Регламент взаимодействия подразделений банка с внешними контролирующими органами и между собой при

Регламент взаимодействия подразделений банка с внешними контролирующими органами и между собой при проведении внешних проверок (типовой проект)

________________________________________________________________________________



Проект типового регламента

Взаимодействие подразделений банка с внешними контролирующими органами и между собой при проведении внешних проверок



1. Термины

Внешние контролирующие органы - органы, осуществляющие внешние проверки в форме контроля и надзора за деятельностью Банка: Центральный банк Российской Федерации (Банк России), Федеральная налоговая служба, Федеральная антимонопольная служба (ФАС России), Федеральное казначейство, Счетная палата Российской Федерации, Федеральная служба по финансовым рынкам (ФСФР), правоохранительные органы, другие органы государственной власти и управления в пределах их компетенции, внешний аудит <1>.

--------------------------------

<1> Целью проведения внешнего аудита банка является выражение мнения о том, отражает ли опубликованная финансовая отчетность банка "достоверно объективно" (или "представлена ли она объективно") финансовое положение банка и результаты его деятельности за отчетный период.

Внутренние подразделения Банка - самостоятельные структурные подразделения головного офиса (департаменты, службы, управления, отделы и т.д.), филиалов Банка (отделы, службы, группы и т.д.) и внутренних структурных подразделений Банка в соответствии с их организационно-штатной структурой.

Отдел по организации взаимодействия с внешними контролирующими органами - подразделение службы внутреннего контроля (СВК) (или обособленное подразделение), организующее работу с внешними контролирующими органами и координирующее взаимодействие с ними подразделений Банка (далее - Отдел, СВК).

2. Общие положения

2.1. При проведении проверок внешними контролирующими органами проверяемые подразделения Банка руководствуются действующими федеральными законами Российской Федерации, нормативными актами Банка России, внутренними документами Банка и настоящим Регламентом.

2.2. При проведении проверок подразделений головного офиса Банка общую координацию взаимодействия внешних контролирующих органов с подразделениями Банка обеспечивает руководитель Отдела.

2.3. Не позднее дня начала проверки работник (работники) Отдела (работник филиала) (далее - уполномоченное лицо) должен взаимодействовать с руководителем и членами рабочей группы, обеспечивать координацию деятельности внутренних подразделений Банка в процессе исполнения запросов, нести ответственность за сверку полноты документов и своевременность передачи их проверяющим.

При взаимодействии уполномоченного лица с внешними контролирующими органами в ходе проверок подразделений Банка осуществляется привлечение внутренних подразделений головного офиса Банка в соответствии с функциональным разделением, закрепленным в положениях об этих подразделениях, согласно следующему функциональному разделению:

- управление кассовых операций и казначейство - с ЦБ РФ (включая РКЦ) при проверках по вопросам организации налично-денежного обращения и другим вопросам по своему направлению деятельности;

- управление бухгалтерского учета и расчетов - с органами Федерального казначейства, налоговыми органами, Пенсионным фондом при проведении проверок по вопросам полноты расчета и своевременности уплаты налоговых платежей Банком и клиентами, с ЦБ РФ при проведении проверок по вопросам достоверности расчета фонда обязательных резервов, экономических нормативов;

- управление ценных бумаг, управление валютных операций - с ЦБ РФ, ФСФР при проведении проверок по вопросам операций с ценными бумагами и валютных операций соответственно;

- служба безопасности - с органами внутренних дел, налоговой полицией, ФСБ, прокуратурой при проведении проверок по вопросам в отношении Банка, входящим в компетенцию этих органов;

- административно-хозяйственная служба - с противопожарными службами, санэпидемстанцией, органами экологического, архитектурного контроля, другими внешними органами при проведении ими проверок по вопросам, входящим в компетенцию службы;

- служба внутреннего контроля - с внешним аудитором, ревизионной комиссией Банка, со всеми другими внешними органами, не указанными выше, при проведении ими проверок по всем другим вопросам, не указанным выше.

2.4. При проверке подразделений Банка внешними контролирующими органами должны быть обеспечены требования, установленные ст. ст. 139, 857 ГК РФ, по обеспечению конфиденциальности информации, составляющей банковскую, коммерческую тайну, а также Федеральным законом от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне", ст. 26 Закона РФ от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности", нормативных документов Банка России <1>, а также внутренних документов Банка, регулирующих данные вопросы.

--------------------------------

<1> В частности, Инструкции ЦБ РФ от 25.08.2003 N 105-И "О порядке проведения проверок кредитных организаций (их филиалов) уполномоченными представителями Центрального банка Российской Федерации" (далее - Инструкция N 105-И).

2.5. В процессе проведения проверки запрашиваемые документы и информация предоставляются внешним контролирующим органам по их письменным запросам (заявкам). При этом должен осуществляться строгий учет всех запрошенных и выданных для проверки документов (в том числе в электронном виде), позволяющий установить персональную ответственность лиц за обеспечение их сохранности, конфиденциальности и своевременности предоставления сведений. Передача документов оформляется описью передачи документов, подписанной руководителем Отдела или уполномоченным им лицом и членом рабочей группы внешнего контролирующего органа.

2.6. Уполномоченные лица Банка (филиала) обязаны исполнять заявки на предоставление документов (информации), необходимых для проведения проверки, составленные руководителем и (или) членами рабочей группы, в полном объеме и в сроки, установленные в заявке на предоставление документов (информации).

