Положение о работе с просроченной задолженностью по оплате товаров
Приложение к приказу Общества с ограниченной ответственностью "_________" от __.__. 20__ N ___
Положение о работе с просроченной задолженностью по оплате товаров
1. Настоящее положение (далее - положение) определяет порядок действий указанных в п. 2 положения работников Общества с ограниченной ответственностью "_________" (далее - общество), направленных на прогнозирование и предупреждение возможного неисполнения покупателями товаров общества (далее - контрагенты) своих обязанностей оплачивать стоимость поставленных товаров, а также направленных на погашение контрагентами задолженности по оплате товаров общества (далее - задолженность) в досудебном порядке.
2. Положение распространяется на генерального директора и работников следующих структурных подразделений: коммерческого отдела (далее - ответственные сотрудники), бухгалтерии, юридического отдела, административного отдела.
3. Ответственные сотрудники в ходе исполнения обществом соответствующих договоров поставок обязаны осуществлять сбор информации, относящейся к дееспособности и платежеспособности контрагентов. Особое внимание ответственные сотрудники должны уделять:
- сведениям о количестве не реализованных (или) не оплаченных контрагентами товаров, полученных от общества;
- фактам сокращения ассортимента и количества товаров общества, приобретаемых контрагентами;
- фактам сокращения у контрагентов количества торгового оборудования, транспорта, организационной техники и мебели в месте нахождения;
- фактам сокращения штата работников контрагентов.
4. Ответственные сотрудники обязаны:
а) ежеквартально письменно запрашивать у контрагентов:
- акты сверки взаимных расчетов;
- заверенные копии бухгалтерских балансов;
- справки об исполнении обязанностей по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней и налоговых санкций;
б) не реже одного раза в месяц осуществлять сбор сведений о контрагентах с использованием открытых ресурсов, указанных в п. 7 положения.
5. Ответственные сотрудники в срок не позднее 5 (пяти) дней до дня окончания срока оплаты товаров, предусмотренных соответствующими договорами поставок, обязаны ежедневно предпринимать действия, направленные на обеспечение своевременного исполнения контрагентами своих обязанностей (направление соответствующих сообщений по электронной почте или факсимильной связи, телефонные переговоры и т.п.).
6. При наличии данных, свидетельствующих о возможном возникновении задолженности у контрагентов, в том числе полученной при исполнении требований п. 4 положения, ответственные сотрудники обязаны:
- немедленно уведомлять об этом коммерческого директора в письменном виде (служебной запиской);
- еженедельно осуществлять сбор сведений о таких контрагентах с использованием открытых интернет-ресурсов (официальные сайты Высшего Арбитражного Суда и Федеральной налоговой службы) и доводить их до сведения коммерческого директора.
7. Если контрагенты не оплатили товары в сроки, определенные соответствующими договорами поставок, то в первый рабочий день такой просрочки ответственные сотрудники:
а) доводят до сведения коммерческого директора свои предложения о возможности предоставления контрагентам отсрочек (рассрочек) по оплате полученных товаров общества;
б) проводят согласование с контрагентами условий предлагаемых им отсрочек (рассрочек) по оплате полученных товаров общества, одобренных коммерческим директором;
в) оформляют в электронном виде (файл "Документ Microsoft Word") гарантийные письма (форма гарантийного письма содержится в приложении к настоящему положению) и осуществляют их согласование с коммерческим директором;
г) направляют гарантийные письма по электронной почте контрагентам с предложением оформить их в письменном виде (на бумажном носителе) без изменения содержания, подписать, заверить их оттисками печатей и в кратчайший срок направить оригиналы гарантийных писем в общество заказными письмами 1-го класса (иным способом, обеспечивающим кратчайший срок доставки);
д) предлагают контрагентам направить в общество вместе с гарантийными письмами подписанные и заверенные оттисками печатей акты сверки взаимных расчетов.
В дальнейшем ответственные сотрудники самостоятельно осуществляют взаимодействие с контрагентами в целях погашения последними задолженностей.
8. Если сроки существования задолженности контрагентов превысят 10 (десять) дней:
а) ответственные сотрудники в течение рабочего дня, следующего за днем истечения срока, указанного в настоящем пункте, представляют коммерческому директору в письменном виде (на бумажном носителе) предложения о подготовке и направлении контрагентам письменных требований об исполнении денежных обязательств (далее - предложения);
б) коммерческий директор в течение одного рабочего дня со дня получения предложений доводит их до сведения генерального директора;
в) генеральный директор в случае согласия с предложениями визирует их своей подписью и указывает даты визирования (далее - одобренные предложения);
г) коммерческий директор в день получения одобренных предложений от генерального директора передает их соответствующим ответственным сотрудникам.
9. Не позднее рабочего дня после получения одобренных предложений:
а) ответственные сотрудники запрашивают в бухгалтерии копии товарных и транспортных накладных, оформленных в отношении товаров, которые контрагенты не оплатили, а также копии платежных поручений контрагентов, если стоимость товаров оплачена частично;
б) работники бухгалтерии передают ответственным сотрудникам копии документов, указанные в пп. "а" настоящего пункта;
в) ответственные сотрудники передают в юридический отдел копии документов, указанных в пп. "а" настоящего пункта, оригиналы соответствующих договоров поставок и одобренные предложения;
г) соответствующий работник юридического отдела:
- на основании представленных документов осуществляет подготовку письменных требований об исполнении денежных обязательств (далее - претензии);
- передает претензии на подпись начальнику юридического отдела;
- вносит в одобренные предложения резолюции "выполнено" с указанием соответствующих дат и заверяет их своей подписью;
- передает документы, указанные в пп. "а" настоящего пункта, подписанные начальником юридического отдела претензии (далее - подписанные претензии) и договоры поставок соответствующим ответственным сотрудникам.
10. Ответственные сотрудники незамедлительно после получения подписанных претензий:
а) направляют их копии по электронной почте и факсимильной связью контрагентам;
б) осуществляют подготовку подписанных претензий к отправке их заказными письмами 1-го класса с заказными уведомлениями о вручении (оформляют конверты и уведомления о вручении);
в) передают в административный отдел подписанные претензии для их дальнейшей отправки контрагентам в порядке, установленном обществом.
11. В случае получения обществом от контрагентов оригиналов гарантийных писем и актов сверки взаимных расчетов либо подтверждений отправки названных документов обществу ответственные сотрудники незамедлительно информируют об этом коммерческого директора. При этом подготовка претензий не осуществляется (приостанавливается) до особого распоряжения генерального директора.
12. Общество прекращает поставки товаров контрагентам в случаях превышения ими установленных обществом размеров лимитов дебиторской задолженности.
13. Решение о взыскании обществом задолженности в судебном порядке принимает генеральный директор.
Источник - "Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, № 4