ОСНОВНЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
секретаря
Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений.
Получает для руководителя информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению.
Организует телефонные переговоры руководителя.
Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.
Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
Следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
Принимает документы на подпись руководителю.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Для надлежащего выполнения должностных обязанностей должен знать:
руководящие и нормативные документы, касающиеся ведения делопроизводства;
руководящий состав организации и ее подразделений;
правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
основы организации труда;
законодательство о труде и охране труда РФ;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.