2.6.1. Наличие сведений, содержащих банковскую, коммерческую, служебную и иную тайну, в документах (информации), необходимых для проведения проверки, не может служить основанием для отказа в их предоставлении рабочей группе.

2.6.2. Сведения, содержащие государственную тайну, запрашиваются и передаются рабочей группе в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

2.6.3. Изъятие бухгалтерских документов может производиться судом, органами прокуратуры, предварительного следствия и дознания в предусмотренных законом случаях, а также иными органами, наделенными законодательством Российской Федерации соответствующими полномочиями. При изъятии подлинного документа составляется в двух экземплярах акт или протокол изъятия в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, за подписями руководителя Банка или его заместителя, главного бухгалтера и представителя органа, проводящего изъятие документа. В акте или протоколе должно быть указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой документ изымается. Главный бухгалтер или, по его поручению, другое уполномоченное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять копии с изымаемых документов с указанием на них основания и даты изъятия. На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинного документа. Главный бухгалтер на обложке папки с документами делает за своей подписью надпись об изъятии документов. Второй экземпляр акта или протокола вручается представителю органа, проводившего изъятие.

2.7. Организация работы в ходе внешних проверок уполномоченного лица филиала аналогична работе, проводимой уполномоченным лицом в головном офисе Банка, с учетом особенностей в филиале.

2.8. При возникновении в ходе проверки вопросов, требующих немедленного разрешения, руководители проверяемых подразделений Банка информируют об этом руководителя Отдела (филиала), руководителя (члена правления), курирующего данные вопросы, с целью их разрешения до окончания проверки. При необходимости руководитель Отдела (уполномоченное лицо) направляет информацию в соответствующие внутренние подразделения Банка для принятия ими необходимых мер.

Руководитель Отдела (директор) или руководитель, курирующий Отдел, по мере необходимости докладывает руководителю Банка о ходе проведения проверок, осуществляемых внешними контролирующими органами.

2.9. После окончания проверки руководитель Отдела или уполномоченное лицо Банка (филиала) обязано потребовать от проверяющих возврата всех предоставленных в их распоряжение документов, организационно-технических средств, ключей от сейфов и помещений, в которых они работали. В случае обнаружения недостачи она оформляется в форме акта в установленном порядке.

2.10. С целью обеспечения оперативности в проведении проверок подразделения Банка заблаговременно информируют внешние органы о том, с кем необходимо взаимодействовать представителям внешних органов при проведении проверок, кто уполномочен подписывать акты проверок и возражения к ним.

2.11. Для проведения проверки проверяющим предоставляются все необходимые документы, предусмотренные нормативными документами и непосредственно относящиеся к проверяемому вопросу. Документы (а также информация в любом другом виде) по другим вопросам не предоставляются.

2.12. В ходе проверки сотрудникам Банка необходимо установить конструктивный диалог с проверяющими лицами, предоставить возможность размещения в помещении, телефонную связь, другие технические средства для обеспечения работы проверяющих.

2.13. Все возникающие у проверяющих лиц сомнения в отношении операций, совершенных Банком или клиентами, необходимо снимать максимально оперативно, не допуская возможности появления замечаний в акте проверки.

2.14. В случае наличия спорных (неурегулированных) вопросов в ходе проверок допускается составление Банком письменных разногласий (комментариев), которые являются неотъемлемой частью акта проверки и могут быть приняты во внимание внешними контролирующими органами.

3. Организация работы с внешними контролирующими органами в головном офисе

3.1. Проверки Банка проводятся на основании документа, подтверждающего полномочия уполномоченных представителей внешних контролирующих органов на проведение проверки Банка (далее - поручение на проведение проверки).

3.2. В поручении на проведение проверки определяется персональный состав уполномоченных представителей внешнего контролирующего органа, образующих рабочую группу численностью, как правило, не менее двух человек, с указанием руководителя рабочей группы и при необходимости - заместителя руководителя рабочей группы (далее - руководитель рабочей группы), а также членов рабочей группы.

Поручение на проведение проверки составляется в двух экземплярах по форме, установленной внешним контролирующим органом.

3.3. В случае необходимости, в том числе в случае изменения персонального состава рабочей группы, продления сроков проведения проверки, а также проведения проверок дополнительных офисов, кредитно-кассовых офисов, операционных офисов, операционных касс вне кассового узла, обменных пунктов и иных внутренних структурных подразделений Банка, в рамках текущей проверки оформляется дополнение к поручению на проведение проверки, являющееся неотъемлемой частью ранее представленного поручения на проведение проверки.

Дополнение к поручению на проведение проверки составляется в двух экземплярах по форме, установленной внешним контролирующим органом.

3.4. В первый день проверки руководитель Отдела обязан обеспечить подготовку проекта приказа, содержащего:

- ссылку на основание для проверки;

- срок проверки;

- программу и/или тему проверки;

- состав рабочей группы;

- права доступа к информационным системам Банка;

- информацию об уполномоченном лице, осуществляющем непосредственное взаимодействие с внешними контролирующими органами при проведении проверок;

- другие необходимые сведения, обеспечивающие организацию и ход проведения проверки.

3.5. На время проведения проверки административно-хозяйственная служба организует обеспечение рабочей группы надлежащими условиями для работы (служебным помещением, канцелярскими принадлежностями и др.).

