Как работать с фрилансерами: договоры, оплата услуг, налоги

Как без проблем работать с фрилансерами: договоры, оплата услуг, налоги

За последние годы вопрос легального взаимодействия с фрилансерами постепенно стал актуальным почти для каждого бизнеса. Хорошо, если фрилансер — гражданин РФ, обычное физлицо или ИП. Тогда все более-менее понятно. Но иногда возникает потребность привлечь на проект самозанятого или нерезидента. В последнем случае появляются детали, связанные с валютным контролем.

Статус фрилансера подсказывает ответы на многие вопросы: как по документам оформлять сделки, какие налоги уплачивать, что учитывать при осуществлении расчетов.

Фрилансер — это специалист, который выполняет работу удаленно, при этом он не вступает с заказчиком в трудовые отношения. Следовательно, он не обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

Обычно фрилансер-исполнитель сам устанавливает себе график, самое главное — чтобы он соблюдал сроки выполнения работы и показывал результат, которого от него ожидает заказчик. В таком режиме обычно работают копирайтеры, дизайнеры, ИТ-специалисты, эксперты по продвижению сайтов и многие другие, чья функция не требует постоянного присутствия в офисе.

У фрилансера могут быть разные статусы:

Если фрилансер — физлицо

Какой договор заключать. В этом случае с фрилансером оформляют договор гражданско-правового характера (ГПХ). Обычно это договор подряда, договор возмездного оказания услуг или авторский договор.

Скачать образец договора подряда с физлицом

Важно помнить, что отношения заказчика и фрилансера-физлица по договору ГПХ регулируются Гражданским кодексом. Поэтому в тексте договора нужно ссылаться на его нормы и не использовать формулировки из Трудового кодекса.

Фрилансер — не сотрудник в традиционном понимании, скорее — исполнитель, подрядчик.

Налоги и взносы. Заказчик выступает налоговым агентом, поэтому у него возникает обязанность по удержанию НДФЛ и уплате страховых взносов в ФСС, ФОМС, ПФР.

Если фрилансер — самозанятый

Какой договор заключать. Так же, как и в случае с обычным физлицом, с самозанятым оформляется договор ГПХ. Но в нем эксперты рекомендуют прописать три детали:

•о том, что заказчик, согласно п. 8 ст. 2 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ, освобожден от обязанности по уплате налогов и взносов;

•о том, что при расчетах самозанятый должен сформировать и передать компании-заказчику чек (он потребуется для подтверждения затрат);

•о том, что самозанятый, в случае снятия с учета, должен предупредить об этом заказчика.

Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ предоставляет возможность зарегистрироваться в качестве самозанятых гражданам ЕАЭС. Чтобы получить такой статус, им достаточно иметь ИНН и учетную запись в личном кабинете налогоплательщика-физлица на сайте ФНС.

На самозанятых граждан ЕАЭС распространяются те же обязанности и привилегии, что и на россиян.

Налоги и взносы. С самозанятыми фрилансерами бизнесу сотрудничать выгоднее, так как обязательство по уплате налога самозанятый полностью берет на себя.

Ставка налога фиксированная: 4 % при совершении сделки с физлицом, 6 % – с юрлицом.

Если фрилансер — ИП

Какой договор заключать. С ИП тоже заключается договор ГПХ.

Скачать образец договора подряда с ИП

Налоги и взносы. У заказчика не возникает обязанность по уплате страховых взносов и НДФЛ. Он просто выплачивает вознаграждение фрилансеру-ИП, а тот в свою очередь сам рассчитывает свои налоги и взносы в зависимости от выбранного налогового режима.

Если фрилансер — нерезидент

Налоговый нерезидент — это лицо, находящееся на территории РФ менее 183 дней в течение следующих подряд 12 месяцев. Почему это важно учитывать при взаимодействии с фрилансерами? Потому что налогообложение доходов физлиц зависит не от их гражданства, а от налогового статуса и от вида полученного ими дохода. И компании должны удерживать НДФЛ с доходов сотрудников по правильной ставке.

