Примерная должностная инструкция документоведа

Примерная должностная инструкция документоведа
1. Общие положения.
1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).
1.2. Документовед относится к категории специалистов.
1.3. Квалификационные требования:
1.3.1. Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее трех лет.
1.3.2. Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее трех лет.
1.3.3. Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
1.4. Документовед назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.
1.5. В своей работе документовед должен руководствоваться:
1.5.1. Настоящей Должностной инструкцией.
1.5.2. Инструкцией по документационному обеспечению управления.
1.5.3. ... (иное - указать конкретно).
1.6. Документовед должен знать:
1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам организации документационного обеспечения управления.
1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.
1.6.3. Документационный менеджмент, документирование управленческой деятельности, архивное дело.
1.6.4. Схему документооборота предприятия.
1.6.5. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.
1.6.6. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности управленческих документов.
1.6.7. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.6.8. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.
1.6.9. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в интересах организации документационного обеспечения управления.
1.6.10. Правила и нормы охраны труда.
1.6.11. ... (иное - указать конкретно).
1.7. Документовед должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в т.ч... (указать конкретно наиболее важные).
1.8. Документовед подчиняется заместителю директора по управлению.
1.9. Распоряжения (указания, поручения) документоведа по вопросам организации документационного обеспечения управления обязательны для исполнения всеми работниками офиса.
1.10. На время отсутствия документоведа его замещает инспектор по контролю за исполнением поручений (документов).
2. Обязанности.
2.1. Документовед обязан:
2.1.1. Выполнять (лично и с привлечением других работников офиса) работу по организации документационного обеспечения управления на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.1.2. Разрабатывать и внедрять прогрессивные технологические процессы работы с документами и документированной информацией на базе организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.1.3. Принимать участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности офиса (в части, относящейся к документационному обеспечению управления).
2.1.4. Осуществлять контроль за состоянием документационного обеспечения управления в офисе и подразделениях предприятия, анализировать результаты контроля, на основе данных анализа готовить предложения по усовершенствованию документационного менеджмента и документирования управленческой деятельности.
2.1.5. Разрабатывать унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документированной информации.
2.1.6. Организовывать внедрение систем ведения документации, стандартов по вопросам документационного обеспечения управления.
2.1.7. Принимать меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.1.8. Участвовать в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
2.1.9. Принимать участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в т.ч. безбумажных).
2.1.10. Разрабатывать нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.
2.1.11. Поддерживать взаимодействие с коллегами по офису в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.
2.1.12. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.
2.1.13. Выполнять другие поручения и указания заместителя директора по организации документационного обеспечения управления либо (по согласованию с ним) делегировать выполнение таких поручений другим работникам офиса.
2.1.14. ... (иное - указать конкретно).
3. Права.
3.1. Документовед имеет право:
3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организации документационного обеспечения управления.
3.1.2. Давать работникам офиса указания и поручения по вопросам организации документационного обеспечения управления, их своевременного, полного и качественного исполнения.
3.1.3. Обращаться к заместителю директора по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организации документационного обеспечения управления.
3.1.4. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации документационного обеспечения управления.
3.1.5. Требовать от работников офиса своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в т.ч. документированной, о состоянии порученной им работы (в части, относящейся к организации документационного обеспечения управления).
3.1.6. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации, в т.ч. документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.
3.1.7. ... (иное - указать конкретно).
4. Взаимоотношения по должности.
4.1. Документовед осуществляет организационно-информационное взаимодействие:
4.1.1. С заместителем директора по управлению - по вопросам организации документационного обеспечения управления.
4.1.2. С работниками офиса - по вопросам организации документационного обеспечения управления офисом.
4.1.3. С начальниками подразделений, исполнителями (ответственными исполнителями) - по вопросам организации документационного обеспечения управления соответствующими подразделениями.
4.2. ... (иное - указать конкретно).
5. Ответственность.
5.1. Документовед несет ответственность:
5.1.1. За нарушение положений руководящих документов по вопросам организации документационного обеспечения управления.
5.1.2. За невыполнение служебных поручений и указаний директора, решений заместителя директора по управлению.
5.1.3. За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.
5.1.4. За неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.
5.1.5. ... (иное - указать конкретно).



Источник - "Справочник по делопроизводству", "Налоговый вестник"