3.6. Служба информационных технологий организует обеспечение членов рабочей группы телефонной связью, компьютерной техникой с ограниченным доступом к сети Банка, при необходимости - подключение к электронной почте, банковской информационной системе в режиме просмотра <1>, справочным юридическим программам.

--------------------------------

<1> В частности, доступ к автоматизированным банковским и информационным системам Банка (филиала) в режиме просмотра и выборки необходимой информации, а также возможность получать электронные копии документов и копии иных записей (на собственные носители информации), в том числе регистров бухгалтерского учета, хранящихся в базах данных автоматизированной банковской и информационной систем, автономных компьютерных системах, отдельных компьютерах, а также расшифровки этих записей.

3.7. Служба безопасности организует доступ рабочей группы в помещение Банка и служебное помещение, определенное для ее размещения.

3.8. Уполномоченные представители внешних контролирующих органов несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за разглашение ими сведений, полученных в ходе проверки Банка, повлекшее нарушение банковской, коммерческой, служебной и иной тайны.

3.9. Руководители внутренних подразделений Банка обязаны:

- обеспечить своевременное, качественное и полное представление в Отдел запрашиваемых членами рабочей группы материалов и документов, подлежащих проверке, в установленные сроки;

- осуществлять консультационную поддержку Отдела по вопросам, возникающим в ходе проверки и относящимся к компетенции подразделения, в том числе по запросам Отдела;

- оперативно давать консультации и разъяснения членам рабочей группы по вопросам, относящимся к их компетенции, в присутствии руководителя Отдела или уполномоченного лица.

3.10. Руководитель Отдела встречает представителей внешних контролирующих органов, удостоверяется в наличии достаточных полномочий для проведения проверки и представляет членов рабочей группы руководителю Банка (руководителю, курирующему Отдел).

4. Организация работы с внешними контролирующими органами в филиалах

4.1. Руководитель проверяемого филиала Банка встречает представителей внешних контролирующих органов, удостоверяется в наличии у проверяющих достаточных полномочий для проведения проверки.

4.2. В первый день проверки руководитель филиала обязан проинформировать руководителя Отдела в форме письма (в копии - руководителя СВК Банка), направляемого по электронной почте с указанием сведений, содержащихся в приказе, подготовленном в начале проверки, темы проверки, сроков ее проведения и приложением копии документа (поручения) на проверку внешних контролирующих органов.

4.3. Отдел в день получения соответствующей информации направляет ее руководителям заинтересованных внутренних подразделений головного офиса Банка.

4.4. На время проведения проверки:

4.4.1. Руководитель хозяйственной службы (отдела) филиала организует обеспечение рабочей группы надлежащими условиями для работы (служебным помещением, канцелярскими принадлежностями и др.).

4.4.2. Начальник отдела информационного обеспечения (ответственный работник) филиала должен обеспечить членов рабочей группы телефонной связью, компьютерной техникой с ограниченным доступом к сети Банка, при необходимости подключить к электронной почте, банковской информационной системе в режиме просмотра, другими программам.

4.4.3. Начальник службы безопасности филиала (лицо, его замещающее) должен организовать доступ рабочей группы в помещение филиала и служебное помещение, определенное для их размещения.

4.4.4. Руководители внутренних подразделений филиала обязаны:

- обеспечить своевременное представление уполномоченному лицу филиала запрашиваемых членами рабочей группы материалов и документов в установленные сроки;

- осуществлять консультационную поддержку уполномоченного лица филиала по вопросам, возникающим в ходе проверки и относящимся к компетенции подразделения;

- оперативно давать консультации и разъяснения членам рабочей группы по вопросам, относящимся к их компетенции, в присутствии уполномоченного лица филиала.

4.5. В ходе проверки руководитель филиала информирует о проверяемых вопросах и возникших в ходе проверки проблемах руководителя Отдела с целью их разрешения до окончания проверки. Руководитель Отдела доводит полученную информацию по проверке до сведения руководителя Банка, руководителя, курирующего филиал, главного бухгалтера Банка и руководителя заинтересованного внутреннего подразделения головного офиса Банка (копия направляется в СВК Банка) для принятия ими необходимых мер и оперативного урегулирования возникших проблем.

4.6. Акт (справка) проверки должен быть представлен для ознакомления руководителю филиала либо вручен ответственному работнику внутреннего подразделения вне месторасположения филиала, в том числе руководителю дополнительного офиса, кредитно-кассового офиса, заведующему операционной кассой вне кассового узла, кассовому работнику обменного пункта или иному ответственному работнику проверенного внутреннего подразделения филиала, представившему доверенность на совершение действий по приему акта (справки) проверки, для передачи его руководителю филиала для ознакомления.

4.7. Передача акта (справки) проверки осуществляется на основании протокола приема-передачи акта (справки), который составляется по типовой форме, утвержденной внешним контролирующим органом.

4.8. При проведении проверок по вопросам деятельности внутренних подразделений вне местонахождения филиала или без предварительного уведомления филиала, в случае отсутствия у ответственных работников подразделений филиала необходимых для подписания акта полномочий, акт (справка) проверки направляется руководителю филиала заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

4.9. Руководитель филиала, получив акт (справку) проверки для подписания, в тот же день направляет его (ее) копию в Отдел, руководитель которого сразу после получения направляет для согласования в заинтересованные внутренние подразделения головного офиса Банка (копия документа направляется в СВК). В течение двух рабочих дней заинтересованные внутренние подразделения головного офиса Банка, по направлениям деятельности которых проводилась проверка, сообщают свои замечания и предложения по содержанию акта (справки) руководителю филиала и руководителю Отдела.