Налоговый нерезидент — это необязательно иностранец. Им может быть и гражданин РФ, который большую половину года проживает на территории другого государства. О том, что при определении резидентства гражданство роли не играет, Минфин неоднократно напоминал в своих письмах.

В связи с привлечением к работе нерезидентов часто возникает вопрос: облагаются ли их доходы, полученные за оказание услуг по договорам ГПХ за пределами России, НДФЛ? Ответ на этот вопрос дается в Письме Минфина РФ от 31.03.2014 № 03-04-05/14022.

Эксперты ведомства считают, что не облагается. К плательщикам НДФЛ относятся:

•резиденты РФ;

•нерезиденты, которые получают доходы от источников в РФ (п. 1 ст. 207 НК РФ).

Согласно пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ, вознаграждение, перечисляемое за оказание услуг вне пределов РФ, относится к доходам, полученным от зарубежных источников.

Следовательно, нерезидент не признается плательщиком НДФЛ, даже если он оказывает услуги исключительно на территории иностранного государства заказчику, находящемуся в России. Получается, что заказчик в этом случае не может быть признан налоговым агентом по НДФЛ.

Ситуация 1: нерезидент — гражданин РФ

Гражданин РФ долго живет за границей, является налоговым нерезидентом, при этом по договору ГПХ оказывает услуги российской компании. Нужно ли уплачивать страховые взносы с его вознаграждения?

Из ст. 420 НК РФ следует, что объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты в пользу физлиц, подлежащих страхованию, а именно выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений и по договорам ГПХ, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

Есть только несколько исключений — они указаны в п. 4 ст. 420 НК РФ.

Следовательно, заказчику нужно уплачивать страховые взносы за исполнителя по договору возмездного оказания услуг.

Ситуация 2: нерезидентом выступает иностранный ИП

Представим, что ООО заключает договор с ИП‑нерезидентом из Украины. Какие налоги в этом случае уплачиваются?

Согласно п. 1 ст. 310 НК РФ, налог с доходов, полученных иностранной организацией от источников в РФ, исчисляется и удерживается российской организацией при каждой выплате доходов, указанных в п. 1 ст. 309 НК РФ. В этом случае она признается налоговым агентом по налогу на прибыль иностранной организации или ИП. А удержанный с доходов налог перечисляется ею в федеральный бюджет РФ.

В ст. 7 НК РФ говорится, что если международным договором РФ, содержащим положения, касающиеся налогообложения и сборов, установлены иные правила и нормы, чем предусмотренные НК РФ и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами о налогах и сборах, то применяются правила и нормы международных договоров РФ.

В данной ситуации речь идет об ИП‑нерезиденте из Украины. Есть Соглашение между Правительством РФ и Правительством Украины от 08.02.95, в котором следует обратить внимание на ст. 7. В ней разъясняется, как должна облагаться налогом прибыль предприятия договаривающегося государства.

Суть заключается в следующем: прибыль от предпринимательской деятельности на территории РФ украинского ИП облагается налогом на доходы только на Украине. Российское ООО, которое выплачивает доход, не обязано в этом случае удерживать налог на доходы в качестве налогового агента по налогу на прибыль. Рассчитывать и уплачивать налог будет украинский ИП. Он также должен предоставить российскому заказчику документы, указанные в ст. 312 НК РФ, для подтверждения своего налогового резидентства.

Что касается НДС, то здесь важно обратить внимание на место реализации услуг. ИП осуществляет деятельность на территории Украины, следовательно, местом реализации услуг для целей исчисления НДС территория РФ не является. Поэтому российское ООО не признается налоговым агентом.

Ситуация 3: нерезидент — иностранное физлицо

Допустим, российская компания заключает договор ГПХ с физлицом, которое является нерезидентом, то есть проживает в Казахстане и там же выполняет работы. Как в этом случае заказчику начислять вознаграждение?

Заказчику важно запросить документы, подтверждающие факт осуществления деятельности на территории Казахстана.

