Процедура оформления гражданско-правовых договоров с физическими лицами

"УТВЕРЖДАЮ"
___________________________________
(должность руководителя организации)
__________________________________
(наименование организации)
"___"_____________________ _____ г.
М.П.

ПРОЦЕДУРА ОФОРМЛЕНИЯ ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫХ ДОГОВОРОВ "________________" С ФИЗИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ
Настоящая Процедура оформления гражданско-правовых договоров "__________" с физическими лицами (далее - "Процедура") разработана в целях надлежащего оформления и учета договоров, заключаемых "__________" (далее - "Организация") с физическими лицами (далее - "Исполнители"), об оказании услуг/выполнении работ (договоры возмездного оказания услуг, договоры подряда) (далее - "Договоры") и определяет порядок их заключения и исполнения.

1. ВИДЫ И ФОРМЫ ДОГОВОРОВ
1.1. Договор возмездного оказания услуг.
Подлежит заключению в случае, когда предметом взаимоотношений является оказание Исполнителем услуг Организации, таких как:
- услуги по уборке помещений, территорий;
- услуги по вывозу мусора и т.п.;
- консультационные и информационные услуги, в том числе связанные с оказанием услуг на продолжительной основе (переводчик, курьер, аудитор и т.п.);
- услуги по техническому обслуживанию оборудования Организации;
- такелажные услуги;
- услуги по предоставлению в аренду/в пользование имущества;
- поиск и привлечение физических и юридических лиц, желающих приобрести и пользоваться услугами, предоставляемыми Организацией.
1.2. Договор подряда подлежит заключению в случае, когда предметом взаимоотношений является выполнение Исполнителем определенной работы, результатом которой является создание овеществленного результата, материальных ценностей, подлежащих бухгалтерскому учету, таких как:
- выполнение монтажно-наладочных и демонтажных работ;
- дооборудование объектов Организации;
- проведение контрольных измерений, тестирования;
- выполнение кроссирования кабельных пар, цифровых потоков;
- прокладка и монтаж перекидных кабелей;
- выполнение работ по обеспечению электропитанием;
- выполнение иных работ, не предусмотренных настоящим перечнем.
Приведенный перечень видов Договоров возмездного оказания услуг и Договоров подряда не является исчерпывающим.
1.3. Формы Договоров, Актов оказанных услуг/Актов выполненных работ.
Типовые формы Договора возмездного оказания услуг, Договора подряда, Акта оказанных услуг, Акта выполненных работ, а также дополнений к Договорам и форма служебной записки размещены в ____________________.

2. ПРОЦЕДУРА ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРОВ
2.1. Для оформления нового Договора и продления срока действия ранее заключенного Договора сотрудник Организации (далее - "Инициатор"), инициирующий заключение Договора с Исполнителем, должен заполнить и оформить служебную записку по установленной форме. Служебная записка, подписанная Инициатором, утверждается руководителем подразделения и директором департамента Организации и передается Инициатором в департамент Организации по работе с персоналом.
2.2. Договоры составляются Инициатором в 2 (двух) экземплярах.
2.3. Все вновь заключаемые Договоры в Организации, а также Договоры в связи с продлением срока их действия подлежат согласованию Инициатором с:
- департаментом Организации по работе с персоналом;
- бухгалтерией Организации;
- юридическим департаментом (в случае внесения в типовую форму изменений, касающихся предмета Договора, условий и порядка оплаты оказанных услуг/выполненных работ).
2.4. Оформленный и согласованный Инициатором с департаментами Организации Договор:
- направляется Инициатором в бухгалтерию Организации по электронной почте на имя ________________;
- передается Инициатором в департамент по работе с персоналом для подписания со стороны Организации.
2.5. Все заключенные в Организации Договоры подлежат регистрации в департаменте Организации по работе с персоналом. Первый экземпляр заключенного Организацией Договора передается в бухгалтерию для исполнения, второй выдается Инициатором на руки Исполнителю.

3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОГОВОРАМ
3.1. Срок действия Договора.
Срок действия Договоров, заключаемых в Организации, ни при каких обстоятельствах не может заканчиваться позднее 31 декабря текущего года его заключения.
В случае необходимости продление срока действия Договора осуществляется Инициатором путем его перезаключения на следующий календарный год.
3.2. Оформление и заключение Договоров в Организации по возможности должно производится Инициаторами заблаговременно до начала оказания услуг/выполнения работ.
3.3. В целях упорядочения и подготовки отчетности в Организации Договоры должны поступать на регистрацию в департамент Организации по работе с персоналом и на исполнение в бухгалтерию Организации не позднее месяца начала оказания услуг/выполнения работ.
3.4. Внесение изменений в условия Договора.
Внесение изменений в Договор, касающихся сроков и условий оплаты оказываемых услуг/выполняемых работ, подлежит оформлению дополнением к существующему Договору по процедуре заключения Договора. Оформление нового Договора в подобных случаях не требуется.
3.5. Расторжение Договора.
3.5.1. В случае расторжения Договора по инициативе Организации Инициатор вручает Исполнителю соответствующее уведомление. Уведомление о расторжении Договора готовится Инициатором в 2-х (двух) экземплярах по согласованию с департаментом по работе с персоналом и передается Исполнителю под роспись. Первый экземпляр уведомления о расторжении Договора остается у Исполнителя, второй (с подписью Исполнителя) передается Инициатором в департамент Организации по работе с персоналом.
3.5.2. При расторжении Договора по инициативе Исполнителя Исполнитель должен написать заявление о расторжении Договора с указанием даты прекращения срока действия Договора. Оригинал заявления Исполнителя о расторжении Договора подлежит передаче Инициатором в департамент Организации по работе с персоналом.
3.5.3. В случае если в рамках исполнения Договора Организацией были переданы Исполнителю материальные ценности, Исполнитель должен возвратить Организации такие материальные ценности, получить в департаменте Организации по работе с персоналом обходной лист и оформить его в соответствии с внутренней процедурой в Организации. Контроль за выполнением Исполнителем настоящего положения Процедуры осуществляет Инициатор.
3.6. Приемка оказанных услуг/выполненных работ.
Выполнение Исполнителем обязательств по Договорам ежемесячно подтверждается подписываемым Организацией и Исполнителем Актом оказанных услуг/Актом выполненных работ. Акт оказанных услуг/Акт выполненных работ подлежит ежемесячному оформлению Инициатором в соответствии с типовой формой.
Оплата оказанных Исполнителем услуг/выполненных работ осуществляется в Организации только на основании надлежащим образом оформленных и подписанных Исполнителем Актов.



Источник - ЗАО "Юринформ В"