Указанный в настоящем пункте процесс согласования акта (справки) проверки проводится только в случае наличия замечаний (нарушений), отраженных в документе о результатах внешней проверки.

4.10. Руководитель филиала знакомится с актом (справкой) проверки. Факт ознакомления с актом (справкой) проверки удостоверяется подписью руководителя филиала.

4.11. В случае несогласия с достоверностью, полнотой сведений или выводами по результатам проверки, отраженными в акте (справке) проверки, руководитель филиала составляет возражения к акту в порядке, аналогичном для головного офиса.

4.12. Если по результатам проверки выявлены нарушения, в результате которых к Банку могут быть применены принудительные меры воздействия (штраф и т.п.), руководитель филиала сообщает об этом руководителю Отдела, который информирует об этом руководителя Банка, СВК, заинтересованные внутренние подразделения головного офиса Банка для анализа причин произошедшего.

4.13. Руководитель Отдела в течение двух рабочих дней в письменной форме направляет руководителю Банка (руководителю, курирующему Отдел) служебную записку о причинах произошедшего и предложениях по исключению возможности их повторения впредь.

4.14. После подписания акта (справки) проверки первый экземпляр акта (справки) направляется в адрес внешнего контролирующего органа с сопроводительным письмом на имя его руководителя, второй экземпляр подписанного акта (справки) со всеми приложениями остается у руководителя филиала для контроля и постоянного хранения.

4.15. В день подписания акта (справки) руководитель филиала направляет копию подписанного акта (справки) со всеми приложениями в Отдел по электронной почте для формирования базы поступивших документов.

4.16. Руководитель Отдела, получив копию подписанного акта (справки), направляет ее руководителю СВК Банка и в заинтересованные внутренние подразделения головного офиса Банка, где они анализируются, обобщаются и систематизируются, а главному бухгалтеру Банка - для анализа и контроля справку, составленную по итогам проверки с приложением акта (справки).

4.17. Руководитель Отдела доводит до сведения руководителя Банка (руководителя, курирующего Отдел) информацию по содержанию акта.

4.18. В течение 15 рабочих дней после подписания акта (справки) филиал составляет план мероприятий по устранению выявленных недостатков с учетом рекомендаций, отраженных в материалах проверки.

План мероприятий направляется в Отдел, который переправляет его главному бухгалтеру Банка, руководителю СВК и заинтересованным структурным подразделениям Банка для контроля исполнения.

4.19. Не позднее 5-го рабочего дня месяца, следующего за отчетным, проверенный филиал представляет в Отдел и в СВК утвержденный директором филиала отчет об устранении выявленных проверкой нарушений и исполнении рекомендаций по установленной в Банке форме и направляет его руководителям Отдела и СВК Банка для контроля, главному бухгалтеру Банка - для информации. Руководитель филиала несет персональную ответственность за полноту реализации запланированных мероприятий и соблюдение сроков формирования и отправки отчета об их исполнении.

4.20. В случае неисполнения мероприятий или рекомендаций в срок в графе "Примечания" излагаются причины невыполнения и указываются виновные в этом лица.

4.21. В дальнейшем отчет о выполнении мероприятий по устранению нарушений и исполнению рекомендаций представляется руководителям Отдела и СВК ежемесячно, вплоть до устранения всех нарушений, а также по дополнительным запросам Отдела и СВК с соблюдением установленного в запросе срока.

4.22. Оперативный контроль устранения выявленных нарушений до полного исполнения плана мероприятий осуществляют директор филиала и ответственное лицо Отдела.

4.23. Последующий контроль устранения выявленных нарушений осуществляет СВК в ходе внутренних проверок.

4.24. План и отчет по устранению выявленных в ходе проверки нарушений не позднее следующего рабочего дня после их утверждения направляются для контроля в Отдел и СВК, где в текущем режиме формируется, накапливается и анализируется база данных.

4.25. В день получения плана мероприятий или отчета об устранении недостатков Отдел направляет его копию руководителю службы СВК Банка и заинтересованным внутренним подразделениям головного офиса Банка.

5. Особенности проведения проверок по вопросу организации работы, совершения и учета операций с наличной валютой

5.1. Ответственному работнику обменного пункта или операционной кассы вне кассового узла (кассиру обменного пункта либо заведующему операционной кассой вне кассового узла), совершающему отдельные виды операций с наличной иностранной валютой, вручается Поручение на проведение проверки.

5.2. Проведение проверки подразделений Банка, совершающих отдельные виды операций с наличной иностранной валютой, начинается с предъявления и вручения Поручения на проведение проверки кассиру обменного пункта, либо заведующему операционной кассой вне кассового узла, либо ответственному работнику иного проверяемого подразделения, а также предъявления руководителем и членами рабочей группы служебных удостоверений или пропусков.

5.3. Факт получения Поручения на проведение проверки удостоверяется на его втором экземпляре подписью ответственного работника подразделения Банка, получившего Поручение на проведение проверки, с указанием должности, фамилии, имени и отчества, а также даты и времени его получения.

Второй экземпляр Поручения на проведение проверки остается у руководителя рабочей группы.

5.4. О начале внешней проверки ответственный работник незамедлительно сообщает по телефону и в форме письма руководителю филиала, который в установленном порядке доводит эту информацию до соответствующего Отдела Банка и руководителя СВК.

