alfavitnaya-kartochka-na-litso
Инструкция, утвержденная Приказом Генпрокуратуры РФ от 05.06.2008 N 107, в которой приведена данная форма, введена в действие с 1 июля 2008 года.
Приложение N 20
(к п. 2.4.2.2)
Инструкции
по делопроизводству
в органах прокуратуры
Российской Федерации
и их учреждениях
АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА
┌───────────────────────────────────────────────────────────┐
Индекс │Фамилия │
│ │
┌─────────────┴───────────────────────────────────────────┬───────────────┤
│Имя, отчество │Год рождения │
│ │ │
├─────────────────────────────────────────────────────────┴───────────────┤
│ Данные об аресте, осуждении, домашний адрес │
├─────────────┬───────────────────────────────────────────────────────────┤
│Дата │Куда, когда, за каким N направлен (передан) │
│поступления │ │
│ │ │
├─────────────┴───────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Содержание │
│ │
├──────────────────────────┬──────────────────────────────────────────────┤
│От кого поступил, индекс, │Исполнитель │
│дата │ │
│ │ │
└──────────────────────────┴──────────────────────────────────────────────┘
(лицевая сторона)
Дата
поступления
|
Дата направления,
номер
|
Куда, какой документ, кем направлен
(передан) и другие отметки
|
|
|
|
(оборотная сторона)
Размер 100 x 75 мм
Алфавитные карточки заводятся на всех указанных в документах лиц (обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.) при регистрации первичных обращений, а также обращений, к которым приложены копии приговора, решения, определения, постановления суда, заключений (справок, постановлений) о проверке дел, постановлений о возбуждении дел или принятии к производству, о продлении срока следствия, надзорных (наблюдательных, контрольных) производств и других документов по делам. При регистрации дел, документов (спецдонесений и др.) или жалоб, к которым приложены приговоры, определения и т.п., допускается заводить алфавитную карточку только на основное лицо (от которого поступила или в отношении которого подана жалоба), а на всех остальных (обвиняемых) - ссылочные карточки.
Последующие жалобы и документы в отношении одного и того же лица или вопроса регистрируются на оборотной стороне имеющейся алфавитной карточки с указанием, когда и от кого поступил документ, куда и за каким номером направлен, передан. На жалобе проставляется номер надзорного (наблюдательного, контрольного) производства, а также единица административно-территориального деления (республика, край, область и т.п.).
Если в последующей жалобе ставится другой вопрос, она также регистрируется на имеющейся алфавитной карточке с обязательным указанием ее содержания.
Если на кого-либо из лиц, проходящих по одному делу, уже имеется надзорное (наблюдательное, контрольное) производство, на остальных лиц выписываются алфавитные карточки (если они отсутствуют).
В алфавитных карточках на лиц, от которых жалоб не поступало, в графе "Содержание" делается ссылка на фамилию, имя, отчество лица, в отношении которого подана жалоба, с указанием основания заведения карточки. Например: "По приговору Иванова П.С." или "О злоупотреблениях Петрова В.Н.".
Если в дальнейшем от них поступят жалобы, то они регистрируются на карточке того лица, от которого поступила жалоба, при этом проверяется карточка лица, жалоба которого послужила основанием для заведения надзорного (наблюдательного, контрольного) производства.
При регистрации жалоб и спецдонесений о совершенных преступлениях, убийствах, самоубийствах, несчастных случаях, если обвиняемый установлен или подозреваемое лицо находится в розыске, алфавитная карточка выписывается на обвиняемого, ссылочная - на заявителя, убитого, потерпевшего. Если обвиняемый не установлен, алфавитная карточка выписывается на убитого, потерпевшего, заявителя, а на подозреваемого - ссылочная.
При отсутствии этих данных алфавитная карточка заводится по факту события, правонарушения.
При регистрации жалоб о розыске лиц, уклоняющихся от уплаты алиментов, алфавитная карточка выписывается на заявителя, а ссылочная - на уклоняющегося от уплаты.
При регистрации заявлений работников прокуратуры и ее органов на алфавитной карточке указываются место работы и должность заявителя.
При регистрации коллективных жалоб алфавитные карточки выписываются на лиц, чьи действия обжалуются, ссылочные - на первых двух лиц, подписавших заявление, и на отправителя, чей адрес указан на конверте.
