Должностная инструкция секретаря-референта генерального директора

Наименование                                     УТВЕРЖДАЮ
организации
__________________________
(Руководитель организации)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-референта                              ____________/_____________
генерального директора                              Личная     Расшифровка
подпись      подписи
"___"__________ ____ N ____                      "___"_____________ ____ г.

г. ____________                                       М.П.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-референта генерального директора (далее - "Работник").
1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.
1.3. Работник подчиняется непосредственно _______________ Организации.
1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее, среднее специальное образование и стаж работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.5. Работник должен знать:
- Перспективы развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности.
- Организацию работы с документами, составления документации.
- Организацию управленческого труда.
- Применение средств вычислительной и организационной техники.
- Иностранный язык для перевода служебной документации коммерческого партнера.
- Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
- Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
- Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
- Оперативно-организационное обслуживание руководства.
- Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
- Культуру труда и служебной этики.
- Охрану труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ___________________.
1.7. Работник подчиняется непосредственно ______________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Работник:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
2.2. Обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.3. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.4. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.5. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, представляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.6. Осуществляет оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).
2.7. Ведет прием посетителей.
2.8. Выполняет работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
2.9. Обеспечивает выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
2.10. Использует ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
2.11. Проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
2.12. Выполняет отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

3. ПРАВА
3.1. Работник имеет право:
- на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;
- на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;
- на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;
- на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
- на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;
- на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;
- представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Работник несет ответственность за:
4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.
4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.
4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.5. Причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

___________________________      ________________      ______________
(Наименование должности          (Личная подпись)       (Расшифровка
руководителя структурного                                  подписи)
подразделения)

"___"__________ _____ г.

СОГЛАСОВАНО
(указать всех заинтересованных лиц
и их подписи)
___________________________      ________________      ______________
(Личная подпись)       (Расшифровка
подписи)

"___"__________ _____ г.

С инструкцией ознакомлен:        ________________      ______________
(Личная подпись)       (Расшифровка
подписи)

"___"__________ _____ г.