5.5. С момента получения Поручения на проведение проверки ответственный работник проверяемого подразделения Банка, совершающего отдельные виды операций с наличной иностранной валютой (кассир обменного пункта, либо заведующий операционной кассой вне кассового узла, либо ответственный работник иного проверяемого подразделения), обязан:

- немедленно прекратить проведение операций с наличной иностранной валютой, а также оформление (заполнение) любых документов, в том числе с использованием компьютерной техники;

- обеспечить беспрепятственный доступ руководителя и членов рабочей группы в помещение обменного пункта и операционной кассы вне кассового узла Банка (его филиала);

- выполнить все требования по предоставлению документов (информации), необходимых для проведения проверки, на основании заявки, а также письменных и устных разъяснений, справок и объяснительных записок.

5.6. Ответственный работник проверяемого подразделения вправе представить собственноручное объяснение относительно достоверности, полноты сведений или выводов рабочей группы по результатам проверки, отраженным в акте (справке) проверки.

Собственноручное объяснение ответственного работника внутреннего подразделения головного офиса Банка (филиала) является неотъемлемой частью акта (справки) проверки.

6. Организация работы с внешними аудиторами при проведении проверок внутренних подразделений банка

6.1. Координация работы структурных подразделений головного офиса Банка при проведении аудиторских проверок осуществляется главным бухгалтером Банка.

6.2. Функция по организации взаимодействия структурных подразделений Банка с внешними аудиторами возложена на службу внутреннего контроля Банка.

6.3. Не позднее первого дня начала проверки уполномоченное подразделение Банка готовит проект приказа о начале аудиторской проверки. В соответствии с приказом функция сверки полноты представляемых документов и передачи их аудиторам возлагается на Отдел.

6.4. Хозяйственное, информационное обеспечение, а также организация режимных мероприятий работы аудиторов осуществляются аналогично работе с прочими внешними контролирующими органами.

6.5. Руководители внутренних подразделений Банка обязаны:

- обеспечить своевременное, качественное и полное представление в Отдел запрашиваемых аудиторами материалов и документов;

- осуществлять консультационную поддержку Отдела по вопросам, возникающим в ходе проверки и относящимся к компетенции соответствующего подразделения, в том числе по запросам Отдела;

- оперативно давать консультации и разъяснения членам рабочей группы аудиторов по вопросам, относящимся к их компетенции.

6.6. В процессе проведения проверки запрашиваемые документы и материалы предоставляются внешним аудиторам по их письменным заявкам. Заявка оформляется на бланке внешнего аудитора и подписывается руководителем аудиторской проверки (либо иным уполномоченным лицом). Заявка может иметь приложения, указанные в тексте.

6.7. С целью установления персональной ответственности за обеспечение сохранности и конфиденциальности предоставляемых сведений должен осуществляться строгий учет всех запрошенных и выданных для проверки документов. Сотрудник Отдела после получения заявки присваивает ей регистрационный номер, ставит на ней отметку о получении и направляет в электронном виде для исполнения во внутренние подразделения Банка в соответствии с их компетенцией.

6.8. Учет заявок и ответов на них ведется в электронном виде в журнале регистрации заявок, содержащем следующие поля:

- дата заявки;

- номер заявки;

- текст заявки;

- срок исполнения;

- дата фактического исполнения;

- наименование структурного подразделения - исполнителя заявки.

6.9. Передача материалов и документов, полученных от подразделений Банка в ответ на заявку, осуществляется Отделом в электронном виде либо на бумажном носителе с соблюдением требований, предъявляемых к предоставлению информации, составляющей банковскую, коммерческую или иную тайну. Материалы и документы в ответ на заявку передаются аудиторам под роспись в заявке с указанием даты получения информации.

6.10. Уполномоченное подразделение Банка контролирует сроки возврата оригиналов документов, предоставленных аудиторам. Как правило, оригиналы документов предоставляются на срок не более пяти рабочих дней.

Передача любой информации в электронном виде на внешние электронные адреса аудиторской компании либо по факсу согласовывается с главным бухгалтером Банка.

6.11. Аудиторские заключения, а также детализированные аудиторские отчеты направляются главному бухгалтеру Банка для анализа и постоянного хранения. Главный бухгалтер Банка направляет копии аудиторского заключения и детализированных аудиторских отчетов руководителю СВК Банка и руководителям заинтересованных внутренних подразделений Банка для последующего контроля и анализа.

6.12. По окончании аудиторской проверки службой внутреннего контроля формируется рабочее досье, в которое помещаются оригиналы запросов с отметками о получении информации, а также переписка с аудиторами Банка.

7. Требования к оформлению результатов проверки

7.1. Результаты проверки Банка (филиала) отражаются в акте проверки.

Акт проверки может составляться по результатам проверки:

- Банка;

- головного офиса Банка;

- филиала, представительства или внутреннего структурного подразделения Банка (филиала), в том числе вне местонахождения головного офиса или филиала Банка.

7.2. При проведении проверки головного офиса Банка одновременно с проверкой филиалов, и (или) представительств, и (или) внутренних структурных подразделений, независимо от их местонахождения, может составляться сводный акт проверки. В этом случае акт проверки головного офиса Банка может не составляться.

7.3. Акт проверки оформляется по форме внешнего контролирующего органа.

