Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 16.11.2006.

Примерное положение

о группе бухгалтерского делопроизводства

в составе службы главного бухгалтера предприятия <1>

--------------------------------

<1> Соответствует Приложению к Методическим рекомендациям ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации".

1. Общие положения

1.1. Группа бухгалтерского делопроизводства (далее - группа) действует на правах структурного подразделения службы главного бухгалтера.

1.2. Группа предназначена для своевременного, полного и качественного документационного обеспечения деятельности службы главного бухгалтера.

1.3. Деятельность группы организуется в соответствии с ... (указать конкретно).

1.4. Структуру группы образуют:

1.4.1. Сектор методического руководства и контроля за организацией документационного обеспечения.

1.4.2. Сектор текущего хранения документов.

1.4.3. Сектор технической подготовки документов.

1.4.4. ... (указать иное в соответствии с фактической структурой).

1.5. Квалификационный и численный состав группы определяется в соответствии со штатным расписанием.

1.6. Полномочия работников группы регламентируются должностными инструкциями. При изменении функций и задач службы должностные инструкции пересматриваются.

1.7. Группу возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя предприятия по представлению главного бухгалтера.

1.8. ... (иное - указать конкретно).

2. Функции и задачи группы

2.1. В процессе своей деятельности группа реализует следующие основные функции:

2.1.1. Организационную.

2.1.2. Контрольную.

2.1.3. Методическую.

2.1.4. ... (иное - указать конкретно).

2.2. Группа выполняет следующие основные задачи по документационному обеспечению деятельности службы главного бухгалтера:

2.2.1. Формирует и совершенствует локальную подсистему документационного обеспечения в деятельности службы главного бухгалтера как составляющей единой системы ДОУ предприятия.

2.2.2. Разрабатывает, внедряет и совершенствует нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность группы и персонала службы главного бухгалтера по вопросам документационного обеспечения.

2.2.3. Упорядочивает документальную базу службы главного бухгалтера, унифицирует формы бухгалтерских документов, устанавливает правила их подготовки, определяет эстетические и эргономические требования к оформлению бухгалтерских документов и средствам работы с ними.

2.2.4. Определяет порядок прохождения и обработки бухгалтерских документов в соответствии с графиком документооборота, внедряет новые технологические приемы работы с указанными документами, направленные на сокращение сроков и повышение качества подготовки документов.

2.2.5. Разрабатывает информационно-поисковые системы по бухгалтерским документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации и т.п.).

2.2.6. Осуществляет контроль за своевременным, полным и качественным исполнением бухгалтерских документов, обобщает сведения о ходе и результатах их исполнения.

2.2.7. Организует работу по обеспечению сохранности бухгалтерских документов, состоящих на текущем хранении, в точном соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями Федерального архивного агентства России.

2.2.8. Осуществляет организационно-методическое руководство документационным обеспечением в подразделениях службы главного бухгалтера, организует обучение персонала службы рациональным методам и приемам обращения с бухгалтерскими документами, участвует в разработке учебно-методических пособий по делопроизводству.

2.2.9. Разрабатывает инструкции и стандарты по документационному обеспечению для структурных подразделений организации.

2.2.10. Разрабатывает, внедряет и ведет Табель и альбомы унифицированных форм документов, согласовывает изменения, дополнения и вновь разработанные формы и бланки документов и представляет их на утверждение руководителю организации. Периодически оповещает абонентов Табеля об изменениях и проводит консультации по запросам абонентов.

2.2.11. Осуществляет прием, учет, регистрацию, оформление документов, их экспедиционную обработку, хранение, а также информационно-справочную работу по документам.

2.2.12. Организует своевременное рассмотрение и подготовку доклада руководству о поступающих документах, осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

2.2.13. Обеспечивает контроль за прохождением и исполнением документов в подразделениях организации (и подведомственной сети). Контролирует исполнение документов в установленные сроки, обобщает и анализирует сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство по этим вопросам.

2.2.14. Организует работы по составлению графика документооборота и представляет его на утверждение руководителю организации. Контролирует соблюдение исполнителями графика документооборота в целом.

2.2.15. Организует по поручению руководства подготовку проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск.

2.2.16. Создает и поддерживает в качественном состоянии справочно-информационный аппарат к документообороту организации.

2.2.17. Организует машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов.

2.2.18. Разрабатывает и проектирует бланки документов.

2.2.19. Разрабатывает сводную номенклатуру дел организации, обеспечивает подготовку номенклатур дел структурными подразделениями, обеспечивает хранение дел и ведение архива традиционных и машиночитаемых документов, а также оперативное использование документной информации. Осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования подразделениями дел и подготовкой их к сдаче в архив организации.

2.2.20. Обеспечивает единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования документов, образующихся в деятельности организации (и подведомственной сети), для передачи на государственное хранение

2.2.21. Организует работы по исполнению обращений граждан.

2.2.22. Разрабатывает совместно с подразделениями организации мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

2.2.23. Осуществляет работу по формированию, ведению, пополнению информационной базы (ИБ) и банка данных (БД) для обеспечения контроля исполнения документов и поручений.

2.2.24. Администрирует ИБ и БД. Организует защиту информации и документации, санкционирует допуск к информации.

2.2.25. Корректирует по согласованию со структурными подразделениями организации соответствующие части Табеля форм документов организации, Альбома форм документации.

2.2.26. Разрабатывает нормативную базу по организации работ с информационным фондом организации.

2.2.27. Изучает и внедряет передовой зарубежный и отечественный опыт работы с документами.

2.2.28. Осуществляет планирование работ подразделений службы ДОУ, подготовку и представление отчетов о проделанной работе.

2.2.29. Изучает отечественный и зарубежный опыт работы с бухгалтерскими документами.

2.2.30. ... (иное - указать конкретно).

3. Полномочия

3.1. Группа имеет право:

3.1.1. Запрашивать и получать от всех структурных подразделений службы главного бухгалтера информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

3.1.2. Принимать участие в созываемых руководством службы главного бухгалтера совещаниях представителей структурных подразделений для рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию службы и связанных с выполнением ее задач и функций.

3.1.3. Участвовать в научно-практических мероприятиях по направлениям деятельности группы и документационного обеспечения управления в целом.

3.1.4. Вносить предложения по совершенствованию деятельности группы.

3.1.5. Привлекать персонал других структурных подразделений службы главного бухгалтера к выполнению работ, вытекающих из содержания задач и функций группы (с ведома руководства службы).

3.1.6. Пользоваться относящимися к компетенции группы информационными фондами службы главного бухгалтера в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.

3.1.7. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников группы, их поощрении и наложении на них взысканий.

3.1.8. Проводить проверки состояния документационного обеспечения в структурных подразделениях службы главного бухгалтера и доводить итоги проверок до руководителей подразделений для принятия соответствующих мер.

3.1.9. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений службы главного бухгалтера выполнения установленных правил работы с документами.

3.1.10. ... (иное - указать конкретно).

4. Ответственность

4.1. Группа в лице начальника группы несет ответственность за:

4.1.1. Несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины.

4.1.2. Необеспечение сохранности и конфиденциальности информационных ресурсов в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.

4.1.3. Несвоевременное и качественное выполнение функций и задач, изложенных в настоящем Положении.

4.1.4. Нерациональное распределение обязанностей между работниками группы.

4.1.5. Необеспечение условий труда работников группы в соответствии с санитарными нормами.

4.1.6. ... (иное - указать конкретно).

5. Взаимоотношения и связи

5.1. В процессе осуществления своей деятельности группа взаимодействует со следующими структурными подразделениями и должностными лицами:

5.1.1. ... (указать конкретно).