5
4. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММУ
4.1. Изменение подлинника документа на машинном носителе может производить только организация – создатель документа с обязательной регистрацией содержания и основания изменений и лица, ответственного за произведенные изменения.
Регистрацию изменений осуществляет организация – создатель записи документа.
4.2. Если в подлинник машинограммы вносят изменения, то на ней должны быть указаны основания изменений, дата, время их внесения, должность и подпись должностного лица, сделавшего изменения, и ее расшифровка.
4.3. Организация – создатель подлинника документа на машинном носителе или машинограммы обязана известить организации – пользователи документа о всех изменениях направлением сопроводительного письма, включающего информацию об изменениях и содержащего наряду с указанием обязательных реквизитов согласно п. 2.1 следующие сведения:
содержание изменений;
указание на основание изменений;
время внесения изменений;
подпись должностного лица.
При необходимости в сопроводительном письме может быть проставлен штамп или печать организации, создавшей подлинник документа на машинном носителе или машинограмму.
4.4. Изменения в дубликат (копию) документа на машинном носителе или машинограммы, находящихся у пользователя, вносят только на основании извещения организации – создателя документа на машинном носителе или машинограммы.
4.5. Измененный подлинник документа, а также дубликат и копии измененного документа сохраняют юридическую силу, если изменения внесены с соблюдением требований настоящего стандарта.
ПРИЛОЖЕНИЕ
Справочное
ОБРАЗЕЦ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА
Реквизиты организации – создателя документа на машинном носителе или машинограммы | Гриф ограничения доступа к документу |
Заголовок к тексту Адресат
В соответствии с договором от 25.12.84 направляю Вам документы на машинных носителях, включающие следующие сведения:
№ п.п. | Заводской номер магнитной ленты | Серийный номер тома | Содержание тома |
1 2 3 | 95 15734559 95 12356789 95 14567385 | У67890 Р01234 Т15168 | Выпуск продукции Реализация Транспортировка |
Приложение: магнитная лента – 3.
Наименование должности | Личная подпись | Расшифровка подписи |