Коллективные письма, в которых не указаны фамилии лиц, чьи действия обжалуются, регистрируются на корреспондентской карточке (в графе "Фамилия, имя, отчество" пишется: "Коллективное"), а на первых двух лиц, подписавших заявление, и на отправителя выписывается ссылочная карточка. В картотеке они хранятся в отдельном ящике и расставляются по регионам.
Содержание коллективных писем приводится более подробно.
На алфавитной карточке указываются:
в графе "Индекс" - номер надзорного или наблюдательного производства по жалобе, спецдонесению, делу, другому документу;
в графе "Фамилия, имя, отчество" - по возможности полные сведения;
в графе "Данные об аресте, осуждении" - каким судом, где, когда, по какой статье УК и к какой мере наказания осужден, привлечен к ответственности, когда и кем арестован, место содержания под стражей или домашний адрес;
дата поступления (проставляется по штампу отдела прохождения корреспонденции);
в графе "Куда, когда, за каким номером направлен, передан" - наименование прокуратуры, организации, дата и номер документа или индекс подразделения, куда направлен, передан документ, и дата направления;
в графе "Содержание" - наименование документа, его заголовок или краткое содержание (по возможности одним словом): "алиментное", "жилищное", "о выселении", "трудовое", "пенсионное", "наследство", "изобретение", "изъятие имущества", "на приговор", "о привлечении к ответственности", "о розыске" "по факту смерти, гибели, изнасилования" и т.п.;
в графе "От кого поступил, индекс, дата" - фамилия или лицо, подавшее жалобу ("заявитель", "заключенный", "коллектив", "Федоров" и т.д.). Если документ поступил из учреждения - наименование корреспондента, исходящий номер и дата документа. Если жалоба принята на личном приеме - "с приема" и кем принята;
в графе "Исполнитель" - фамилия работника, принявшего решение по жалобе.
Если в документе, приложенном к жалобе, фамилия одного и того же лица указана иначе, чем в жалобе, алфавитная карточка выписывается на один вариант фамилии, имени, отчества, а на остальные - ссылочные с указанием вариантов фамилии основной карточки.
Например: "Зайнетдинов" - алфавитная, "Зайнутдинов" и "Зайнатдинов" - ссылочные.
Карточки на лиц, в фамилиях которых встречаются подряд две одинаковые согласные буквы - ББ, ВВ и др. (ОББЯЗОВ, ВВЕДЕНСКИЙ), расставляются как имеющие одну букву (ОБЯЗОВ, ВЕДЕНСКИЙ).
Карточки на мужчин и женщин, имеющих одинаковые фамилии и имена, расставляются по алфавиту имен и отчеств, вначале мужские имена, а затем женские, например: "Валентин", затем "Валентина".
Карточки на лиц, фамилии, имена или отчества которых имеют наращения "ван", "де", "фон", "тер", "оглы", "кызы" или "кзы" и др., раскладываются в картотеке только по алфавиту фамилий, имен и отчеств, наращения во внимание не принимаются.
Буквы "А", "О" принимаются за букву "А", и карточки соответственно расставляются в одном ящике.
Например: карточка "Волосевич" расставляется как "Валосевич", "Огилов" - как "Агилов".
Буква "Э" принимается за букву "Е", и карточки соответственно расставляются в одном ящике; если буква "Э" стоит вначале, выписываются два варианта карточек. Например: "Эверетов" и "Еверетов".
Буква "Ы" после шипящих "Ж", "Ч", "Ш", "Щ" и "Ц" принимается за "И".
В фамилиях, оканчивающихся на "ОВ" и "ЕВ" после шипящих, окончание принимается за "ОВ".
Окончания фамилий "ТСКИЙ", "ДСКИЙ", "ЦКИЙ" при расстановке принимаются за "ЦКИЙ". Например: карточки "Вершадский", "Вершатский", "Вершацкий".
В фамилиях с окончанием "ЯНЦ" последняя буква при расстановке карточек во внимание не принимается.
Карточки с двойными фамилиями расставляются в картотеке по первой фамилии, в зависимости от имени, отчества, кроме того, выписывается ссылочная карточка на вторую фамилию.
Карточки с одинаковыми фамилиями расставляются в следующем порядке: вначале ставятся карточки, где выписана только одна фамилия, затем - карточки с фамилией и инициалами, потом с фамилией, именем и отчеством, указанными полностью.
Например: "Петров, Петров А.В., Петров Александр, Петров Александр Григорьевич, Петров Б." и т.д., на внешней стороне каждого ящика с карточками указывается фамилия, выписанная на первой карточке (условно "Петров").