих│

│документов,  даются  рекомендации  о  том,  куда  следует  обратиться  за│

│получением  запрашиваемых сведений. Ответ оформляется на бланке архивного│

│учреждения.                                                              │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