7.4. Акт проверки Банка России относится к документам, содержащим информацию ограниченного доступа, определяемую в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", ст. 26 Закона РФ "О банках и банковской деятельности", Федеральным законом "О коммерческой тайне", иными правовыми актами Российской Федерации, и его содержание не может быть разглашено Банком России и Банком третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными актами Банка России.

7.5. Акт проверки составляется и подписывается руководителем и членами рабочей группы, которые проводили проверку, и представляется на ознакомление руководителю Банка.

7.6. Акт проверки должен быть представлен для ознакомления руководителю Банка либо уполномоченному лицу Банка, представившему доверенность по приему акта проверки для передачи его на ознакомление руководителю Банка на основании протокола приема-передачи акта, который составляется по типовой форме, утвержденной внешним контролирующим органом.

7.7. В течение двух рабочих дней акт визируется руководителем проверенного внутреннего подразделения Банка, руководителем, курирующим проверяемое подразделение, главным бухгалтером Банка, руководителем Отдела.

Если проверялись несколько подразделений, то акт визируется дополнительно руководителями проверенных внутренних подразделений Банка и руководителями, курирующими эти подразделения.

7.8. Руководитель Банка в сроки, установленные нормативным документом внешнего контролирующего органа, знакомится с актом проверки (в течение двух рабочих дней со дня подписания протокола приема-передачи акта проверки выполнения Банком нормативов обязательных резервов; по остальным проверкам, проведенным Банком России, - в течение пяти рабочих дней со дня подписания протокола приема-передачи акта в соответствии с Инструкцией N 105-И) и подписывает его с пометкой "С актом ознакомлен".

7.9. При проверках, осуществляемых Банком России, срок ознакомления может быть увеличен должностным лицом Банка России, подписавшим Поручение на проведение проверки, до 10 рабочих дней.

7.10. Факт ознакомления с актом проверки:

- по выполнению Банком нормативов обязательных резервов удостоверяется подписями руководителя Банка и главного бухгалтера либо их заместителей, кандидатуры которых в установленном порядке согласованы с Банком России и подписи которых заявлены в карточке образцов подписей и оттиска печати, переданной в территориальное учреждение Банка России, с указанием даты ознакомления;

- в остальных случаях удостоверяется подписями руководителя Банка и оттиском печати Банка на обоих экземплярах акта проверки с указанием даты ознакомления.

7.11. В случае несогласия с достоверностью, полнотой сведений или выводами по результатам проверки, отраженными в акте проверки, руководитель Банка поручает в пределах срока, предусмотренного на ознакомление, подготовить письменные возражения или замечания к акту проверки. Возражения к акту проверки должны быть составлены в двух экземплярах, заверены подписями руководителя Банка и главного бухгалтера и оттиском печати Банка. На акте делается отметка "Возражения по акту проверки прилагаются на __ листах" с указанием количества листов приложения.

Возражения к акту проверки представляются руководителю рабочей группы на бумажном носителе и в необходимых случаях - также на электронном носителе.

Возражения по акту проверки, представленные руководителю рабочей группы до истечения срока ознакомления с актом проверки, являются его неотъемлемой частью.

7.12. Если по результатам проверки выявлены нарушения, в результате которых к Банку могут быть применены принудительные меры воздействия (штраф и т.п.), руководитель Отдела сообщает об этом руководителю Банка. Незамедлительно начинается работа по изучению ситуации и анализу причин произошедшего. После этого в течение двух рабочих дней в письменной форме направляется руководителю Банка служебная записка, подготовленная руководителем Отдела, о причинах произошедшего и предложения по устранению допущенного нарушения.

7.13. После подписания акта (справки) проверки первый экземпляр его направляется в адрес внешнего контролирующего органа с сопроводительным письмом на имя его руководителя, и в тот же день второй экземпляр подписанного акта со всеми приложениями направляется руководителю Отдела для контроля и постоянного хранения.

7.14. Руководитель Отдела направляет сканированную копию акта (справки) проверки в электронном виде главному бухгалтеру Банка, руководителю службы внутреннего аудита Банка (для последующего контроля) и руководителям заинтересованных внутренних подразделений головного офиса Банка для анализа и систематизации.

7.15. По материалам проверок в течение 15 рабочих дней после подписания акта (справки) проверенными подразделениями Банка составляется план мероприятий по устранению нарушений (недостатков) с учетом рекомендаций, отраженных в материалах проверки (Приложение 1).

В плане указывается подробный перечень мероприятий, например по разработке недостающих внутренних нормативных документов или внесению соответствующих изменений и дополнений в действующие внутренние документы Банка, а также предложения по изучению и обучению работников Банка требованиям действующего законодательства и нормативных актов Банка России. План должен содержать срок исполнения намеченных мероприятий и список лиц, ответственных за их исполнение. План составляется по форме, установленной в Банке, и представляется в Отдел.

7.16. Если по результатам проверки установлены нарушения или даны рекомендации, касающиеся деятельности нескольких подразделений Банка, то каждое из них готовит раздел плана мероприятий по своим вопросам, а затем Отдел составляет общий план организационных мероприятий по проведенной проверке.

7.17. План мероприятий, согласованный с руководителем Отдела, СВК Банка, проверенного внутреннего подразделения Банка, утверждается руководителем Банка, а затем направляется руководителям проверенных внутренних подразделений Банка для исполнения и текущего контроля, главному бухгалтеру Банка, руководителям Отдела и СВК Банка - для последующего контроля исполнения.