Доходы, выплаченные нерезиденту, в описанной ситуации, не являются объектом обложения НДФЛ в РФ (п.2 ст. 209 НК РФ).

Иностранец не является застрахованным лицом в системе обязательного социального страхования в РФ.

Согласно Письму Минфина РФ от 17.09.2019 N 03-04-05/71504, вознаграждение по договору ГПХ в такой ситуации не подлежит обложению страховыми взносами. Сведения в ПФР по нерезиденту не представляются.

Те доходы, которые нерезидент будет получать, он должен самостоятельно задекларировать на территории Казахстана.

Способы расчета с фрилансерами

Их несколько, и у каждого своя специфика.

Наличные расчеты  

Сегодня такой способ почти не используется, так как фрилансеры работают удаленно. Но все же об этом способе следует упомянуть, поскольку на него распространяется лимит: общая сумма наличных платежей по конкретному договору не должна превышать 100 000 руб. В противном случае грозит штраф по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ:

•на должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.;

•на юрлиц — от 40 000 до 50 000 руб.

Безналичные расчеты

В случае с резидентами вопросы по такому способу расчета возникнуть не должны. Но если вы взаимодействуете с фрилансером-иностранцем, то нужно помнить о Федеральном законе от 10.12.2003 № 173-ФЗ о валютном контроле. Просто так заключить договор с нерезидентом и перевести ему деньги не получится.

Даже если вы переводите нерезиденту рубли, все равно придется пройти валютный контроль. Для такого перевода потребуется подтвердить сделку документами — лучше уточнить в банке, какими именно.

Ранее, до 2019 года, на каждый контракт, заключенный с иностранным поставщиком, нужно было оформлять специальный документ — паспорт сделок. Его отменили, но обязанность регистрации контрактов осталась, если сумма превышает 3 млн руб. В этом случае в банке в отделе валютного контроля регистрируется договор, и банк следит, чтобы условия договора не были нарушены.

Электронные деньги

Этот способ расчета очень распространен не только среди фрилансеров-иностранцев, но и среди исполнителей, работающих на территории России. Обычно используются такие системы расчетов, как WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI.

Для того, чтобы рассчитываться электронными деньгами, нужно соблюдать обязательное условие: кошелек должен быть прикреплен к расчетному счету. То есть по сути речь идет о создании корпоративного кошелька, когда ИП или организации проходят идентификацию с помощью ИНН.

Также для расчетов электронными деньгами действуют ограничения:

•Для корпоративного кошелька установлен лимит остатка электронных денежных средств на конец рабочего дня — 600 000 руб.

•Электронными деньгами можно рассчитываться только с физлицами.

•Если оплата осуществляется в рамках договора ГПХ, кошелек исполнителя должен быть персонифицированным.

Биржа фрилансеров

Иногда фрилансеры работают через биржи, а заказчики ищут там исполнителей. В этом случае взаимодействие происходит напрямую по схеме «заказчик — биржа» и «биржа — исполнитель».

Договорные отношения у заказчика осуществляются через биржу.

Как подтвердить расходы

Со всеми фрилансерами оформляются документы. С резидентами заключается договор ГПХ, а по итогу работ составляется акт сдачи-приемки оказанных услуг. Чтобы подтвердить расходы, необходимо обязательно подписать этот акт.

С нерезидентом ситуация отличается. Как правило, с ним тоже заключается договор ГПХ, но текст договора составляется с участием юриста, который учитывает тонкости взаимодействия с тем, кто выполняет работу на территории другого государства.

Обычно иностранные работники не оформляют акты выполненных работ. Основным документом остается договор, в котором фиксируются сроки, объемы работ и суммы. Также важную роль играет инвойс — счет на оплату.

Если акт выполненных работ между сторонами не подписывается, то как подтверждать затраты? В этом случае для обоснования затрат можно использовать документы, косвенно подтверждающие факт расходов. Допускается их хранение как в электронном, так и в бумажном формате, чтобы фиксировать произведенные затраты по договору.

Марина Крицкая

Материал предоставлен журналом "Контур.Журнал"