2
Вид дубликата устанавливает предприятие-держатель подлинников по согласованию с предприятием-дублером или заказчиком.
1.5. Изготовление дубликатов на предприятии-дублере вручную допускается только по согласованию с предприятием-держателем подлинников.
1.6. Дубликаты должны обеспечивать получение с них качественных копий.
1.7. Фото-, электро- и диазодубликаты должны быть четкими и контрастными. Свободное поле должно быть светлым или иметь незначительный фон, не затемняющий изображения.
Дубликаты должны быть плоские и ровно обрезанные. Линия обреза должна проходить за внешней рамкой листов.
Если необходимо окантовать дубликаты, то должен быть предусмотрен припуск при обрезке.
В дубликатах допускается восстанавливать черной тушью отдельные линии, цифры и буквы, нечетко получившиеся при изготовлении.
Надпись, подтверждающую правильность изготовления дубликата и восстановления линий, цифр и букв, выполняют тушью на поле для подшивки, например:
«Изготовлен с подлинника с восстановлением цифры «5» и буквы «А».
Верно: (подпись, фамилия, дата)»
При отсутствии восстановлений на дубликате линий, цифр и букв на поле для подшивки указывают:
«Изготовлен с подлинника.
Верно: (подпись, фамилия, дата)».
«Изготовлен с копии.
Верно: (подпись, фамилия, дата)».
1.8. Микрофильмы должны отвечать требованиям ГОСТ 13.1.102-93.
1.9. Дубликаты, изготовляемые вручную, должны представлять точные копии подлинников с учетом последних внесенных изменений.
Изготовление и оформление дубликатов вручную должно проводиться в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501-88, предъявляемым при восстановлении подлинников.
2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ДУБЛИКАТОВ
2.1. Учет и хранение дубликатов, а также обращение их на предприятии-дублере должны соответствовать правилам, установленным для подлинников в ГОСТ 2.501-88.
2.2. Дубликаты на предприятии-дублере учитывают в инвентаризационной книге учета дублеров по форме для учета подлинников, приведенной в ГОСТ 2.501-88.
Дубликатам присваивают один инвентаризационный номер, независимо от количества листов, на которых они выпущены.
Инвентарный номер на дубликатах указывают на каждом листе документа в дополнительной графе на поле для подшивки.
Инвентарные номера ни микрофильмах проставляют на начальном раккорде, на перфокартах, содержащих микрофильмы, и в техническом паспорте микрофильма.
2.3. Дубликаты нумеруют по каждому документу отдельно, для чего на каждом листе в левом верхнем углу на поле для подшивки должен быть штамп или надпись «Дубликат» или шифр «Д...».
Порядковый номер дубликата присваивает предприятие-держатель подлинников.
2.4. Дубликаты хранят отдельно от подлинников.
2.5. Дубликаты должны быть учтены предприятием-держателем подлинников.
В случае внесения изменений в подлинники документов предприятие-держатель подлинников должно выслать предприятию-дублеру и (или) заказчику дубликат измененного подлинника вместе с копией «Извещения об изменении» подлинника.
Допускается по согласованию с заказчиком (представителем заказчика) вносить изменения в дубликаты вручную.