7.18. Не позднее пятого рабочего дня месяца, следующего за отчетным, проверенное внутреннее подразделение Банка составляет отчет об устранении нарушений и выполнении рекомендаций по установленной в Банке форме и направляет его руководителям Отдела и СВК Банка для контроля. Руководители проверенных внутренних подразделений Банка несут персональную ответственность за полноту реализации запланированных мероприятий, соблюдение сроков формирования и отправки отчета об их исполнении.

7.19. В случае неисполнения мероприятий или рекомендаций в срок в графе "Примечания" излагаются причины невыполнения и виновные в этом лица.

7.20. В дальнейшем отчет о выполнении мероприятий по устранению нарушений и исполнению рекомендаций представляется руководителям Отдела и СВК ежемесячно, вплоть до устранения всех нарушений, а также по дополнительным запросам Отдела и СВК с соблюдением установленного в запросе срока.

7.21. По требованию внешних контролирующих органов Отдел подготавливает за подписью руководителя Банка (руководителя, курирующего Отдел) и направляет ответы на предписания и отчеты о ходе выполнения мероприятий (копии писем с ответами на предписания направляются Отделом в СВК Банка).

7.22. Текущий контроль устранения выявленных нарушений осуществляется руководителями внутренних подразделений Банка в соответствии с функциональным разделением обязанностей в структуре Банка, а также руководителем Отдела.

7.23. Последующий контроль устранения выявленных нарушений осуществляет СВК Банка при проведении внутренних проверок.

8. Рассмотрение результатов проверок внешних контролирующих органов

8.1. Отдел в срок не позднее 15 рабочих дней с даты получения и ознакомления с актом (справкой) проверки руководителя Банка должен направить:

- совету директоров Банка письмом за подписью руководителя Банка - акт проверки Банка (головного офиса Банка) или информацию о результатах проверок филиалов (подразделений филиалов) Банка;

- в территориальное учреждение Банка России, осуществляющее надзор за деятельностью Банка, - уведомление о направлении акта или информации о результатах проверки наблюдательному совету Банка.

Уведомление об ознакомлении совета директоров Банка с актом (справкой) или информацией о результатах проверок территориальных учреждений Банка России составляется по типовой форме в соответствии с Инструкцией N 105-И и подписывается руководителем Банка.

8.2. Предложение о вынесении результатов проверок на заседание правления Банка или иного уполномоченного коллегиального органа Банка может быть инициировано Отделом, СВК Банка или руководителем любого внутреннего подразделения головного офиса Банка в части курируемых данным подразделением вопросов. Подготовка материалов к заседанию правления Банка осуществляется ими самостоятельно.

8.3. В зависимости от итогов, выводов и предложений по результатам работы внешних контролирующих органов рассмотрение итогов может быть вынесено на обсуждение правления Банка или иного уполномоченного коллегиального органа Банка (Кредитного комитета, Комитета по работе с филиалами), в том числе с приглашением руководителей заинтересованных внутренних подразделений Банка.

8.4. По требованию внешних контролирующих органов Отдел подготавливает и направляет письма с ответами. Полную ответственность за координацию действий и подготовку ответов внешним контролирующим органам несет руководитель Отдела.

В процессе подготовки ответа по результатам внешней проверки Отдел использует полученные от внутренних подразделений головного офиса и филиалов, представленные соответствующие разъяснения или изложение (формулировку) их официальных позиций для включения в официальный ответ по устранению недостатков, отмеченных в акте.

8.5. Срок представления подразделениями головного офиса Банка (филиалов) запрашиваемой информации устанавливается с учетом времени, необходимого на ее подготовку, но не позднее чем за два рабочих дня до срока ответа, установленного внешними контролирующими органами или руководителем Банка.

8.6. Итоговый документ подписывается руководителем Банка или руководителем, курирующим Отдел. Копии итогового документа Отделом одновременно направляются в СВК Банка, руководителю филиала (руководителям проверяемых подразделений).

8.7. Оригиналы предписаний внешних контролирующих органов по результатам проверок передаются в архив Банка на постоянное хранение.

9. Мониторинг, анализ результатов и контроль реализации мероприятий по проверкам внешних контролирующих органов

9.1. Для обеспечения постоянного мониторинга за проверками внешними контролирующими органами подразделений Банка Отдел:

- формирует и ведет дела по внешним проверкам. В дело помещаются все документы, их копии, относящиеся к внешним проверкам (уведомление о начале проверки, акт (справка) по результатам проверки, уведомление об ознакомлении органов управления Банка с актом (справкой) проверки, план мероприятий по устранению выявленных недостатков, отчет об устранении недостатков и выполнении намеченных мероприятий по устранению недостатков);

- постоянно актуализирует электронную базу данных по внешним проверкам, проведенным на текущую дату, в разрезе видов проверок, информация по которым может предоставляться по запросу заинтересованных внутренних подразделений Банка;

- обеспечивает своевременное информирование руководителей Банка и его внутренних подразделений о начале, ходе, завершении и результатах внешних проверок подразделений Банка;

- по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал совместно с руководителем СВК представляет отчет по итогам внешних проверок руководителю Банка (Приложение 2), а также в случае необходимости информирует руководителей заинтересованных внутренних подразделений Банка о результатах рассмотрения отчета.

