Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 16.11.2006.

Примерная должностная инструкция инспектора по контролю

за исполнением поручений (документов)

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).

1.2. Инспектор по контролю за исполнением поручений (документов) (далее - инспектор) относится к категории специалистов.

1.3. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

1.4. Инспектор назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.

1.5. В своей работе инспектор должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по обеспечению контроля за исполнением поручений (документов).

1.5.3. ... (иное - указать конкретно).

1.6. Инспектор должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам обеспечения контроля за исполнением поручений (документов).

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

1.6.3. Формы и методы контроля за исполнением поручений (документов).

1.6.4. Технологию контроля за исполнением поручений (документов).

1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.6. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.

1.6.7. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в процессе контроля за исполнением поручений (документов).

1.6.8. Правила и нормы охраны труда.

1.6.9. ... (иное - указать конкретно).

1.7. Инспектор должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе: ... (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Инспектор подчиняется заместителю директора по управлению.

1.9. Распоряжения (указания, поручения) инспектора по вопросам контроля за исполнением поручений (документов) обязательны для исполнения всеми работниками офиса.

1.10. На время отсутствия инспектора его замещает документовед.

2. Обязанности

2.1. Инспектор обязан:

2.1.1. Выполнять (лично и с привлечением других работников офиса) работу по контролю за исполнением поручений (документов) на основе широкого использования новейших техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.2. Осуществлять контроль за своевременным, полным и качественным исполнением приказов, распоряжений, поручений и указаний (в том числе в составе резолюций на рассмотренных документах) руководства предприятия.

2.1.3. Принимать участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности офиса (в части, относящейся к организации контроля за исполнением поручений (документов)).

2.1.4. Проверять соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций (органов управления (власти)), на основе которых они издаются.

2.1.5. Вести контрольно-регистрационную картотеку по поручениям (документам), подлежащим контролю, регулярно информировать заместителя директора по управлению о результатах контроля.

2.1.6. Вести оперативный учет прохождения поручений (документов), подлежащих контролю.

2.1.7. Выявлять причины несвоевременного (неполного, некачественного) исполнения поручений (документов), анализировать их и на основе результатов анализа разрабатывать меры по устранению выявленных причин.

2.1.8. Разрабатывать нормативно-методические документы по вопросам организации контроля за исполнением поручений (документов).

2.1.9. Ежедневно до 11 часов делать напоминания исполнителям (ответственным исполнителям) поручений (документов) о сроках исполнения, уточнять состояние поручения (документа), делать соответствующие отметки в контрольной картотеке.

2.1.10. Ежедневно до 17 часов информировать заместителя директора по управлению о состоянии поручений (документов), подлежащих исполнению к исходу следующего рабочего дня.

2.1.11. Поддерживать взаимодействие с коллегами по офису в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.12. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.13. Выполнять другие поручения и указания заместителя директора по контролю за исполнением поручений (документов) либо (по согласованию с ним) делегировать выполнение таких поручений другим работникам офиса.

2.1.14. ... (иное - указать конкретно).

3. Права

3.1. Инспектор имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организации контроля за исполнением поручений (документов).

3.1.2. Давать работникам офиса указания и поручения по вопросам контроля за исполнением поручений (документов), требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.

3.1.3. Давать исполнителям (ответственным исполнителям) рекомендации по организации исполнения поручений (документов).

3.1.4. Обращаться к заместителю директора по управлению с предложениями, направленными на совершенствование контроля за исполнением поручений (документов).

3.1.5. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы контроля за исполнением поручений (документов).

3.1.6. Требовать от работников офиса своевременного, полного и качественного предоставления достоверной информации, в том числе документированной, о состоянии порученной им работы (в части, относящейся к организации контроля за исполнением поручений (документов)).

3.1.7. Обеспечивать предоставление заинтересованным лицам (органам) информации, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

3.1.8. ... (иное - указать конкретно).

4. Взаимоотношения по должности

4.1. Инспектор осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С заместителем директора по управлению - по вопросам организации контроля за исполнением поручений (документов).

4.1.2. С работниками офиса - по вопросам организации контроля за исполнением поручений (документов).

4.1.3. С начальниками подразделений, исполнителями (ответственными исполнителями) - по вопросам исполнения соответствующих поручений (документов).

4.2. ... (иное - указать конкретно).

5. Ответственность

5.1. Инспектор несет ответственность за:

5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации контроля за исполнением поручений (документов).

5.1.2. Невыполнение служебных поручений и указаний директора, решений заместителя директора по управлению.

5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.1.5. ... (иное - указать конкретно).