9.2. Информация о недостатках и нарушениях в деятельности подразделений и внутренних подразделений Банка (филиала), выявленных внутренними и внешними проверками, анализируется и обобщается внутренними подразделениями Банка (филиала) по направлениям их деятельности, а также СВК.

В процессе обобщения информации составляются обзорные информационные письма, методические рекомендации, которые рассылаются по системе Банка с обязательным направлением в СВК.

В обзорном письме может быть указано на необходимость проведения в подразделениях Банка по итогам изучения информации, изложенной в письме, контрольных мероприятий, направленных на обнаружение и устранение типичных нарушений и недостатков в деятельности подразделений.

9.3. Подразделения Банка на основе изучения обзорных писем, анализа и оценки своей деятельности, профилактических мероприятий, принятия конкретных мер по устранению и недопущению отмеченных недостатков предоставляют в срок и по указанной форме информацию о выявленных нарушениях и выполнении мероприятий по устранению недостатков и выполнению рекомендаций.

9.4. СВК обобщает материалы всех проведенных в подразделениях Банка проверок в целях оценки уровня организации и эффективности функционирования системы внутреннего контроля в Банке и представляет их руководителю Банка в виде отчета о результатах анализа контрольной деятельности в подразделениях Банка. В отчете приводятся наиболее серьезные, носящие системный характер нарушения и типичные недостатки в работе подразделений Банка, выявленные внутренними и внешними проверками, вскрываются причины их возникновения, предлагаются меры по их устранению и профилактике, делается обзор запланированных, но невыполненных мероприятий и рекомендаций по итогам ранее проведенных проверок, а также предлагаются меры по повышению эффективности системы внутреннего контроля в Банке. Указанный в данном пункте отчет представляется в составе общего отчета о деятельности СВК.

9.5. После рассмотрения руководителем Банка результатов анализа контрольной деятельности в подразделениях Банка и принятия по ним соответствующих решений эти материалы передаются указанным в них подразделениям для исполнения, а также членам правления Банка, если таковое требуется, для принятия необходимых мер и контроля.

9.6. Служба по работе с персоналом анализирует вопросы, по которым отделениями и управлениями проводятся технические учебы, при необходимости вносит изменения, дополнения в план обучения сотрудников Банка.

Комментарий. О.Ю. Кашанова, эксперт, управление внутреннего контроля, ОАО "Банк ВТБ"

В современных условиях целевая установка службы внутреннего контроля смещается с контрольно-подтверждающей к контрольно-регулирующей, что меняет характер и масштабы решаемых службой задач. Последние теперь включают и взаимодействие с внешними аудиторами, представителями налоговых и других контролирующих органов. Иными словами, в процессе внешних проверок СВК должна обеспечить эффективное взаимодействие с внешними контролирующими органами и предупреждение (минимизацию) санкций с их стороны. Разработка нормативных документов, регламентирующих порядок взаимодействия с внешними контролирующими органами внутренних структурных подразделений банка, включая СВК, представляет собой трудоемкий и продолжительный процесс. Упорядоченность деятельности внутренних структурных подразделений банка в данном направлении означает четкую регламентацию действий сотрудников банка с такой детализацией, которая обеспечивала бы определенность каждого шага, исключая неоднозначность понимания поставленных задач.

Кроме методических материалов, необходимы и другие документы, устанавливающие права и обязанности как сотрудников банка, так и уполномоченных сотрудников внешних контролирующих органов, например: положения о внутренних структурных подразделениях банка и должностные инструкции сотрудников банка; положение о порядке взаимодействия внутренних структурных подразделений банка с внешними контролирующими органами и между собой при проведении внешних проверок; порядок документооборота в банке (в т.ч. порядок хранения и изъятия документов) и пр.

Таким образом, чем детальнее разработано положение о порядке взаимодействия внутренних структурных подразделений банка с внешними контролирующими органами и между собой при проведении внешних проверок, тем легче организовать работу, закрепить ответственность сотрудников и добиться реального результата.

При проведении внешних проверок можно выделить следующие этапы взаимодействия: подготовка к проверке; переговоры и встречи с уполномоченными лицами контролирующих органов; определение порядка представления и возврата документов; контакт с проверяющими в ходе проверки; оформление результатов проверки (в т.ч. возможность урегулирования спорных вопросов до составления актов проверки).

Подготовка к проверке необходима в связи с различными требованиями, предъявляемыми к проверкам, осуществляемым разными контролирующими органами, т.к. они осуществляют свои функции в соответствии со своими внутренними нормативными документами.

Переговоры вызваны потребностью управленческого персонала банка понять цели и задачи, стоящие перед внешними проверяющими. Такое понимание позволяет использовать различные методы и процедуры оперативного взаимодействия.

Определение порядка представления документов и обмена информацией исключает несанкционированный доступ к документам и использование данных, в т.ч. содержащих коммерческую тайну.

Уполномоченные представители Банка России в первую очередь оценивают стабильность банка с позиции защиты интересов вкладчиков, аудитор же рассматривает способность банка вести непрерывную деятельность для подтверждения допущения о непрерывной деятельности, на основе которого подготавливается финансовая отчетность.

Заслуживает также внимания необходимость поддержания "обратной связи" по результатам проверок. Очевидно, что целью работы внутренних структурных подразделений банка является не просто перечисление обнаруженных проблем, но и контроль мероприятий по их устранению и профилактике. Поэтому информация о ходе и степени выполнения рекомендаций, данных внешними проверяющими, должна являться частью соответствующего отчета для руководства банка.